Pflichtangaben-Check: Ist Ihre Rechnung vollständig?
Rechnung prüfen in einer Minute: anhaken, was auf der Rechnung steht, und sehen, welche Pflichtangaben nach § 14 UStG fehlen. Auch für Kleinunternehmer.
Der Check zeigt, ob eine Rechnung alle Pflichtangaben enthält. Eine normale Rechnung braucht die Angaben des § 14 Abs. 4 UStG, darunter Steuernummer, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Steuersatz und Steuerbetrag. Für Rechnungen bis 250 Euro genügen vier Angaben, für Kleinunternehmer gelten eigene Regeln. Sie haken an, was vorhanden ist, und sehen, was fehlt.
Haken Sie an, was auf Ihrer Rechnung steht (§ 14 Abs. 4 UStG):
Welche Pflichtangaben braucht eine Rechnung?
Eine Rechnung an einen anderen Unternehmer braucht die Angaben des § 14 Abs. 4 UStG. Das Gesetz zählt zehn Nummern auf:
| Nr. | Angabe | Hinweis |
|---|---|---|
| 1 | Name und Anschrift beider Seiten | Vollständig, wie im Geschäftsverkehr üblich |
| 2 | Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers | Eine von beiden genügt |
| 3 | Ausstellungsdatum | Das Rechnungsdatum |
| 4 | Rechnungsnummer | Fortlaufend und einmalig vergeben |
| 5 | Menge und Art der Leistung | Eindeutig erkennbar |
| 6 | Zeitpunkt der Leistung | Auch wenn er dem Rechnungsdatum entspricht |
| 7 | Entgelt, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt | Netto, mit vereinbarten Rabatten und Skonti |
| 8 | Steuersatz und Steuerbetrag | Oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung |
| 9 | Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht | Nur bei Leistungen an Privatpersonen rund um ein Grundstück |
| 10 | Angabe "Gutschrift" | Nur wenn der Kunde die Rechnung ausstellt |
Die Nummern 1 bis 8 gehören auf jede Rechnung, die Nummern 9 und 10 nur in den genannten Sonderfällen. Beispiele zu jeder Angabe gibt der Ratgeber Pflichtangaben einer Rechnung.
Welche Erleichterungen gibt es?
Zwei Gruppen von Rechnungen kommen mit weniger Angaben aus:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto brauchen nur vier Angaben (§ 33 UStDV). Der Kunde muss nicht genannt werden, Entgelt und Steuer stehen in einer Summe.
- Rechnungen von Kleinunternehmern folgen § 34a UStDV: Statt Steuersatz und Steuerbetrag steht der Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Eine Rechnungsnummer und das Leistungsdatum nennt die Vorschrift nicht, beides bleibt trotzdem sinnvoll.
Die Erleichterung für Kleinbeträge gilt nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen und nicht, wenn der Kunde die Steuer schuldet (Reverse Charge).
Was gilt für E-Rechnungen?
Die Pflichtangaben sind dieselben. Eine E-Rechnung enthält sie als strukturierte Daten, und die Norm verlangt zusätzliche Angaben, etwa eine E-Mail-Adresse beider Seiten. Ob eine E-Rechnung vollständig ist, zeigt das Werkzeug E-Rechnung anzeigen und prüfen.
Quellen
- § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen
- § 33 UStDV: Rechnungen über Kleinbeträge
- § 34a UStDV: Rechnungen von Kleinunternehmern
- § 31 UStDV: Angaben in der Rechnung
Häufige Fragen
Was passiert, wenn auf meiner Rechnung eine Pflichtangabe fehlt?
Ihr Kunde kann den Vorsteuerabzug verlieren und wird eine berichtigte Rechnung verlangen. Fehlende oder falsche Angaben dürfen Sie berichtigen, mit einem Dokument, das sich eindeutig auf die Rechnung bezieht (§ 31 Abs. 5 UStDV).
Gelten die Pflichtangaben auch für Rechnungen an Privatkunden?
Die Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG gelten für Rechnungen an Unternehmer und juristische Personen. Auch gegenüber Privatkunden ist eine vollständige Rechnung sinnvoll, bei Leistungen rund um ein Grundstück ist sie Pflicht.
Muss das Leistungsdatum auf der Rechnung stehen, wenn es dem Rechnungsdatum entspricht?
Ja. Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung ist eine eigene Pflichtangabe. Stimmt er mit dem Rechnungsdatum überein, genügt ein Satz wie: Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum. Als Zeitpunkt reicht der Kalendermonat (§ 31 Abs. 4 UStDV).
Was ist eine Kleinbetragsrechnung?
Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro brutto nicht übersteigt. Für sie genügen vier Angaben: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie der Bruttobetrag mit Steuersatz (§ 33 UStDV).
Prüft der Check auch, ob die Angaben stimmen?
Nein. Er prüft, ob alle Pflichtangaben vorhanden sind. Ob Steuersatz, Beträge und Anschrift richtig sind, können nur Sie beurteilen.
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