Faktury i wypłaty w Niemczech bez znajomości niemieckiego

Dla kogo jest ten poradnik

Ten poradnik jest dla osób, które prowadzą firmę w Niemczech, ale niemiecka papierologia sprawia im trudność: freelancerów, rzemieślników i ekip budowlanych, firm sprzątających i transportowych, sklepów i małych agencji. Może z klientami dogadujesz się po niemiecku całkiem dobrze, ale słownictwo na fakturze, wezwaniu do zapłaty czy pasku wynagrodzenia to zupełnie inny język.

Niemieckie przepisy dotyczące faktur są surowe, a błędy kosztują: jeśli na fakturze brakuje wymaganej informacji, klient-firma zażąda poprawionej faktury, zanim zapłaci, a urząd skarbowy może jej nie uznać. Dobra wiadomość: żeby zrobić to dobrze, nie musisz opanować niemieckiego. Potrzebujesz programu, który zna przepisy i pisze po niemiecku za Ciebie.

Program do faktur po polsku: co robisz w RechnoX

W RechnoX przełączasz całą aplikację internetową na polski, angielski lub rosyjski w menu Ustawienia → Język. Od tej chwili każdy ekran, przycisk, podpowiedź i komunikat o błędzie jest w Twoim języku. To, co trafia do niemieckich klientów i pracowników, pozostaje w poprawnym języku niemieckim.

Czego jeszcze nie przetłumaczono: aplikacja na Androida jest po niemiecku, a wezwania do zapłaty i paski wynagrodzeń są zawsze po niemiecku. E-maile, które RechnoX wysyła do Ciebie, są po niemiecku lub po angielsku.

Jak RechnoX pisze za Ciebie po niemiecku

Niemiecka faktura to w większości stałe słowa: „Rechnung”, „Rechnungsnummer”, „Leistungsdatum”, „Nettobetrag”, „Umsatzsteuer 19 %”, „Gesamtbetrag”, „Zahlbar bis”. RechnoX drukuje je wszystkie sam. Klienta, datę i pozycje uzupełniasz na polskich ekranach, czyli wypełniasz Rechnung po polsku, a PDF, który dostaje klient, jest po niemiecku.

Najtrudniejsze są zdania prawne, które muszą się znaleźć na niektórych fakturach. Wybierasz swoją sytuację z listy w swoim języku, a RechnoX dodaje niemieckie zdanie, którego wymaga prawo:

Tego, która sytuacja dotyczy danej sprzedaży i jaką stawkę VAT zastosować, RechnoX za Ciebie nie rozstrzyga: w razie wątpliwości zapytaj raz doradcę podatkowego (Steuerberater), a od tej pory sformułowaniami zajmie się RechnoX.

Jedyne, co wpisujesz po niemiecku, to opis tego, co sprzedajesz. Wskazówka: wprowadź raz swoje stałe produkty i usługi z dobrym niemieckim opisem (zapytaj kogoś jeden raz albo użyj tłumacza), a potem po prostu wybieraj je z listy. Numery faktur nadawane są automatycznie po kolei, więc żaden się nie powtórzy.

Jak wystawić fakturę w Niemczech: obowiązkowe elementy

Faktura dla innej firmy w Niemczech musi zawierać dziesięć elementów wymienionych w § 14 Abs. 4 UStG. Osiem z nich musi się znaleźć praktycznie na każdej fakturze, dwa tylko w szczególnych przypadkach. RechnoX ma pole na każdy z nich i większość wypełnia sam na podstawie Twoich ustawień i danych klienta:

1. Pełna nazwa i adres Twojej firmy oraz Twojego klienta
2. Twój numer podatkowy (Steuernummer) albo numer VAT UE (USt-IdNr.)
3. Data wystawienia faktury (Rechnungsdatum)
4. Unikalny, kolejny numer faktury (Rechnungsnummer)
5. Ilość i rodzaj towarów albo zakres i rodzaj usługi
6. Data dostawy lub wykonania usługi (Leistungsdatum), także wtedy, gdy jest taka sama jak data faktury
7. Kwota netto w podziale na stawki VAT oraz każdy rabat uzgodniony z góry
8. Stawka i kwota VAT albo informacja, dlaczego VAT nie jest naliczany
9. Tylko przy usługach związanych z budynkami lub gruntami dla osób prywatnych: informacja, że muszą przechowywać fakturę przez dwa lata
10. Tylko gdy fakturę wystawia za Ciebie klient (samofakturowanie): słowo „Gutschrift”

Przy fakturach do 250 euro łącznie wystarczy mniej danych (§ 33 UStDV). Fakturę dla innej firmy trzeba wystawić w ciągu sześciu miesięcy od wykonania usługi (§ 14 Abs. 2 UStG).

