Rechnungen schreiben mit DATEV-Anbindung

Was kann das Rechnungsmodul?

Mit RechnoX schreiben Sie Rechnungen, schließen sie unveränderbar ab, verschicken sie per E-Mail und behalten offene Beträge im Blick. Kunden und Artikel legen Sie einmal an und wählen sie in der Rechnung aus. Jede Position hat Menge, Einheit, Einzelpreis, Steuersatz und auf Wunsch einen Rabatt. Logo, Schrift und Farben des PDFs stellen Sie in den Einstellungen ein.

Wie entsteht eine Rechnung?

Eine Rechnung durchläuft vier Schritte, vom Entwurf bis zur Zahlung:

1. Entwurf anlegen. Sie wählen den Kunden, tragen Rechnungsdatum, Leistungsdatum und Fälligkeit ein und fügen Positionen hinzu. Ein Entwurf hat noch keine Nummer und lässt sich ändern oder löschen.
2. Abschließen. Dabei vergibt RechnoX die nächste Rechnungsnummer aus Jahr und laufender Nummer, zum Beispiel 2026-0001, und sperrt die Rechnung. Ändern und Löschen sind danach nicht mehr möglich.
3. Versenden. RechnoX verschickt die Rechnung als PDF-Anhang per E-Mail. Betreff und Text kommen aus Ihrer Vorlage und lassen sich vor dem Senden anpassen. Wer das PDF lieber selbst verschickt, lädt es herunter und markiert die Rechnung als versendet.
4. Zahlung erfassen. Sie tragen Betrag und Datum ein. Weicht der Betrag vom offenen Betrag ab, wählen Sie einen Grund: Teilzahlung, Skonto, Bankgebühr oder Sonstiges. Bei einer Teilzahlung bleibt die Rechnung als teilweise bezahlt offen.

Jeden dieser Schritte hält RechnoX im Verlauf der Rechnung fest.

Wie korrigiere ich eine abgeschlossene Rechnung?

Eine abgeschlossene Rechnung korrigieren Sie durch Storno oder Rechnungskorrektur, nicht durch Ändern. Beim Stornieren erhält die Rechnung den Status "Storniert", und Sie laden eine Stornorechnung mit negativen Beträgen herunter. Ihre Nummer besteht aus der Rechnungsnummer und dem Zusatz "-ST". Alternativ erstellen Sie aus der Rechnung eine Rechnungskorrektur, die Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung nennt und einen eigenen Nummernkreis hat. RechnoX nennt sie bewusst nicht "Gutschrift": Umsatzsteuerlich ist eine Gutschrift eine Rechnung, die der Kunde ausstellt (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG).

Mit "Duplizieren" legen Sie aus einer vorhandenen Rechnung einen neuen Entwurf mit heutigem Datum an. Hintergründe zur Korrektur stehen im Ratgeber zur Stornorechnung.

Welche Umsatzsteuer-Fälle sind abgedeckt?

RechnoX rechnet je Position mit dem Steuersatz, den Sie wählen, und kennt acht Umsatzsteuer-Regelungen für die ganze Rechnung:

Bei allen Regelungen außer den steuerpflichtigen Umsätzen und OSS berechnet RechnoX keine Umsatzsteuer. Welche Regelung für einen Auftrag gilt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Was gilt für Kleinunternehmer?

Als Kleinunternehmer wählen Sie in den Einstellungen die Besteuerungsart "Kleinunternehmer". Neue Positionen erhalten dann 0 Prozent Umsatzsteuer, und die Auswahl der Umsatzsteuer-Regelung entfällt. Den Hinweis auf die Steuerbefreiung, der nach § 34a UStDV zu den Angaben einer Kleinunternehmer-Rechnung gehört, druckt RechnoX unter die Rechnungssumme.

Was läuft automatisch, was machen Sie selbst?

Automatisch vergibt RechnoX die Rechnungsnummer, berechnet Summen und Steuer, erzeugt das PDF und führt den Verlauf. Sie entscheiden, wann eine Rechnung abgeschlossen, versendet, als bezahlt erfasst oder storniert wird.

Zu DATEV gelangt eine Rechnung, wenn Sie sie im Bereich "DATEV Sync" dem Zahlungseingang zuordnen. RechnoX schlägt zu einem Geldeingang passende Rechnungen vor, erfasst auf Wunsch gleich die Zahlung und lädt das PDF als Beleg zum Bankumsatz in DATEV Unternehmen online hoch. Mehr dazu unter Belege und DATEV-Sync.

In welchem Tarif sind Rechnungen enthalten?

Rechnungen sind in allen Tarifen enthalten, die Tarife unterscheiden sich in der Menge pro Monat:

Rechnungskorrekturen zählen nicht mit. Die Registrierung funktioniert ohne Kreditkarte, Details stehen in der Preisübersicht.

Was das Rechnungsmodul nicht macht

RechnoX bucht nicht und hat keine Bankanbindung. Ob eine Rechnung bezahlt ist, erfassen Sie selbst oder beim Zuordnen des Bankumsatzes aus DATEV. Eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung und eine Umsatzsteuervoranmeldung gibt es nicht, beides erstellt Ihr Steuerberater in DATEV.

Das Format der Rechnungsnummer ist vorgegeben und lässt sich nicht frei gestalten. Rechnungen lauten auf Euro. E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen Sie als eigenen Export, siehe E-Rechnung erstellen.