Rechnungsprogramm auf Englisch, Russisch und Polnisch: Rechnungen und Lohn ohne gute Deutschkenntnisse

Für wen dieser Ratgeber ist

Dieser Ratgeber richtet sich an Menschen, die in Deutschland ein Unternehmen führen, denen deutscher Papierkram aber schwerfällt: Selbstständige, Handwerker, Reinigungs- und Transportfirmen, Läden und kleine Agenturen. Mit Kunden kommen sie auf Deutsch vielleicht gut zurecht, doch die Begriffe auf einer Rechnung, einer Mahnung oder einer Lohnabrechnung sind noch einmal eine eigene Sprache. Er hilft auch Angehörigen und Mitarbeitern, die solche Unternehmer unterstützen, und allen, die ein Rechnungsprogramm auf Englisch, Russisch oder Polnisch suchen.

Deutsche Regeln für Rechnungen sind streng, und Fehler kosten Geld: Fehlt eine Pflichtangabe, verlangt ein Geschäftskunde eine berichtigte Rechnung, bevor er zahlt, und das Finanzamt erkennt sie unter Umständen nicht an. Die gute Nachricht: Sie müssen das Deutsch dafür nicht beherrschen. Sie brauchen ein Programm, das die Regeln kennt und das Deutsch für Sie schreibt. So geht Rechnungsstellung auch ohne gute Deutschkenntnisse.

Was Sie in RechnoX auf Englisch, Russisch oder Polnisch erledigen

In RechnoX stellen Sie die gesamte Web-App unter Einstellungen → Sprache auf Englisch, Russisch oder Polnisch um. Jede Ansicht, jede Schaltfläche, jeder Hinweis und jede Fehlermeldung erscheint dann in dieser Sprache. Was an deutsche Kunden und Mitarbeiter hinausgeht, bleibt korrektes Deutsch. Wer ein Rechnungsprogramm auf Polnisch, Russisch oder Englisch sucht, braucht also kein zweites Programm für die deutschen Dokumente.

Noch nicht übersetzt: Die Android-App ist auf Deutsch, Mahnschreiben und Lohnabrechnungen sind immer auf Deutsch. E-Mails, die RechnoX an Sie schickt, sind auf Deutsch oder Englisch.

Wie RechnoX das Deutsch für Sie schreibt

Eine deutsche Rechnung besteht großteils aus festen Begriffen: „Rechnung“, „Rechnungsnummer“, „Leistungsdatum“, „Nettobetrag“, „Umsatzsteuer 19 %“, „Gesamtbetrag“, „Zahlbar bis“. All das druckt RechnoX selbst. Sie tragen Kunde, Datum und Positionen in Ansichten in Ihrer Sprache ein, das PDF für Ihren Kunden ist auf Deutsch.

Am schwierigsten sind die gesetzlichen Hinweise, die manche Rechnungen tragen müssen. Sie wählen Ihren Fall aus einer Liste in Ihrer Sprache, und RechnoX ergänzt den deutschen Satz, den das Gesetz verlangt:

Welcher Fall für einen Umsatz gilt und welcher Steuersatz, entscheidet RechnoX nicht für Sie: Fragen Sie im Zweifel einmal Ihren Steuerberater, die Formulierung übernimmt dann RechnoX.

Selbst auf Deutsch tippen Sie nur die Beschreibung dessen, was Sie verkauft haben. Ein Tipp: Legen Sie Ihre regelmäßigen Produkte und Leistungen einmal als Artikel mit einer guten deutschen Beschreibung an (lassen Sie sich einmal helfen oder nutzen Sie einen Übersetzer) und wählen Sie sie danach aus der Liste. Rechnungsnummern laufen automatisch weiter, keine wird doppelt vergeben.

