E-Rechnung
E-Rechnung nennt das Umsatzsteuergesetz eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der Norm EN 16931. Ein einfaches PDF genügt nicht.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 UStG). Zwischen inländischen Unternehmen ist sie Pflicht. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 oder Ende 2027.
Was bedeutet E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Entscheidend ist nicht der Versandweg, sondern dass ein Programm die Rechnungsdaten ohne Texterkennung auslesen kann. Das Format muss grundsätzlich der Norm EN 16931 entsprechen. Jede andere Rechnung, auch ein einfaches PDF, ist eine sonstige Rechnung.
Wo ist das geregelt?
Die Definition steht in § 14 Abs. 1 UStG. Nach § 14 Abs. 2 UStG ist die E-Rechnung Pflicht, wenn ein Unternehmen an ein anderes Unternehmen leistet und beide im Inland ansässig sind. Die Übergangsfristen regelt § 27 Abs. 38 UStG: Bis 31. Dezember 2026 sind Papier und, mit Zustimmung des Empfängers, andere elektronische Formate noch erlaubt. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro gilt das auch für Umsätze des Jahres 2027. Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen von Kleinunternehmern.
Was heißt das in der Praxis?
Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025, auch als Kleinunternehmer. Gängige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD. Aufzubewahren ist die Datei im empfangenen Format. Fristen und Ausnahmen im Einzelnen erklärt der Ratgeber zur E-Rechnung.
Quelle: § 14 UStG
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