Rechnungsnummer richtig vergeben: fortlaufend und einmalig
Was das Gesetz von einer Rechnungsnummer verlangt, welche Schemata erlaubt sind, ob Lücken schaden und was Sie bei einer falschen Nummer tun.
Eine Rechnungsnummer muss fortlaufend sein und darf nur einmal vergeben werden (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG). Buchstaben, Jahreszahlen und mehrere Nummernkreise sind erlaubt, eine lückenlose Folge ist nicht vorgeschrieben. Wichtig ist, dass jede Rechnung eindeutig zu finden ist. Eine falsche Nummer berichtigen Sie mit einem Korrekturdokument, nicht durch Überschreiben.
Was verlangt das Gesetz von einer Rechnungsnummer?
Das Gesetz verlangt zwei Dinge: Die Nummer muss fortlaufend sein, und sie darf nur einmal vergeben werden. § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG spricht von einer "fortlaufenden Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird".
Der Zweck ist, dass jede Rechnung einmalig ist und sich eindeutig wiederfinden lässt. Wie die Nummer aufgebaut ist, überlässt das Gesetz Ihnen. Die Finanzverwaltung erläutert die Einzelheiten in Abschnitt 14.5 Abs. 10 bis 14 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (UStAE).
Welche Nummernschemata sind erlaubt?
Erlaubt ist jedes Schema, bei dem keine Nummer doppelt vorkommt und die Reihenfolge erkennbar bleibt. Sie dürfen Ziffern mit Buchstaben kombinieren und mehrere Nummernkreise führen, zum Beispiel für Zeiträume, Filialen oder Betriebsstätten (Abschnitt 14.5 Abs. 11 UStAE).
| Schema | Beispiel | Passt für |
|---|---|---|
| Einfach durchgezählt | 1042, 1043, 1044 | Wenige Rechnungen, kein Bedarf an Sortierung |
| Jahr und laufende Nummer | 2026-0001, 2026-0002 | Die meisten Selbstständigen, jedes Jahr beginnt neu |
| Jahr, Monat und laufende Nummer | 2026-09-014 | Viele Rechnungen je Monat |
| Präfix je Belegart | RE-2026-0001 für Rechnungen, ST-2026-0001 für Stornos | Rechnungen und Stornos auf einen Blick unterscheiden |
| Nummernkreis je Standort | K-2026-0001 für Köln, M-2026-0001 für München | Mehrere Filialen oder Betriebsstätten |
Bei mehreren Nummernkreisen muss sich jede Rechnung leicht und eindeutig ihrem Kreis zuordnen lassen, etwa durch das Präfix.
Darf ich jedes Jahr wieder bei 1 beginnen?
Ja, wenn die Jahreszahl Teil der Nummer ist. Dann sind 2026-0001 und 2027-0001 zwei verschiedene Nummern. Ohne Jahreszahl würde die Nummer 1 im neuen Jahr ein zweites Mal vergeben, und das verstößt gegen die Vorgabe der Einmaligkeit.
Einen Startwert schreibt das Gesetz nicht vor. Sie müssen also nicht mit 1 beginnen. Wer neu gründet und nicht mit der Nummer 1 auftreten möchte, kann zum Beispiel mit 2026-0101 anfangen und von dort weiterzählen.
Muss die Nummernfolge lückenlos sein?
Nein. Eine lückenlose Abfolge der Rechnungsnummern ist nicht zwingend (Abschnitt 14.5 Abs. 10 UStAE). Das gilt auch innerhalb einzelner Nummernkreise.
Lücken führen bei einer Prüfung trotzdem zu Fragen, denn eine fehlende Nummer kann auch eine verschwiegene Rechnung sein. Zwei Gewohnheiten helfen:
- Vergeben Sie die Nummer erst, wenn die Rechnung fertig ist, und nicht schon im Entwurf. So entstehen keine Lücken durch verworfene Entwürfe.
- Entsteht doch eine Lücke, notieren Sie kurz den Grund, etwa "2026-0037 nicht vergeben, Entwurf verworfen".
Welche Fehler kommen häufig vor?
Die häufigsten Fehler entstehen, wenn Nummern von Hand vergeben werden:
- Doppelte Nummer: Zwei Rechnungen tragen dieselbe Nummer, oft weil eine alte Datei als Vorlage kopiert wurde.
- Neustart ohne Jahreszahl: Im Januar beginnt die Zählung wieder bei 1, und die Nummern des Vorjahres wiederholen sich.
- Gelöschte Rechnung: Eine bereits verschickte Rechnung wird gelöscht und die Nummer neu vergeben. Richtig ist ein Storno, die Nummer bleibt verbraucht.