Tak wygląda typowa faktura z RechnoX, po lewej tekst niemiecki, po prawej jego znaczenie:

VAT: 19%, 7% albo wcale

Podstawowa stawka VAT w Niemczech wynosi 19%, a obniżona stawka 7% dotyczy na przykład większości żywności i książek. Po niemiecku VAT to Umsatzsteuer (USt.) albo Mehrwertsteuer (MwSt.).

Jeśli Twój obrót w poprzednim roku nie przekroczył 25 000 euro, a w bieżącym roku nie przekroczy 100 000 euro, możesz być małym przedsiębiorcą zwolnionym z VAT (Kleinunternehmer) na podstawie § 19 UStG. Wtedy nie doliczasz VAT, a faktura musi podawać powód. Włączasz to raz w RechnoX i każda faktura ma właściwe zdanie. Więcej przeczytasz po niemiecku: Kleinunternehmerregelung.

Gdy pracujesz dla firm z innych krajów UE, VAT zwykle rozlicza klient (odwrotne obciążenie, reverse charge). Na fakturze musi się wtedy znaleźć numer VAT UE klienta i adnotacja pokazana wyżej. Poszczególne przypadki wyjaśnia poradnik Reverse Charge (po niemiecku).

E-faktura (E-Rechnung): co zmieniło się w 2025 roku

E-faktura to faktura w ustrukturyzowanym formacie danych, takim jak XRechnung lub ZUGFeRD. PDF wysłany e-mailem nie jest e-fakturą w tym rozumieniu (§ 14 Abs. 1 UStG).

• Odbieranie: od 1 stycznia 2025 r. każda firma w Niemczech musi być w stanie odbierać e-faktury od innych niemieckich firm, także mali przedsiębiorcy zwolnieni z VAT.
• Wysyłanie: między niemieckimi firmami faktury papierowe i PDF są dozwolone do 31 grudnia 2026 r. W 2027 r. obowiązuje to już tylko wtedy, gdy Twój obrót w poprzednim roku nie przekroczył 800 000 euro (§ 27 Abs. 38 UStG). Później faktury dla niemieckich firm muszą być e-fakturami.
• Klienci prywatni nadal mogą dostawać zwykłą fakturę PDF.

RechnoX na życzenie tworzy każdą fakturę jako XRechnung lub ZUGFeRD, we wszystkich planach. Otrzymaną e-fakturę otworzysz w bezpłatnej przeglądarce e-faktur (po niemiecku).

Jak dostać zapłatę: terminy płatności i wezwania do zapłaty

Na każdej fakturze podaj jasny termin płatności, na przykład 14 dni. Jeśli klient nie płaci, zwykle wystarcza uprzejme przypomnienie o płatności (Zahlungserinnerung), a potem przychodzi formalne wezwanie do zapłaty (Mahnung). RechnoX pokazuje, które faktury są przeterminowane, i jednym kliknięciem tworzy niemieckie wezwanie do zapłaty.

Klient biznesowy, który płaci z opóźnieniem, jest winien odsetki za zwłokę w wysokości 9 punktów procentowych powyżej stopy bazowej oraz ryczałt 40 euro; w przypadku klientów prywatnych to 5 punktów (§ 288 BGB). Kwotę obliczysz w kalkulatorze odsetek za zwłokę (po niemiecku).

Dokumenty, doradca podatkowy (Steuerberater) i DATEV

Większość małych firm w Niemczech ma doradcę podatkowego (Steuerberater), a większość doradców podatkowych pracuje w DATEV. Twoje zadanie to dostarczać kompletne faktury i dokumenty (Belege). Doradca prowadzi księgowość, deklaracje VAT i roczne zeznanie podatkowe.

Dokumenty księgowe, takie jak faktury i paragony, trzeba przechowywać przez osiem lat (§ 147 Abs. 3 AO), i to w taki sposób, żeby nie dało się ich później zmienić. Robisz zdjęcie paragonu albo wgrywasz go jako PDF, RechnoX odczytuje kwotę, datę i dostawcę i podpowiada pasującą transakcję bankową z DATEV. RechnoX przechowuje Twoje faktury i wysyła faktury oraz dokumenty bezpośrednio do DATEV Unternehmen online, gdzie doradca znajduje je bez pudła pełnego papierów. Doradca może też dostać bezpłatny dostęp do RechnoX, zadawać pytania o dokument i prosić o brakujące dokumenty. Ty czytasz i odpowiadasz po polsku, doradca po niemiecku.

Czego RechnoX nie robi: nie łączy się z Twoim bankiem, nie prowadzi własnej księgi i nie składa zeznań podatkowych.

Pracownicy: lista płac i rozliczenie wynagrodzeń w Niemczech

Jeśli zatrudniasz ludzi w Niemczech, płacisz co najmniej płacę minimalną: w 2026 r. 13,90 euro za godzinę. Minijob może w 2026 r. przynosić do 603 euro miesięcznie; powyżej tej kwoty, do 2000 euro, jest midijob z obniżonymi składkami pracownika (Deutsche Rentenversicherung). Co miesiąc obliczasz podatek od wynagrodzeń (Lohnsteuer) i składki na ubezpieczenie społeczne, dajesz każdemu pracownikowi pasek wynagrodzenia (Lohnabrechnung) i wysyłasz zgłoszenia do urzędu skarbowego i kas chorych.

