DATEV-Anbindung für Selbstständige: So kommen Rechnungen und Belege zum Steuerberater
Wie Rechnungen und Belege ohne Export-Dateien in DATEV Unternehmen online ankommen: Voraussetzungen, Einrichtung und was Ihr Steuerberater davon hat.
Arbeitet Ihr Steuerberater mit DATEV, können Sie ihm Rechnungen und Belege digital über DATEV Unternehmen online übergeben. RechnoX meldet sich dort mit Ihrem DATEV SmartLogin an, überträgt Ihre Unterlagen und zeigt die Bankumsätze, die in DATEV vorliegen. Export-Dateien und Pendelordner entfallen, gebucht wird weiterhin in der Kanzlei.
Was bedeutet DATEV-Anbindung?
Eine DATEV-Anbindung sorgt dafür, dass Ihre Rechnungen und Belege dort ankommen, wo Ihr Steuerberater arbeitet: in DATEV. Die meisten Steuerkanzleien in Deutschland buchen mit DATEV-Software. Für den Austausch mit Mandanten gibt es DATEV Unternehmen online, ein Portal, in dem Belege, Bankumsätze und Auswertungen für Mandant und Kanzlei gemeinsam sichtbar sind.
Es gibt drei übliche Wege, Unterlagen dorthin zu bringen:
| Weg | So läuft es ab | Nachteil |
|---|---|---|
| Pendelordner oder E-Mail | Belege sammeln, abgeben oder als PDF schicken | Die Kanzlei erfasst und sortiert von Hand, Belege fehlen oft |
| Export-Datei | Im Rechnungsprogramm einen DATEV-Export erzeugen, die Kanzlei importiert ihn | Stand nur so aktuell wie der letzte Export |
| Direkt in DATEV Unternehmen online | Belege und Rechnungen werden dorthin übertragen | Setzt einen Zugang zu DATEV Unternehmen online voraus |
RechnoX geht den dritten Weg.
Was brauche ich dafür?
Sie brauchen einen Zugang zu DATEV Unternehmen online, den Ihr Steuerberater für Sie einrichtet. Konkret:
- Einen Steuerberater, der mit DATEV arbeitet und DATEV Unternehmen online für Sie freischaltet.
- DATEV SmartLogin, die App, mit der Sie sich bei DATEV anmelden. Auch sie wird über die Kanzlei bestellt.
- Die Rechte für Belege und Bank in DATEV Unternehmen online. Welche Bereiche Sie sehen, legt die Kanzlei fest.
Fehlt einer dieser Punkte, ist Ihr Steuerberater der richtige Ansprechpartner. Eine kurze Nachricht genügt meist: "Bitte richten Sie mir DATEV Unternehmen online mit SmartLogin ein, ich möchte Belege digital übergeben."
Wie verbinde ich RechnoX mit DATEV?
Die Verbindung steht in wenigen Minuten:
- Konto anlegen. Sie registrieren sich bei RechnoX, ohne Kreditkarte.
- Mit DATEV anmelden. In RechnoX öffnen Sie "DATEV Sync" und scannen den angezeigten QR-Code mit Ihrer DATEV SmartLogin-App. RechnoX greift danach in Ihrem Namen auf Ihr DATEV Unternehmen online zu.
- Synchronisieren. RechnoX lädt die Bankumsätze, die in DATEV vorliegen, und zeigt, zu welchen Umsätzen noch ein Beleg fehlt.
Was passiert danach im Alltag?
Im Alltag erfassen Sie Unterlagen in RechnoX, und sie erscheinen in DATEV:
- Ausgangsrechnungen schreiben Sie in RechnoX. Geht die Zahlung ein, ordnen Sie die Rechnung dem Bankumsatz zu. Dabei überträgt RechnoX die Rechnung als Beleg an DATEV.
- Eingangsbelege fotografieren Sie mit der Android-App oder laden sie im Browser als Foto oder PDF hoch. Die Texterkennung liest Betrag, Datum, Lieferant und Rechnungsnummer aus.
- Zuordnung: RechnoX schlägt zu jedem Beleg den passenden Bankumsatz vor, mit einer Übereinstimmung in Prozent. Sie bestätigen den Vorschlag oder wählen einen anderen Umsatz.
- Überblick: Sie sehen jederzeit, welche Umsätze noch keinen Beleg haben, und können nachliefern, bevor die Kanzlei nachfragen muss.
Ihr Steuerberater bemerkt davon vor allem eines: Die Belege sind da, wenn er bucht.
Was hat mein Steuerberater davon?
Für die Kanzlei ändert sich die Arbeitsweise nicht, nur die Qualität der Zulieferung. Belege kommen laufend statt gesammelt am Monatsende, sie sind Bankumsätzen zugeordnet, und es gibt keine Export-Dateien, die eingespielt werden müssen.
Zusätzlich kann Ihr Steuerberater einen kostenlosen Zugang zu RechnoX nutzen. Dort sieht er Ihre Rechnungen und Belege, kann fehlende Belege mit Frist anfordern und Rückfragen direkt am Beleg stellen. Mehr dazu auf der Seite für Steuerberater.
Was RechnoX nicht macht
RechnoX ist kein Buchhaltungsprogramm. Es erstellt keine Buchungen, keine Einnahmen-Überschuss-Rechnung und keine Umsatzsteuervoranmeldung, und es übermittelt nichts an das Finanzamt. Diese Aufgaben bleiben bei Ihrem Steuerberater.
Wenn Sie Ihre Buchhaltung selbst erledigen möchten, ist ein Programm mit eigener Buchhaltung die bessere Wahl. RechnoX ist für alle gedacht, die die Buchhaltung bewusst in der Kanzlei lassen und die Zusammenarbeit so einfach wie möglich halten wollen.
Quellen
- DATEV eG: DATEV Unternehmen online
Häufige Fragen
Muss mein Steuerberater DATEV nutzen?
Ja. RechnoX überträgt Unterlagen in DATEV Unternehmen online. Nutzt Ihre Kanzlei eine andere Software, können Sie Rechnungen und Belege in RechnoX erstellen und als PDF oder ZIP exportieren, die direkte Übergabe entfällt dann.
Brauche ich einen eigenen DATEV-Vertrag?
Nein. DATEV Unternehmen online wird über Ihren Steuerberater bereitgestellt. Er richtet den Zugang für Sie ein und legt fest, welche Bereiche Sie nutzen dürfen.
Bucht RechnoX in DATEV?
Nein. RechnoX liefert Belege und Rechnungen und ordnet sie Bankumsätzen zu. Buchungen, Umsatzsteuervoranmeldung und Jahresabschluss erstellt Ihr Steuerberater in DATEV.
Was kostet die DATEV-Anbindung in RechnoX?
Sie ist in allen Tarifen enthalten, auch im kostenlosen. Kosten für DATEV Unternehmen online selbst rechnet Ihr Steuerberater mit Ihnen ab.
Ist RechnoX ein Produkt von DATEV?
Nein. RechnoX ist ein unabhängiges Produkt der Zyberum GmbH. DATEV ist eine eingetragene Marke der DATEV eG.
Rechnungen und Belege direkt in DATEV
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