Rechnung korrigieren oder stornieren: Korrektur, Storno und Gutschrift
Wann eine Rechnungskorrektur genügt, wann Sie stornieren, was auf einer Stornorechnung steht und warum Gutschrift im Umsatzsteuerrecht etwas anderes bedeutet.
Eine verschickte Rechnung wird nicht überschrieben, sondern berichtigt. Fehlt nur eine Angabe, genügt ein Korrekturdokument mit Bezug auf die Rechnung (§ 31 Abs. 5 UStDV). Ist die Rechnung insgesamt falsch, heben Sie sie mit einer Stornorechnung auf und stellen sie neu aus. Gutschrift heißt im Umsatzsteuergesetz die Rechnung, die der Kunde ausstellt.
Was ist der Unterschied zwischen Rechnungskorrektur, Stornorechnung und Gutschrift?
Die drei Begriffe bezeichnen drei verschiedene Dinge: Eine Rechnungskorrektur ergänzt oder berichtigt einzelne Angaben, eine Stornorechnung hebt eine Rechnung vollständig auf, und eine Gutschrift im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist eine Rechnung, die der Kunde ausstellt.
| Begriff | Was es ist | Typischer Anlass |
|---|---|---|
| Rechnungskorrektur (Berichtigung) | Dokument, das fehlende oder falsche Angaben richtigstellt (§ 31 Abs. 5 UStDV) | Anschrift, Leistungsdatum oder Steuernummer fehlt oder ist falsch |
| Stornorechnung | Dokument, das eine Rechnung vollständig aufhebt, mit denselben Beträgen und umgekehrtem Vorzeichen | Falscher Kunde, falscher Betrag, Rechnung doppelt gestellt, Auftrag rückgängig gemacht |
| Gutschrift im Sinne des UStG | Rechnung, die der Leistungsempfänger ausstellt, wenn das vorher vereinbart wurde (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG) | Abrechnung von Provisionen oder Honoraren durch den Auftraggeber |
| Kaufmännische Gutschrift | Umgangssprachlich für eine Erstattung oder einen nachträglichen Nachlass | Reklamation, Bonus, Rücksendung |
Das Wort "Stornorechnung" kommt im Gesetz nicht vor. Rechtlich ist sie eine Form der Berichtigung.
Wann reicht eine Korrektur, und wann brauche ich ein Storno?
Eine Korrektur reicht, wenn nur einzelne Angaben fehlen oder unzutreffend sind. Dann müssen Sie auch nur diese Angaben übermitteln, in einem Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist (§ 31 Abs. 5 UStDV).
Ein Storno mit anschließender neuer Rechnung ist der sauberere Weg, wenn die Rechnung im Kern falsch ist: falscher Empfänger, falsche Leistung, falscher Betrag oder falscher Steuersatz. Der Kunde hat danach genau eine gültige Rechnung in der Hand.
Ändert sich nachträglich nur der Preis, etwa durch Skonto oder einen Nachlass wegen eines Mangels, ist umsatzsteuerlich keine Rechnungsberichtigung erforderlich (Abschnitt 14.11 Abs. 4 UStAE). Die Steuer wird in dem Zeitraum angepasst, in dem die Änderung eintritt (§ 17 UStG). Ein Beleg über die Minderung ist trotzdem sinnvoll, damit beide Seiten denselben Betrag buchen.
Was muss auf einer Stornorechnung stehen?
Eine Stornorechnung muss die ursprüngliche Rechnung eindeutig bezeichnen und dieselben Anforderungen an Form und Inhalt erfüllen wie eine Rechnung (§ 31 Abs. 5 Satz 3 UStDV). In der Praxis enthält sie:
- die Bezeichnung "Stornorechnung" oder "Rechnungskorrektur",
- ein eigenes Datum und eine eigene Belegnummer,
- Nummer und Datum der Rechnung, die aufgehoben wird,
- Namen, Anschriften und Steuernummer wie in der ursprünglichen Rechnung,
- Leistung, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag wie im Original, die Beträge mit Minuszeichen,
- auf Wunsch den Grund des Stornos und einen Hinweis zur Erstattung.
Ein Beispiel für den Kern des Dokuments:
Stornorechnung Nr. ST-2026-0007 vom 16.09.2026 zur Rechnung Nr. RE-2026-0042 vom 14.09.2026. Wir stornieren die genannte Rechnung vollständig: netto -1.200,00 Euro, 19 % Umsatzsteuer -228,00 Euro, gesamt -1.428,00 Euro. Sie erhalten eine neue Rechnung mit der Nummer RE-2026-0045.
War die ursprüngliche Rechnung eine E-Rechnung, muss auch die Berichtigung als E-Rechnung erfolgen (Abschnitt 14.11 Abs. 1 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses, UStAE).
Warum darf ich eine festgeschriebene Rechnung nicht einfach ändern?
Weil eine verschickte Rechnung ein Beleg ist, dessen ursprünglicher Inhalt erkennbar bleiben muss. Dafür gibt es drei Gründe:
- Unversehrtheit: Die Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung muss gewährleistet sein (§ 14 Abs. 3 UStG). Aufzeichnungen dürfen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). Mehr dazu im Ratgeber zur GoBD.