- Neue Rechnung ohne Storno: Für dieselbe Leistung wird eine zweite Rechnung mit neuer Nummer verschickt, ohne die alte aufzuheben. Sind für ein und dieselbe Leistung mehrere Rechnungen mit Steuerausweis im Umlauf, schulden Sie die ausgewiesene Steuer aus jeder davon (Abschnitt 14c.1 Abs. 4 UStAE, § 14c UStG).
Was tue ich bei einer falschen oder doppelten Rechnungsnummer?
Sie berichtigen die Rechnung, statt sie zu überschreiben. Nach § 31 Abs. 5 UStDV genügt ein Dokument, das nur die unzutreffende Angabe richtigstellt und spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezogen ist.
Ein Beispiel für den Wortlaut:
Berichtigung zu unserer Rechnung vom 14.09.2026 über 1.428,00 Euro, bisher Nr. 2026-0041: Die Rechnungsnummer lautet richtig 2026-0042. Alle übrigen Angaben bleiben unverändert.
Alternativ stornieren Sie die Rechnung vollständig und stellen sie mit neuer Nummer neu aus. Beide Wege beschreibt der Ratgeber Rechnung korrigieren oder stornieren. In beiden Fällen bleibt die ursprüngliche Rechnung in Ihren Unterlagen erhalten.
Für Ihren Kunden ist die Korrektur wichtig, weil sein Vorsteuerabzug eine Rechnung mit allen Pflichtangaben voraussetzt.
Wann ist keine Rechnungsnummer nötig?
Keine fortlaufende Nummer brauchen Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV), Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV). Das stellt Abschnitt 14.5 Abs. 14 UStAE klar.
Sinnvoll ist die Nummer auch dort. Ohne sie lassen sich Zahlungseingänge, Mahnungen und Rückfragen des Kunden kaum zuordnen. Mehr dazu im Ratgeber Rechnung als Kleinunternehmer schreiben.
Wie hilft RechnoX?
In RechnoX erhält eine Rechnung ihre fortlaufende Nummer in dem Moment, in dem Sie sie festschreiben. Ein Entwurf hat noch keine Nummer, verworfene Entwürfe hinterlassen also keine Lücke. Nach dem Festschreiben lässt sich die Rechnung nicht mehr bearbeiten. Ist etwas falsch, heben Sie sie mit einem Stornobeleg auf und stellen eine neue Rechnung aus.
Quellen
- § 14 Abs. 4 UStG: fortlaufende, einmalig vergebene Nummer
- § 14c UStG: unrichtiger Steuerausweis
- § 31 Abs. 5 UStDV: Berichtigung von Rechnungen
- § 33 und § 34a UStDV: Rechnungen ohne Pflicht zur Nummer
- BMF: Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE), Abschnitte 14.5, 14.11 und 14c.1
Häufige Fragen
Dürfen Rechnungsnummern Buchstaben enthalten?
Ja. Zulässig sind Zahlenreihen, Buchstabenreihen und Kombinationen aus Ziffern und Buchstaben (Abschnitt 14.5 Abs. 10 UStAE). Eine Nummer wie RE-2026-0042 ist also in Ordnung.
Brauchen Angebote und Mahnungen eine fortlaufende Nummer?
Nicht nach dem Umsatzsteuergesetz. Die Vorgabe des § 14 Abs. 4 UStG gilt für Rechnungen. Ein Angebot rechnet keine Leistung ab, und eine Mahnung ist keine Rechnung (Abschnitt 14.1 Abs. 1 UStAE). Eigene Nummern für Angebote und Mahnungen sind trotzdem praktisch, damit sich jedes Dokument zuordnen lässt.
Bekommt eine Stornorechnung eine eigene Nummer?
Vorgeschrieben ist es nicht: Für ein Berichtigungsdokument ist keine neue Rechnungsnummer erforderlich, es muss aber die Nummer der ursprünglichen Rechnung nennen (Abschnitt 14.11 Abs. 1 UStAE). Üblich und übersichtlich ist eine eigene Nummer, oft aus einem eigenen Nummernkreis.
Wer vergibt die Nummer, wenn der Kunde per Gutschrift abrechnet?
Der Aussteller der Gutschrift, also der Kunde. Stellt ein Dritter die Rechnung in Ihrem Namen aus, kann er die Nummer vergeben (Abschnitt 14.5 Abs. 13 UStAE).
Kann ich mein Nummernschema mitten im Jahr wechseln?
Das Gesetz verbietet es nicht. Es bleibt Ihnen überlassen, wie viele und welche Nummernkreise Sie bilden, solange jede Nummer einmalig ist und sich jede Rechnung ihrem Nummernkreis zuordnen lässt. Halten Sie den Wechsel mit Datum fest, damit die Reihenfolge später nachvollziehbar bleibt.
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