Rechnung als Kleinunternehmer schreiben: Pflichtangaben und Muster
Was auf einer Kleinunternehmer-Rechnung stehen muss, wie der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG lautet und wie ein vollständiges Muster aussieht.
Eine Kleinunternehmer-Rechnung braucht nach § 34a UStDV Namen und Anschriften, Steuernummer, Datum, Leistungsbeschreibung und das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Umsatzsteuer darf nicht ausgewiesen werden. E-Rechnungen müssen Kleinunternehmer nicht ausstellen, aber empfangen können.
Was muss auf einer Kleinunternehmer-Rechnung stehen?
Eine Rechnung über Umsätze, die nach § 19 UStG steuerfrei sind, braucht mindestens sechs Angaben. Sie stehen in § 34a UStDV:
- vollständiger Name und vollständige Anschrift von Ihnen und von Ihrem Kunden,
- Ihre Steuernummer, Ihre USt-IdNr. oder Ihre Kleinunternehmer-Identifikationsnummer,
- das Ausstellungsdatum,
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung,
- das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt,
- das Wort "Gutschrift", falls der Kunde die Rechnung ausstellt.
Eine fortlaufende Rechnungsnummer und der Leistungszeitpunkt stehen nicht in dieser Liste. Die Rechnungsnummer ist für Kleinunternehmer ausdrücklich nicht vorgeschrieben (Abschnitt 14.5 Abs. 14 UStAE). Beides gehört trotzdem auf jede Rechnung: Ohne Nummer lassen sich Zahlungen und Rückfragen schlecht zuordnen, und das Leistungsdatum erwarten Geschäftskunden für ihre eigene Buchhaltung.
Zum Vergleich: Die Angaben für alle anderen Unternehmen stehen im Ratgeber Pflichtangaben einer Rechnung.
Wie lautet der Hinweis auf die Steuerbefreiung?
Einen festen Wortlaut gibt es nicht. Der Hinweis muss nur eindeutig sagen, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Nach Abschnitt 14.7a Abs. 1 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (UStAE) reicht sogar eine umgangssprachliche Angabe wie "steuerfreier Kleinunternehmer".
Bewährte Formulierungen:
Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet (Steuerbefreiung für Kleinunternehmer).
Der Rechnungsbetrag ist nach § 19 UStG steuerfrei (Kleinunternehmer).
Warum darf keine Umsatzsteuer auf der Rechnung stehen?
Weil Sie jeden Steuerbetrag, den Sie ausweisen, dem Finanzamt schulden. Weist ein Kleinunternehmer in einer Rechnung Umsatzsteuer aus, gilt das als unrichtiger Steuerausweis (§ 14c Abs. 1 UStG, Abschnitt 14c.1 Abs. 2 UStAE).
Nennen Sie deshalb nur einen Betrag, ohne Steuersatz und ohne Steuerbetrag. Prüfen Sie vor allem Vorlagen, die Sie von anderen übernommen haben: Eine Zeile "zzgl. 19 % USt" oder "inkl. 19 % USt" gehört nicht auf Ihre Rechnung.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als PDF (§ 34a Satz 4 UStDV). Diese Ausnahme ist nicht befristet.
Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen dagegen seit dem 1. Januar 2025, wie jedes andere inländische Unternehmen. Was das praktisch bedeutet, steht im Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Wie verschicke ich die Rechnung, und wie lange bewahre ich sie auf?
Verschicken dürfen Sie die Rechnung auf Papier oder, wenn der Kunde einverstanden ist, als PDF per E-Mail. Die Zustimmung braucht keine besondere Form. Es genügt, dass der Kunde PDF-Rechnungen ohne Widerspruch annimmt (Abschnitt 14.1 Abs. 7 UStAE).
Ein Doppel jeder Rechnung, die Sie ausstellen, bewahren Sie acht Jahre auf (§ 14b Abs. 1 UStG). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Diese Pflicht trifft jeden Unternehmer, also auch Kleinunternehmer.
Wie sieht eine vollständige Rechnung aus?
