Счета и зарплата в Германии без знания немецкого

Для кого эта статья

Эта статья для тех, кто ведёт бизнес в Германии, но с трудом справляется с немецкими бумагами: для фрилансеров, ремесленников, клининговых и транспортных фирм, магазинов и небольших агентств. Возможно, с клиентами вы неплохо объясняетесь по-немецки, но язык счёта, напоминания об оплате или расчётного листка - это совсем другой немецкий.

Правила для счетов в Германии строгие, и ошибки стоят денег: если в счёте не хватает обязательного реквизита, клиент-предприниматель потребует исправленный счёт, прежде чем платить, а налоговая инспекция (Finanzamt) может его не принять. Хорошая новость: чтобы всё сделать правильно, не нужно в совершенстве владеть немецким. Нужна программа, которая знает правила и пишет немецкий текст за вас.

Программа для выставления счетов на русском: что можно делать в RechnoX

В RechnoX весь веб-интерфейс переключается на русский, английский или польский в разделе Настройки → Язык. После этого все экраны, кнопки, подсказки и сообщения об ошибках будут на вашем языке. А всё, что уходит немецким клиентам и сотрудникам, остаётся на правильном немецком.

Что пока не переведено: приложение для Android работает на немецком, а письма-напоминания об оплате и расчётные листки всегда составляются на немецком. Письма, которые RechnoX отправляет вам, приходят на немецком или английском.

Как RechnoX пишет немецкий текст за вас

Немецкий счёт в основном состоит из стандартных слов: «Rechnung», «Rechnungsnummer», «Leistungsdatum», «Nettobetrag», «Umsatzsteuer 19 %», «Gesamtbetrag», «Zahlbar bis». Все их RechnoX печатает сам. Вы указываете клиента, дату и позиции в русскоязычном интерфейсе, а PDF, который получает клиент, будет на немецком.

Сложнее всего с юридическими фразами, которые должны стоять в некоторых счетах. Вы выбираете свою ситуацию из списка на своём языке, а RechnoX добавляет немецкую фразу, которую требует закон:

Какая ситуация относится к конкретной продаже и какую ставку НДС применять, RechnoX за вас не решает: если сомневаетесь, один раз спросите своего налогового консультанта (Steuerberater), а дальше формулировки берёт на себя RechnoX.

Единственное, что вы пишете по-немецки сами, - описание того, что вы продали. Совет: один раз внесите свои постоянные товары и услуги в каталог с хорошим немецким описанием (попросите кого-нибудь помочь или воспользуйтесь переводчиком), а потом просто выбирайте их из списка. Номера счетов идут по порядку автоматически, поэтому ни один не повторится.

Как выставить счёт в Германии: обязательные реквизиты

В счёте другой компании в Германии должно быть десять реквизитов, перечисленных в § 14 Abs. 4 UStG. Восемь из них нужны практически в каждом счёте, два - только в особых случаях. Для каждого реквизита в RechnoX есть поле, и большинство из них программа заполняет сама из ваших настроек и данных клиента:

1. Ваше полное имя (название) и адрес, а также имя и адрес клиента
2. Ваш налоговый номер (Steuernummer) или номер плательщика НДС (USt-IdNr.)
3. Дата счёта (Rechnungsdatum)
4. Уникальный порядковый номер счёта (Rechnungsnummer)
5. Количество и вид товаров или объём и вид услуги
6. Дата поставки или оказания услуги (Leistungsdatum), даже если она совпадает с датой счёта
7. Сумма нетто с разбивкой по ставкам НДС и любая заранее согласованная скидка
8. Ставка и сумма НДС или причина, по которой НДС не начисляется
9. Только для работ, связанных с домом или земельным участком, для частных лиц: указание, что счёт нужно хранить два года
10. Только если счёт за вас составляет сам клиент (самовыставление счёта): слово «Gutschrift»

Для счетов на общую сумму до 250 евро достаточно меньшего числа реквизитов (§ 33 UStDV). Счёт другой компании нужно выставить в течение шести месяцев после оказания услуги (§ 14 Abs. 2 UStG).

