Pflichtangaben einer Rechnung: Was nach § 14 UStG draufstehen muss
Die zehn Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG mit Beispielen, die Erleichterung für Kleinbeträge bis 250 Euro und was bei Fehlern gilt.
Eine Rechnung an ein anderes Unternehmen braucht zehn Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG, darunter Namen und Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, Rechnungsnummer, Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Bis 250 Euro genügen vier Angaben. Fehlt etwas, ist der Vorsteuerabzug des Kunden gefährdet, die Rechnung lässt sich aber berichtigen.
Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?
Eine Rechnung an ein anderes Unternehmen muss die zehn Angaben aus § 14 Abs. 4 UStG enthalten. Acht davon braucht praktisch jede Rechnung, zwei nur in besonderen Fällen.
| Nr. | Angabe | Beispiel |
|---|---|---|
| 1 | Vollständiger Name und vollständige Anschrift von Ihnen und von Ihrem Kunden | Anna Beispiel, Musterweg 1, 50667 Köln, an Muster GmbH, Hauptstraße 5, 80331 München |
| 2 | Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer | USt-IdNr. DE123456789 |
| 3 | Ausstellungsdatum | 14.09.2026 |
| 4 | Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer | RE-2026-0042 |
| 5 | Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung | 12 Stunden Webdesign, Überarbeitung der Startseite |
| 6 | Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung | Leistungszeitraum September 2026 |
| 7 | Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen, sowie im Voraus vereinbarte Minderungen | Netto 1.200,00 Euro, 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen |
| 8 | Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung | 19 % Umsatzsteuer, 228,00 Euro |
| 9 | Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden, nur bei Leistungen rund um ein Grundstück an Privatpersonen | "Bitte bewahren Sie diese Rechnung zwei Jahre auf." |
| 10 | Das Wort "Gutschrift", nur wenn der Kunde die Rechnung ausstellt | Gutschrift |
Worauf kommt es bei den einzelnen Angaben an?
Die meisten Fehler passieren bei der Anschrift, der Leistungsbeschreibung und dem Leistungszeitpunkt. Im Einzelnen:
- Name und Anschrift (Nr. 1): Es genügt, wenn sich beide Seiten anhand der Angaben eindeutig feststellen lassen (§ 31 Abs. 2 UStDV). Schreiben Sie die Rechnung auf Ihren Vertragspartner, bei einer GmbH also auf die GmbH und nicht auf den Geschäftsführer.
- Rechnungsnummer (Nr. 4): Jede Nummer darf nur einmal vorkommen. Wie Sie ein Schema aufbauen, steht im Ratgeber zur Rechnungsnummer.
- Leistungsbeschreibung (Nr. 5): Die Angabe muss eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen (Abschnitt 14.5 Abs. 15 UStAE). "Beratung" oder "Diverses" ist zu ungenau, "Beratung zur Einführung eines Warenwirtschaftssystems, 6 Stunden" ist es nicht.
- Leistungszeitpunkt (Nr. 6): Er muss auch dann auf der Rechnung stehen, wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Es genügt der Kalendermonat (§ 31 Abs. 4 UStDV). Bei einer Papier- oder PDF-Rechnung reicht der Satz "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum" (Abschnitt 14.5 Abs. 16 UStAE).
- Entgelt und Steuer (Nr. 7 und 8): Bei mehreren Steuersätzen weisen Sie Nettobetrag und Steuer je Steuersatz getrennt aus. Ist die Leistung steuerfrei, nennen Sie den Grund.
Was gilt für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro?
Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, genügen vier Angaben (§ 33 UStDV):
- vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
- Ausstellungsdatum,
- Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung,
- Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Ein Beispiel: "Schreibwaren Beispiel, Musterweg 1, 50667 Köln, 14.09.2026, 3 Pakete Kopierpapier, 17,85 Euro inklusive 19 % USt". Empfänger, Rechnungsnummer und Steuernummer dürfen fehlen. Maßgeblich ist der Betrag einschließlich Umsatzsteuer.
Die Erleichterung gilt nicht für Fernverkäufe in andere EU-Länder, innergemeinschaftliche Lieferungen und Fälle, in denen der Kunde die Steuer schuldet (§§ 3c, 6a und 13b UStG).
Welche Angaben kommen in Sonderfällen hinzu?
In einigen Fällen verlangt das Gesetz zusätzliche oder andere Angaben:
| Fall | Was auf der Rechnung steht | Mehr dazu |
|---|---|---|
| Der Kunde schuldet die Steuer | "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers", kein Steuerausweis (§ 14a Abs. 5 UStG) | Reverse-Charge-Verfahren |
| Dienstleistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land | Zusätzlich die USt-IdNr. beider Seiten (§ 14a Abs. 1 UStG) | Reverse-Charge-Verfahren |
| Sie sind Kleinunternehmer | Hinweis auf die Steuerbefreiung, kein Steuerausweis (§ 34a UStDV) | Rechnung als Kleinunternehmer |
| E-Rechnung | Alle Pflichtangaben in den strukturierten Daten | E-Rechnung |
Was passiert, wenn eine Angabe fehlt?