W planie Pro RechnoX wykonuje te obliczenia za Ciebie, a ekrany są w Twoim języku:

• podatek od wynagrodzeń według oficjalnego algorytmu Federalnego Ministerstwa Finansów (BMF),
• ubezpieczenie społeczne dla pracowników na pełen etat i w niepełnym wymiarze, w minijobach i midijobach,
• niemiecki pasek wynagrodzenia w PDF dla każdego pracownika,
• dane do deklaracji podatku od wynagrodzeń i zgłoszeń do ubezpieczenia społecznego, w formie listy kontrolnej.

RechnoX nie wypłaca wynagrodzeń i nie wysyła zgłoszeń: wprowadzasz je w Mein ELSTER i SV-Meldeportal albo robi to Twój doradca podatkowy. Wielu doradców podatkowych samo prowadzi też listy płac; zapytaj swojego, który sposób będzie dla Ciebie lepszy.

Niemieckie słowa, które spotkasz

Ile kosztuje RechnoX

Plan Start jest bezpłatny do 5 faktur miesięcznie, z e-fakturami, ofertami, wezwaniami do zapłaty, przekazywaniem do DATEV i dostępem dla doradcy podatkowego. Basis kosztuje 5 euro miesięcznie: do 50 faktur i faktury cykliczne. Pro kosztuje 15 euro miesięcznie: nielimitowana liczba faktur, lista płac, pobieranie faktur z portali dostawców i dostęp dla zespołu. Na start nie potrzebujesz karty kredytowej, a każdy plan jest dostępny po polsku, angielsku i rosyjsku.

Częste pytania

Czy muszę znać niemiecki, żeby korzystać z RechnoX?

Nie. Całą aplikację internetową przełączysz w ustawieniach na polski, angielski lub rosyjski, łącznie z fakturami, ofertami, wezwaniami do zapłaty, dokumentami i listą płac. Po niemiecku jest tylko to, co wychodzi z programu do niemieckich odbiorców: faktury, wezwania do zapłaty i paski wynagrodzeń. Ten niemiecki tekst RechnoX pisze za Ciebie.

Czy faktura w Niemczech musi być po niemiecku?

Żaden przepis nie wymaga niemieckiego. Polski jest językiem urzędowym UE, a od pisma BMF z 17 września 2025 r. obowiązkowe dane na fakturze można podawać także w terminach innych języków urzędowych UE (Abschnitt 14.5 UStAE). Urząd skarbowy (Finanzamt) może jednak zażądać tłumaczenia dokumentu sporządzonego w innym języku (§ 87 Abs. 2 AO), a niemieccy klienci oczekują niemieckiego. Dlatego RechnoX domyślnie drukuje faktury po niemiecku i nie musisz pisać ich samodzielnie. Dla klientów za granicą możesz ustawić angielski jako język dokumentu. Ten poradnik dotyczy firmy zarejestrowanej w Niemczech, z niemieckim numerem podatkowym (Steuernummer), a nie wystawiania faktur z polskiej firmy.

Co muszę wpisywać po niemiecku samodzielnie?

Tylko opis tego, co sprzedajesz, na przykład „Malerarbeiten Wohnzimmer, 32 m²”. Zapisz raz swoje produkty i usługi z niemieckim opisem, a potem wybieraj je przy każdej fakturze. Nagłówki, nazwy pól, sumy i adnotacje o VAT dodaje RechnoX.

Czy mogę rozliczać wynagrodzenia pracowników przez RechnoX?

RechnoX oblicza listę płac w planie Pro: podatek od wynagrodzeń według oficjalnego algorytmu BMF, ubezpieczenie społeczne, minijoby i midijoby. Dostajesz niemieckie paski wynagrodzeń w PDF i dane do comiesięcznych zgłoszeń. RechnoX nie przelewa pieniędzy i sam nie wysyła zgłoszeń: składasz je Ty albo Twój doradca podatkowy.

Czy RechnoX prowadzi moją księgowość albo zeznanie podatkowe?

Nie. RechnoX wystawia faktury, zbiera dokumenty i przekazuje je Twojemu doradcy podatkowemu do DATEV. Księgowość, deklaracje VAT i roczne zeznanie podatkowe przygotowuje Twój doradca podatkowy. RechnoX nie ma dostępu do Twojego konta bankowego.

Czy RechnoX jest darmowy?

Plan Start jest bezpłatny do 5 faktur miesięcznie, bez karty kredytowej. Basis kosztuje 5 euro miesięcznie za maksymalnie 50 faktur, a Pro 15 euro miesięcznie z nielimitowaną liczbą faktur i listą płac.