Вот как выглядит типичный счёт из RechnoX: слева немецкий текст, справа его значение:

НДС: 19 %, 7 % или без НДС

Стандартная ставка НДС в Германии - 19 %; пониженная ставка 7 % действует, например, для большинства продуктов питания и для книг. По-немецки НДС называется Umsatzsteuer (USt.) или Mehrwertsteuer (MwSt.).

Если в прошлом году ваш оборот составил не более 25 000 евро, а в этом году не превысит 100 000 евро, вы можете работать как малый предприниматель (Kleinunternehmer) по § 19 UStG. Тогда вы не начисляете НДС, а в счёте должно быть указано, почему. Включите этот режим в RechnoX один раз, и в каждом счёте будет нужная фраза. Подробнее (на немецком): Kleinunternehmerregelung.

Если вы работаете для компаний из других стран ЕС, НДС, как правило, платит клиент (обратное начисление, Reverse Charge). Тогда в счёте нужны номер плательщика НДС клиента и пометка, показанная выше. Все случаи разобраны в статье об обратном начислении (на немецком).

Электронный счёт (E-Rechnung): что изменилось в 2025 году

Электронный счёт (E-Rechnung) - это счёт в структурированном формате данных, например XRechnung или ZUGFeRD. PDF, отправленный по электронной почте, в этом смысле электронным счётом не является (§ 14 Abs. 1 UStG).

• Получение: с 1 января 2025 года каждая компания в Германии, включая малых предпринимателей, должна уметь принимать электронные счета от других немецких компаний.
• Отправка: между немецкими компаниями бумажные и PDF-счета разрешены до 31 декабря 2026 года. В 2027 году это действует, только если ваш оборот за предыдущий год не превышал 800 000 евро (§ 27 Abs. 38 UStG). После этого счета немецким компаниям должны быть электронными.
• Частным клиентам по-прежнему можно отправлять обычный счёт в PDF.

RechnoX по запросу создаёт любой счёт в формате XRechnung или ZUGFeRD, во всех тарифах. Чтобы прочитать полученный электронный счёт, воспользуйтесь бесплатным просмотрщиком электронных счетов (на немецком).

Как получить оплату: сроки и напоминания

Указывайте в каждом счёте чёткий срок оплаты, например 14 дней. Если клиент не платит, обычно помогает вежливое напоминание о платеже (Zahlungserinnerung); следующий шаг - официальное напоминание об оплате (Mahnung). RechnoX показывает, какие счета просрочены, и одним кликом создаёт немецкое письмо-напоминание.

Компания-клиент, которая платит с опозданием, должна уплатить проценты за просрочку в размере базовой ставки плюс 9 процентных пунктов, а также фиксированную сумму 40 евро; для частных клиентов надбавка составляет 5 пунктов (§ 288 BGB). Сумму рассчитает калькулятор процентов за просрочку (на немецком).

Документы, налоговый консультант (Steuerberater) и DATEV

У большинства малых предприятий в Германии есть налоговый консультант (Steuerberater), и большинство консультантов работают в DATEV. Ваша задача - передавать ему полные счета и документы (Belege). Консультант ведёт бухгалтерию, декларации по НДС и годовую налоговую декларацию.

Бухгалтерские документы, такие как счета и чеки, нужно хранить восемь лет (§ 147 Abs. 3 AO), причём так, чтобы их нельзя было изменить задним числом. Вы фотографируете чек или загружаете его в PDF, RechnoX распознаёт сумму, дату и поставщика и предлагает подходящую банковскую операцию из DATEV. RechnoX хранит ваши счета и отправляет счета и документы прямо в DATEV Unternehmen online, где консультант находит их без коробки с бумагами. Консультант также может бесплатно получить доступ к RechnoX, задавать вопросы по документу и запрашивать недостающие документы. Вы читаете и отвечаете на русском, консультант - на немецком.

Чего RechnoX не делает: не подключается к вашему банку, не ведёт собственных бухгалтерских книг и не подаёт налоговые декларации.