Fehlt eine Pflichtangabe, ist der Vorsteuerabzug Ihres Kunden gefährdet. Der Abzug setzt voraus, dass der Kunde eine nach den §§ 14 und 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt (§ 15 Abs. 1 UStG). Ein Geschäftskunde wird deshalb eine Berichtigung verlangen.
Die Berichtigung ist möglich: Sie übermitteln die fehlenden oder unzutreffenden Angaben in einem Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezogen ist (§ 31 Abs. 5 UStDV). Berichtigen kann nur, wer die Rechnung ausgestellt hat (Abschnitt 14.11 Abs. 2 UStAE). Wie Sie vorgehen, steht im Ratgeber Rechnung korrigieren oder stornieren.
Checkliste vor dem Versand
Acht Fragen vor dem Versand:
- Stimmen Name und Anschrift beider Seiten?
- Steht Ihre Steuernummer oder Ihre USt-IdNr. auf der Rechnung?
- Gibt es ein Rechnungsdatum und eine Rechnungsnummer, die noch nie vergeben wurde?
- Ist die Leistung so beschrieben, dass ein Außenstehender sie versteht?
- Ist der Leistungszeitpunkt genannt, mindestens der Monat?
- Sind Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Gesamtbetrag ausgewiesen, getrennt je Steuersatz?
- Sind vereinbarte Rabatte oder Skonti genannt?
- Trifft ein Sonderfall zu, und steht der passende Hinweis auf der Rechnung?
Wie hilft RechnoX?
RechnoX schreibt Rechnungen mit Feldern für alle Pflichtangaben. Die fortlaufende Rechnungsnummer wird vergeben, sobald Sie die Rechnung festschreiben. Danach lässt sie sich nicht mehr ändern, sondern nur mit einem Stornobeleg aufheben. Für Kleinunternehmer gibt es eine Einstellung, die die Umsatzsteuer weglässt und den Hinweis auf die Steuerbefreiung ergänzt. Reverse-Charge-Fälle lassen sich auf der Rechnung kennzeichnen, und auf Wunsch entsteht die Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD.
Ob ein Umsatz steuerfrei ist oder welcher Steuersatz gilt, beurteilt RechnoX nicht. Das entscheidet im Zweifel Ihr Steuerberater.
Quellen
- § 14 UStG: Pflichtangaben und Frist für die Rechnung
- § 14a UStG: zusätzliche Angaben in besonderen Fällen
- § 15 und § 26a UStG: Vorsteuerabzug und Bußgeld
- § 31, § 33 und § 34a UStDV: Erleichterungen und Berichtigung
- BMF: Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE), Abschnitte 14.5 und 14.11
Häufige Fragen
Muss auf dem Dokument das Wort Rechnung stehen?
Nein. Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie es bezeichnet ist (§ 14 Abs. 1 UStG). Die Bezeichnung Rechnung ist trotzdem üblich und vermeidet Rückfragen.
Muss eine Rechnung unterschrieben sein?
Nein. Eine Unterschrift gehört nicht zu den Angaben, die § 14 Abs. 4 UStG verlangt. Auch Bankverbindung und Zahlungsziel sind keine Pflichtangaben des Umsatzsteuergesetzes, sie sind aber sinnvoll, damit der Kunde pünktlich zahlen kann.
Gelten die Pflichtangaben auch für Rechnungen an Privatkunden?
Die Pflichtangaben gelten nach Abschnitt 14.5 Abs. 1 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses für Rechnungen an andere Unternehmer und an juristische Personen. Bei Leistungen rund um ein Grundstück müssen Sie auch Privatkunden eine Rechnung stellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Es empfiehlt sich, alle Rechnungen nach demselben Muster aufzubauen.
Wie lange habe ich Zeit, eine Rechnung zu stellen?
Für Leistungen an andere Unternehmen sechs Monate nach Ausführung der Leistung (§ 14 Abs. 2 UStG). Wer eine solche Rechnung vorsätzlich oder leichtfertig gar nicht oder zu spät ausstellt, handelt ordnungswidrig, das Bußgeld kann bis zu 5.000 Euro betragen (§ 26a UStG).
Darf eine Rechnung aus mehreren Dokumenten bestehen?
Bei Papier- und PDF-Rechnungen ja. Die Angaben dürfen sich auf mehrere Dokumente verteilen, etwa Rechnung und Lieferschein, wenn ein Dokument Entgelt und Steuerbetrag nennt und die anderen Dokumente bezeichnet (§ 31 Abs. 1 UStDV). Bei einer E-Rechnung müssen alle Pflichtangaben in den strukturierten Daten stehen.
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