- Zwei Fassungen: Der Kunde hat die ursprüngliche Rechnung bereits. Ändern Sie Ihre Fassung, stimmen die Unterlagen beider Seiten nicht mehr überein.
- Doppelte Steuer: Verschicken Sie für dieselbe Leistung eine zweite Rechnung, ohne die alte aufzuheben, schulden Sie die ausgewiesene Steuer aus beiden Rechnungen (Abschnitt 14c.1 Abs. 4 UStAE, § 14c UStG).
Solange eine Rechnung ein Entwurf ist und das Haus nicht verlassen hat, können Sie sie beliebig ändern.
Warum ist das Wort "Gutschrift" missverständlich?
Weil "Gutschrift" im Umsatzsteuergesetz eine feste Bedeutung hat: Es ist die Pflichtangabe auf einer Rechnung, die der Leistungsempfänger ausstellt (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG). Die Stornierung oder Korrektur einer Rechnung ist keine Gutschrift in diesem Sinn, auch wenn sie im Alltag so genannt wird (Abschnitt 14.3 Abs. 2 UStAE).
Eine Steuerschuld löst die falsche Bezeichnung allein nicht aus (Abschnitt 14c.1 Abs. 3 UStAE). Eindeutiger sind trotzdem "Stornorechnung" oder "Rechnungskorrektur".
Wie gehe ich Schritt für Schritt vor?
Mit diesen Schritten bleibt die Korrektur für Sie, den Kunden und die Kanzlei nachvollziehbar:
- Prüfen: Ist die Rechnung schon verschickt? Einen Entwurf ändern Sie direkt.
- Entscheiden: Fehlt nur eine Angabe, genügt die Korrektur. Ist der Kern falsch, stornieren Sie.
- Dokument erstellen: Mit Bezug auf Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung.
- Versenden: Auf demselben Weg wie die ursprüngliche Rechnung.
- Neu ausstellen: Falls nötig, mit neuer Rechnungsnummer und allen Pflichtangaben.
- Aufbewahren: Ursprüngliche Rechnung, Storno und neue Rechnung gehören zusammen in die Unterlagen. Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG).
In welchem Zeitraum sich die Korrektur steuerlich auswirkt, klärt Ihr Steuerberater.
Wie hilft RechnoX?
In RechnoX erhält eine Rechnung beim Festschreiben ihre fortlaufende Nummer und ist danach gesperrt. Bearbeiten lässt sie sich nicht mehr. Ist sie falsch, heben Sie sie mit einem Stornobeleg auf und schreiben anschließend eine neue Rechnung. Entwürfe können Sie bis zum Festschreiben frei ändern.
So bleibt nachvollziehbar, was ursprünglich berechnet wurde. Gebucht wird nicht in RechnoX, sondern von Ihrem Steuerberater in DATEV.
Quellen
- § 14 UStG: Rechnung, Gutschrift, Unversehrtheit
- § 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen
- § 14c UStG: unrichtiger Steuerausweis
- § 17 UStG: Änderung der Bemessungsgrundlage
- § 31 Abs. 5 UStDV: Berichtigung von Rechnungen
- § 146 Abs. 4 AO: Unveränderbarkeit von Aufzeichnungen
- BMF: Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE), Abschnitte 14.3, 14.11 und 14c.1
Häufige Fragen
Muss der Kunde die falsche Rechnung zurückschicken?
Nein. Für die Berichtigung ist die Rückgabe der ursprünglichen Rechnung nicht erforderlich (Abschnitt 14.11 Abs. 1 UStAE). Wichtig ist, dass das Korrekturdokument die ursprüngliche Rechnung eindeutig bezeichnet.
Darf der Kunde die Rechnung selbst korrigieren?
Nein. Berichtigen kann nur der Aussteller der Rechnung. Der Empfänger kann den Inhalt einer Rechnung nicht mit rechtlicher Wirkung verändern (Abschnitt 14.11 Abs. 2 UStAE). Er kann aber eine Berichtigung verlangen, wenn sein Vorsteuerabzug gefährdet ist.
Braucht das Korrekturdokument eine neue Rechnungsnummer?
Vorgeschrieben ist sie nicht. Entscheidend ist, dass das Dokument die fortlaufende Nummer der ursprünglichen Rechnung nennt (Abschnitt 14.11 Abs. 1 UStAE). Eine eigene Belegnummer ist trotzdem üblich, damit sich auch die Korrektur eindeutig ablegen lässt.
Was gilt, wenn ich zu viel Umsatzsteuer ausgewiesen habe?
Dann schulden Sie auch den zu hoch ausgewiesenen Betrag, bis Sie den Steuerbetrag gegenüber dem Kunden berichtigt haben (§ 14c Abs. 1 UStG). Hat der Kunde den zu hohen Betrag schon gezahlt, setzt die Berichtigung nach Abschnitt 14c.1 Abs. 5 UStAE voraus, dass Sie ihm die Differenz zurückzahlen.
Kann ich eine Rechnung stornieren, die schon bezahlt ist?
Ja. Das Storno hebt die Rechnung auf, das Geld erstatten Sie oder verrechnen es mit der neuen Rechnung. Halten Sie auf der Stornorechnung fest, wie mit der Zahlung verfahren wird, damit beide Seiten denselben Stand buchen.
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