So kann eine Rechnung aussehen, die alle Pflichtangaben und die empfohlenen Zusätze enthält:
| Feld | Inhalt im Beispiel | Pflicht |
|---|---|---|
| Absender | Anna Beispiel, Grafikdesign, Musterweg 1, 50667 Köln | Ja |
| Empfänger | Muster GmbH, Hauptstraße 5, 80331 München | Ja |
| Steuernummer | 214/5678/9012 | Ja |
| Rechnungsdatum | 14.09.2026 | Ja |
| Rechnungsnummer | 2026-017 | Empfohlen |
| Leistung | Gestaltung eines Flyers, DIN A5, zweiseitig, einschließlich zwei Korrekturrunden | Ja |
| Leistungsdatum | 10.09.2026 | Empfohlen |
| Rechnungsbetrag | 480,00 Euro | Ja |
| Hinweis | Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet (Steuerbefreiung für Kleinunternehmer). | Ja |
| Zahlungsziel | Zahlbar bis 28.09.2026 auf das unten genannte Konto | Empfohlen |
Welche Fehler kommen häufig vor?
Drei Fehler kommen immer wieder vor:
- Umsatzsteuer aus Gewohnheit: Eine Vorlage aus einer früheren Tätigkeit oder aus dem Internet weist 19 % aus. Folge ist die Steuerschuld nach § 14c UStG.
- Hinweis fehlt: Steht nur ein Betrag ohne Erklärung auf der Rechnung, fehlt eine Pflichtangabe, und der Kunde fragt nach.
- Grenze überschritten, Rechnung unverändert: Wer im laufenden Jahr mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz erreicht, ist ab diesem Umsatz nicht mehr befreit und muss Rechnungen mit Umsatzsteuer schreiben. Die Einzelheiten stehen im Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung.
Bei Rechnungen an Kunden im Ausland gelten besondere Regeln. Lassen Sie sich dazu von Ihrem Steuerberater beraten, bevor Sie eine solche Rechnung schreiben.
Wie hilft RechnoX?
RechnoX hat eine Einstellung für Kleinunternehmer. Ist sie aktiv, lässt RechnoX die Umsatzsteuer weg und setzt den Hinweis auf die Steuerbefreiung auf die Rechnung. Die Rechnungsnummer wird beim Festschreiben fortlaufend vergeben. Auf Wunsch entsteht die Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD, etwa weil ein Geschäftskunde darum bittet.
Im kostenlosen Tarif sind fünf Rechnungen im Monat enthalten, eine Kreditkarte ist für die Anmeldung nicht nötig. Die Tarife im Überblick.
Quellen
- § 34a UStDV: Rechnungen von Kleinunternehmern
- § 33 UStDV: Kleinbetragsrechnungen
- § 19 UStG: Steuerbefreiung für Kleinunternehmer
- § 14 und § 14b UStG: Frist und Aufbewahrung
- § 14c UStG: unrichtiger Steuerausweis
- BMF: Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE), Abschnitte 14.1, 14.5, 14.7a und 14c.1
Häufige Fragen
Kann mein Kunde aus meiner Rechnung Vorsteuer abziehen?
Nein. Ihre Umsätze sind nach § 19 UStG steuerfrei, die Rechnung enthält deshalb keine Umsatzsteuer, die der Kunde abziehen könnte. Für Geschäftskunden ist Ihr Rechnungsbetrag damit ein Nettobetrag ohne Vorsteuer.
Gibt es eine Frist, innerhalb der ich die Rechnung stellen muss?
Ja. Für Leistungen an andere Unternehmen ist die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung auszustellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Das gilt auch für Kleinunternehmer. Je früher die Rechnung beim Kunden ist, desto früher beginnt außerdem die Zahlungsfrist zu laufen.
Darf ich als Kleinunternehmer freiwillig eine E-Rechnung schicken?
Ja. Gegenüber inländischen Unternehmen ist das ohne Zustimmung des Empfängers möglich (Abschnitt 14.7a Abs. 3 UStAE). Auch die E-Rechnung enthält dann keine Umsatzsteuer und den Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Reicht bei kleinen Beträgen eine Quittung?
Bis 250 Euro Gesamtbetrag genügen die Angaben einer Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV: Ihr Name und Ihre Anschrift, das Datum, die Leistung und der Betrag. Der Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gehört auch hier dazu (Abschnitt 14.7a Abs. 2 UStAE).
Was mache ich, wenn ich versehentlich Umsatzsteuer ausgewiesen habe?
Berichtigen Sie die Rechnung gegenüber dem Kunden. Bis dahin schulden Sie den ausgewiesenen Steuerbetrag (§ 14c Abs. 1 UStG). Hat der Kunde den Bruttobetrag schon gezahlt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater, wie Rückzahlung und Berichtigung ablaufen.
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