E-Rechnung: Pflicht, Fristen und Formate für Selbstständige
E-Rechnungspflicht im Überblick: Empfang seit 2025, Ausstellung ab 2027 bzw. 2028, die Formate XRechnung und ZUGFeRD und was für Kleinunternehmer gilt.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen Sie sie an andere inländische Unternehmen ab 2027, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro ab 2028. Ein PDF ist keine E-Rechnung. Kleinunternehmer müssen empfangen können, aber keine E-Rechnungen ausstellen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. So steht es in § 14 Abs. 1 UStG. Entscheidend ist nicht, dass die Rechnung elektronisch verschickt wird, sondern dass ein Programm ihre Inhalte ohne Texterkennung lesen kann.
Alles andere nennt das Gesetz sonstige Rechnung: Papierrechnungen ebenso wie ein PDF, das nur ein Bild der Rechnung enthält.
Ab wann gilt die Pflicht?
Die Pflicht kommt in Stufen. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon jetzt, ausstellen erst später:
| Zeitpunkt | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | E-Rechnungen empfangen können | Alle inländischen Unternehmen, auch Kleinunternehmer |
| Bis 31. Dezember 2026 | Papier und, mit Zustimmung des Empfängers, PDF weiter erlaubt | Alle Rechnungsaussteller |
| Ab 1. Januar 2027 | E-Rechnung ausstellen | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz |
| Ab 1. Januar 2028 | E-Rechnung ausstellen | Alle übrigen Unternehmen |
Die Übergangsfristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Sie betreffen nur das Ausstellen. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist: Eine E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen braucht keine Zustimmung des Empfängers.
Für welche Rechnungen gilt sie?
Die Pflicht gilt für Leistungen an ein anderes Unternehmen, wenn beide im Inland ansässig sind. Nicht betroffen sind:
- Rechnungen an Privatpersonen,
- Rechnungen ins Ausland,
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV),
- Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV),
- bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.
XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide Formate erfüllen die Anforderungen, sie unterscheiden sich in der Form:
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Aufbau | Reine XML-Datei | PDF mit eingebetteter XML-Datei |
| Für Menschen lesbar | Nur mit einem Anzeigeprogramm | Ja, das PDF kann jeder öffnen |
| Typischer Einsatz | Rechnungen an Behörden | Rechnungen zwischen Unternehmen |
| Rechtlich maßgeblich | Die XML-Daten | Die XML-Daten, nicht das PDF-Bild |
Für Rechnungen an Behörden des Bundes ist die XRechnung samt Leitweg-ID üblich. Zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD praktisch, weil der Empfänger die Rechnung auch ohne besondere Software lesen kann. Wichtig: Bei ZUGFeRD zählen die strukturierten Daten. Weicht das PDF-Bild davon ab, gelten die Daten.
Was muss in einer E-Rechnung stehen?
Eine E-Rechnung braucht dieselben Pflichtangaben wie jede andere Rechnung: Namen und Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Entgelt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag (§ 14 Abs. 4 UStG). Neu ist nur, dass diese Angaben in festen Datenfeldern stehen.
Wie bewahre ich E-Rechnungen auf?
E-Rechnungen müssen im empfangenen Format aufbewahrt werden, also als XML-Datei oder ZUGFeRD-PDF. Ein Ausdruck oder ein daraus erzeugtes Bild genügt nicht. Für Buchungsbelege gilt eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 147 Abs. 3 AO). Was bei der digitalen Ablage sonst zu beachten ist, steht im Ratgeber zur GoBD.
Wie hilft RechnoX?
RechnoX erstellt jede abgeschlossene Rechnung auf Wunsch als XRechnung oder ZUGFeRD nach der Norm EN 16931 und prüft beim Export, ob alle Pflichtfelder gefüllt sind. Beim Versand per E-Mail wählen Sie "Als E-Rechnung senden", dann erhält Ihr Kunde ein ZUGFeRD-PDF statt des gewöhnlichen PDFs. Was RechnoX erzeugt, ist mit dem Validator der KoSIT getestet. Sobald Sie den Zahlungseingang zugeordnet haben, liegt sie als Beleg am Bankumsatz in DATEV Unternehmen online, wo Ihr Steuerberater sie vorfindet.
Für eine einzelne E-Rechnung ohne Konto gibt es das kostenlose Werkzeug E-Rechnung erstellen.
Eingehende Rechnungen laden Sie als Beleg hoch. Eine eingebettete XML-Datei wertet RechnoX derzeit nicht aus, die Daten werden per Texterkennung aus dem PDF gelesen.
Quellen
- § 14 UStG: Definition und Pflicht zur E-Rechnung
- § 27 Abs. 38 UStG: Übergangsfristen
- § 33 und § 34a UStDV: Ausnahmen für Kleinbeträge und Kleinunternehmer
- KoSIT: Standard XRechnung
- FeRD: ZUGFeRD
Häufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung hat ein strukturiertes Format, das Programme ohne Texterkennung auslesen können (§ 14 Abs. 1 UStG). Ein reines PDF gilt als sonstige Rechnung. Ein ZUGFeRD-PDF enthält zusätzlich die strukturierten Daten und ist deshalb eine E-Rechnung.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers als PDF (§ 34a UStDV). Empfangen können müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft Leistungen zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 UStG). Rechnungen an Privatpersonen können weiter auf Papier oder als PDF gestellt werden.
Brauche ich für den Empfang eine besondere Software?
Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Um eine reine XML-Rechnung lesen und aufbewahren zu können, brauchen Sie aber ein Programm, das sie anzeigt. Die Datei muss im Original aufbewahrt werden, ein Ausdruck reicht nicht.
Gibt es Ausnahmen für kleine Beträge?
Ja. Rechnungen bis 250 Euro (Kleinbetragsrechnungen) dürfen immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden (§ 33 UStDV).
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