Was auf einer deutschen Rechnung stehen muss

Eine Rechnung an ein anderes Unternehmen in Deutschland braucht zehn Angaben, aufgezählt in § 14 Abs. 4 UStG. Acht davon gehören auf praktisch jede Rechnung, zwei nur in Sonderfällen. RechnoX hat für jede ein Feld und füllt die meisten aus Ihren Einstellungen und den Daten Ihres Kunden:

1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift von Ihnen und von Ihrem Kunden
2. Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
3. Das Rechnungsdatum
4. Eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
5. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung
6. Das Leistungsdatum, auch wenn es mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt
7. Der Nettobetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, sowie im Voraus vereinbarte Rabatte
8. Steuersatz und Steuerbetrag oder der Grund, warum keine Umsatzsteuer anfällt
9. Nur bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatpersonen, etwa Handwerkerarbeiten am Haus: der Hinweis, dass sie die Rechnung zwei Jahre aufbewahren müssen
10. Nur wenn Ihr Kunde die Rechnung für Sie ausstellt: das Wort „Gutschrift“

Für Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag genügen weniger Angaben (§ 33 UStDV). Eine Rechnung an ein anderes Unternehmen ist innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung auszustellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Die Einzelheiten stehen im Ratgeber Pflichtangaben einer Rechnung.

So sieht eine typische Rechnung aus RechnoX aus, mit der Bedeutung jeder Zeile und der Nummer der Pflichtangabe aus der Liste oben:

Umsatzsteuer: 19 %, 7 % oder gar keine

Der Regelsteuersatz in Deutschland beträgt 19 %. Der ermäßigte Satz von 7 % gilt zum Beispiel für die meisten Lebensmittel und für Bücher. Umsatzsteuer (USt.) und Mehrwertsteuer (MwSt.) meinen dasselbe.

Lag Ihr Umsatz im Vorjahr bei höchstens 25.000 Euro und bleibt er im laufenden Jahr bei höchstens 100.000 Euro, können Sie Kleinunternehmer nach § 19 UStG sein. Dann berechnen Sie keine Umsatzsteuer, und die Rechnung muss den Grund nennen. Schalten Sie das in RechnoX einmal ein, und jede Rechnung trägt den passenden Satz. Mehr dazu: Kleinunternehmerregelung.

Arbeiten Sie für Unternehmen in anderen EU-Ländern, schuldet in der Regel Ihr Kunde die Umsatzsteuer (Reverse Charge). Die Rechnung braucht dann die USt-IdNr. Ihres Kunden und den oben gezeigten Hinweis. Welche Fälle es gibt, erklärt der Ratgeber zum Reverse-Charge-Verfahren.

E-Rechnung: was sich 2025 geändert hat

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat wie XRechnung oder ZUGFeRD. Ein per E-Mail verschicktes PDF ist in diesem Sinne keine E-Rechnung (§ 14 Abs. 1 UStG).

• Empfangen: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen deutschen Unternehmen empfangen können, auch Kleinunternehmer.
• Versenden: Zwischen deutschen Unternehmen sind Papier- und PDF-Rechnungen bis zum 31. Dezember 2026 erlaubt. Im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug (§ 27 Abs. 38 UStG). Danach müssen Rechnungen an deutsche Unternehmen E-Rechnungen sein.
• Privatkunden können weiterhin eine normale PDF-Rechnung erhalten.

RechnoX erstellt jede Rechnung auf Wunsch als XRechnung oder ZUGFeRD, in allen Tarifen. Eine empfangene E-Rechnung lesen Sie mit dem kostenlosen E-Rechnungs-Viewer.

Bezahlt werden: Zahlungsziel und Mahnungen

Schreiben Sie auf jede Rechnung ein klares Zahlungsziel, zum Beispiel 14 Tage. Zahlt der Kunde nicht, hilft meist eine freundliche Zahlungserinnerung, danach folgt die förmliche Mahnung. RechnoX zeigt Ihnen, welche Rechnungen überfällig sind, und erstellt das deutsche Mahnschreiben mit einem Klick.

Ein Geschäftskunde, der zu spät zahlt, schuldet Verzugszinsen von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz und eine Pauschale von 40 Euro, bei Privatkunden sind es 5 Prozentpunkte (§ 288 BGB). Den Betrag rechnet der Verzugszinsen-Rechner aus.

