Rechnungsprogramm für Freiberufler mit DATEV-Anbindung
RechnoX für Freiberufler: Rechnungen nach Stunden oder Pauschalen schreiben, E-Rechnungen erstellen und Belege über DATEV an den Steuerberater geben.
Freiberufler schreiben mit RechnoX Rechnungen und Angebote, erstellen E-Rechnungen und fotografieren ihre Belege. Rechnungen und Belege landen am Bankumsatz in DATEV Unternehmen online, wo der Steuerberater bucht. Gewinnermittlung und Steuererklärungen bleiben in der Kanzlei. Der kostenlose Tarif reicht für bis zu fünf Rechnungen im Monat.
Wie sieht die Situation von Freiberuflern aus?
Freiberufler haben meist wenige Auftraggeber, rechnen nach Stunden, Tagessätzen oder Pauschalen ab und wollen mit der Verwaltung möglichst wenig Zeit verbringen. Die Buchhaltung liegt beim Steuerberater, und der arbeitet in den meisten Kanzleien mit DATEV. Was dort oft fehlt, sind die Unterlagen: Rechnungen kommen als E-Mail-Anhang, Belege gesammelt am Quartalsende, und zu einzelnen Bankumsätzen gibt es Rückfragen.
RechnoX setzt an dieser Stelle an. Sie schreiben Ihre Rechnungen und erfassen Ihre Belege, und beides kommt am richtigen Bankumsatz in DATEV Unternehmen online an.
Welche Funktionen sind für Freiberufler wichtig?
Wichtig sind vor allem die Funktionen rund um Rechnung, Beleg und Steuerberater:
| Funktion | Warum sie für Freiberufler zählt |
|---|---|
| Rechnungen | Positionen mit Einheit Stunde, Tag oder Pauschal, Leistungsdatum, fortlaufende Nummer, Versand als PDF per E-Mail |
| Angebote | Angebot mit Gültigkeitsdatum vor dem Auftrag, ohne Anrechnung auf das Rechnungskontingent |
| E-Rechnung | Export als XRechnung oder ZUGFeRD, wenn der Auftraggeber eine E-Rechnung verlangt |
| Belege und DATEV-Sync | Belege fotografieren, per Texterkennung auslesen und dem Bankumsatz aus DATEV zuordnen |
| Steuerberater-Zugang | Rückfragen als Kommentar direkt an der Rechnung oder am Umsatz statt per E-Mail |
| Mahnungen | Überfällige Rechnungen im Blick, Zahlungserinnerung als PDF |
Zur E-Rechnung: Zwischen inländischen Unternehmen ist sie nach § 14 Abs. 2 UStG vorgesehen. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 und bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro bis Ende 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG). Einzelheiten erklärt der Ratgeber zur E-Rechnung.
Wie sieht ein Monat in der Praxis aus?
Ein Monat mit RechnoX besteht aus wenigen wiederkehrenden Handgriffen:
- Laufend Belege erfassen. Die Quittung für Fachliteratur, die Rechnung für Software oder das Bahnticket fotografieren Sie mit dem Smartphone oder laden sie als PDF hoch.
- Rechnungen schreiben. Am Monatsende oder nach Projektabschluss legen Sie die Rechnung an, tragen Stunden oder Pauschalen ein, schließen sie ab und versenden sie. Verlangt der Auftraggeber eine E-Rechnung, exportieren Sie die Datei zusätzlich.
- DATEV Sync starten. Sie laden die neuen Bankumsätze aus DATEV. Geldeingängen ordnen Sie die vorgeschlagene Rechnung zu, dabei wird die Rechnung als Beleg an DATEV übertragen und die Zahlung erfasst. Bei Ausgaben sehen Sie, wo noch ein Beleg fehlt.
- Offene Posten prüfen. Ist eine Rechnung überfällig, erstellen Sie aus der Mahnübersicht eine Zahlungserinnerung.
- Rückfragen klären. Hat Ihr Steuerberater Zugang zu RechnoX, beantworten Sie seine Kommentare an Rechnung oder Umsatz.
Welcher Tarif passt für Freiberufler?
Für viele Freiberufler genügt der kostenlose Tarif mit fünf Rechnungen im Monat. Er enthält DATEV-Sync, Angebote, E-Rechnung, Mahnwesen und den Zugang für den Steuerberater. Der Tarif Basis für 5 Euro im Monat erlaubt 50 Rechnungen und wiederkehrende Rechnungen. Der Tarif Pro für 15 Euro im Monat hebt die Grenze auf und enthält Lohnabrechnung, Portal-Abruf und Teamfunktion. Die Registrierung funktioniert ohne Kreditkarte, siehe Preisübersicht.
Was RechnoX für Freiberufler nicht abdeckt
RechnoX ersetzt weder den Steuerberater noch ein Buchhaltungsprogramm. Es gibt keine Buchungen, keine Gewinnermittlung und keine Umsatzsteuervoranmeldung, und RechnoX übermittelt nichts an das Finanzamt.
Ebenfalls nicht enthalten:
- Zeiterfassung. Stunden erfassen Sie in einem anderen Werkzeug und tragen sie in die Rechnung ein.
- Bankanbindung. RechnoX zeigt die Umsätze, die in DATEV Unternehmen online vorliegen. Ohne DATEV sehen Sie keine Bankumsätze.
- Fremdwährungen. Rechnungen lauten auf Euro.
Arbeitet Ihr Steuerberater nicht mit DATEV oder machen Sie Ihre Buchhaltung selbst, ist ein Programm mit eigener Buchhaltung die bessere Wahl. Wie die Anbindung funktioniert, beschreibt der Ratgeber zur DATEV-Anbindung.
Häufige Fragen
Reicht der kostenlose Tarif für Freiberufler?
Wenn Sie bis zu fünf Rechnungen im Monat schreiben, ja. DATEV-Sync, Angebote, E-Rechnung, Mahnwesen und der Zugang für den Steuerberater sind enthalten. Der Tarif Basis für 5 Euro im Monat erlaubt 50 Rechnungen und wiederkehrende Rechnungen.
Kann ich nach Stunden oder Tagessätzen abrechnen?
Ja. Jede Position hat Menge, Einheit und Einzelpreis, als Einheit wählen Sie zum Beispiel Stunde, Tag oder Pauschal. Eine Zeiterfassung enthält RechnoX nicht, die Stunden tragen Sie aus Ihrer eigenen Aufzeichnung ein.
Brauche ich einen Steuerberater, um RechnoX zu nutzen?
Für Rechnungen, Angebote und Mahnungen nicht. Für die Übergabe der Belege brauchen Sie DATEV Unternehmen online mit DATEV SmartLogin, und das richtet ein Steuerberater ein, der mit DATEV arbeitet.
Erledigt RechnoX meine Gewinnermittlung?
Nein. RechnoX ist kein Buchhaltungsprogramm und reicht nichts beim Finanzamt ein. Gewinnermittlung, Umsatzsteuervoranmeldung und Steuererklärungen erstellt Ihr Steuerberater in DATEV.
Rechnungen und Belege direkt in DATEV
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