Сотрудники: расчёт зарплаты в Германии и расчётные листки

Если вы нанимаете сотрудников в Германии, вы платите им не меньше минимальной оплаты труда: в 2026 году это 13,90 евро в час. На мини-джобе (Minijob) в 2026 году можно зарабатывать до 603 евро в месяц; выше, до 2000 евро, начинается миди-джоб со сниженными взносами работника (Deutsche Rentenversicherung). Каждый месяц вы рассчитываете налог на заработную плату (Lohnsteuer) и взносы на социальное страхование, выдаёте каждому сотруднику расчётный листок (Lohnabrechnung) и отправляете отчёты в налоговую инспекцию и больничные кассы.

В тарифе Pro RechnoX делает этот расчёт за вас, а экраны остаются на вашем языке:

• налог на заработную плату по официальному алгоритму Федерального министерства финансов (BMF),
• социальное страхование для сотрудников на полной и неполной ставке, на мини-джобе и миди-джобе,
• немецкий расчётный листок в PDF для каждого сотрудника,
• цифры для декларации по налогу на заработную плату и для отчётов в социальное страхование в виде чек-листа.

RechnoX не выплачивает зарплату и не подаёт отчёты: их вносите в Mein ELSTER и SV-Meldeportal вы сами или ваш налоговый консультант. Многие налоговые консультанты и сами ведут расчёт зарплаты - спросите своего, какой вариант вам удобнее.

Немецкие слова, которые вам встретятся

Сколько стоит RechnoX

Тариф Start бесплатен до 5 счетов в месяц: с электронными счетами, коммерческими предложениями, напоминаниями об оплате, передачей в DATEV и доступом для налогового консультанта. Basis стоит 5 евро в месяц: до 50 счетов и регулярные счета. Pro стоит 15 евро в месяц: неограниченное число счетов, расчёт зарплаты, получение счетов с порталов поставщиков и командный доступ. Банковская карта для начала не нужна, и все тарифы доступны на русском, английском и польском.

Частые вопросы

Нужно ли знать немецкий, чтобы работать в RechnoX?

Нет. Весь веб-интерфейс можно переключить на русский, английский или польский в разделе «Настройки», включая счета, коммерческие предложения, напоминания об оплате, документы и расчёт зарплаты. На немецком только то, что уходит из программы немецким получателям: счета, напоминания об оплате и расчётные листки. Этот немецкий текст RechnoX пишет за вас.

Обязательно ли выставлять счёт в Германии на немецком языке?

Нет, закон не требует немецкого языка. Но налоговая инспекция (Finanzamt) может потребовать перевод документа, составленного на другом языке (§ 87 Abs. 2 AO), а немецкие клиенты ожидают счёт на немецком. Русский к тому же не входит в число официальных языков ЕС, поэтому счёт немецким клиентам стоит выставлять на немецком (или английском). RechnoX и так по умолчанию печатает счета на немецком, так что писать их по-немецки самому вам не нужно. Для клиентов за рубежом можно выбрать английский как язык документа.

Что мне придётся писать по-немецки самому?

Только описание того, что вы продали, например «Malerarbeiten Wohnzimmer, 32 m²». Один раз сохраните свои товары и услуги в каталоге с немецким описанием и потом просто выбирайте их в каждом счёте. Заголовки, названия полей, итоговые суммы и пометки об НДС добавляет RechnoX.

Можно ли рассчитывать зарплату сотрудникам в RechnoX?

В тарифе Pro RechnoX рассчитывает зарплату: налог на заработную плату (Lohnsteuer) по официальному алгоритму BMF, социальное страхование, мини-джобы и миди-джобы. Вы получаете немецкие расчётные листки (Lohnabrechnung) в PDF и цифры для ежемесячной отчётности. RechnoX не переводит деньги и не подаёт отчёты сам: их подаёте вы или ваш налоговый консультант (Steuerberater).

Ведёт ли RechnoX мою бухгалтерию или налоговую декларацию?

Нет. RechnoX выставляет счета, собирает документы и передаёт их вашему налоговому консультанту в DATEV. Бухгалтерию, декларации по НДС и годовую налоговую декларацию делает налоговый консультант. Доступа к вашему банковскому счёту у RechnoX нет.

RechnoX бесплатный?

Тариф Start бесплатен до 5 счетов в месяц, банковская карта не нужна. Basis стоит 5 евро в месяц, до 50 счетов; Pro стоит 15 евро в месяц, без ограничения числа счетов и с расчётом зарплаты.