Belege, Steuerberater und DATEV

Die meisten kleinen Unternehmen in Deutschland haben einen Steuerberater, und die meisten Steuerberater arbeiten mit DATEV. Ihre Aufgabe ist es, vollständige Rechnungen und Belege zu liefern. Der Steuerberater macht die Buchhaltung, die Umsatzsteuer-Voranmeldungen und die Jahressteuererklärung.

Buchungsbelege wie Rechnungen und Quittungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO), und zwar so, dass sie sich nachträglich nicht verändern lassen. Sie fotografieren einen Beleg oder laden ihn als PDF hoch, RechnoX liest Betrag, Datum und Lieferanten aus und schlägt die passende Bankbuchung aus DATEV vor. RechnoX bewahrt Ihre Rechnungen auf und überträgt Rechnungen und Belege direkt in DATEV Unternehmen online, wo Ihr Steuerberater sie ohne Schuhkarton voller Papier findet. Ihr Steuerberater kann außerdem kostenlos auf RechnoX zugreifen, Rückfragen zu einem Beleg stellen und fehlende Unterlagen anfordern. Sie lesen und antworten auf Englisch, Russisch oder Polnisch, Ihr Steuerberater auf Deutsch.

Was RechnoX nicht macht: Es hat keine Verbindung zu Ihrer Bank, führt keine eigene Buchhaltung und gibt keine Steuererklärungen ab.

Mitarbeiter: Lohnabrechnung ohne Deutschkenntnisse

Wer in Deutschland Mitarbeiter beschäftigt, zahlt mindestens den Mindestlohn: 13,90 Euro pro Stunde im Jahr 2026. Ein Minijob darf 2026 bis zu 603 Euro im Monat einbringen, darüber bis 2.000 Euro liegt ein Midijob mit ermäßigten Beiträgen für den Arbeitnehmer (Deutsche Rentenversicherung). Jeden Monat berechnen Sie Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge, geben jedem Mitarbeiter eine Lohnabrechnung und schicken Meldungen an das Finanzamt und die Krankenkassen.

Im Tarif Pro übernimmt RechnoX die Berechnung, mit Ansichten in Ihrer Sprache:

• Lohnsteuer nach dem amtlichen Berechnungsverfahren des Bundesministeriums der Finanzen (BMF),
• Sozialversicherung für Voll- und Teilzeitkräfte, Minijobs und Midijobs,
• eine deutsche Lohnabrechnung als PDF für jeden Mitarbeiter,
• die Werte für die Lohnsteuer-Anmeldung und die Sozialversicherungsmeldungen, als Checkliste.

RechnoX zahlt keine Löhne aus und übermittelt keine Meldungen: Diese tragen Sie in Mein ELSTER und im SV-Meldeportal ein, oder Ihr Steuerberater erledigt das. Viele Steuerberater machen die Lohnabrechnung auch selbst. Fragen Sie Ihren, welcher Weg für Sie passt.

Wichtige Begriffe auf Deutsch, Englisch, Russisch und Polnisch

Diese Wörter begegnen Ihnen auf deutschen Rechnungen, Lohnabrechnungen und Briefen vom Amt. Die Tabelle hilft auch Angehörigen und Mitarbeitern, die sie erklären:

Was RechnoX kostet

Der Tarif Start ist kostenlos für bis zu 5 Rechnungen im Monat, mit E-Rechnungen, Angeboten, Mahnungen, der Übertragung an DATEV und dem Zugang für Ihren Steuerberater. Basis kostet 5 Euro im Monat für bis zu 50 Rechnungen und wiederkehrende Rechnungen. Pro kostet 15 Euro im Monat mit unbegrenzten Rechnungen, Lohnabrechnung, Rechnungsabruf aus Lieferantenportalen und Teamzugang. Zum Start brauchen Sie keine Kreditkarte, und jeder Tarif ist auf Englisch, Russisch und Polnisch verfügbar.