E-Rechnung validieren: XRechnung und ZUGFeRD vor dem Versand prüfen
Wie Sie XRechnung und ZUGFeRD prüfen: die drei Prüfstufen, der KoSIT-Validator, Mustang für ZUGFeRD, die häufigsten Fehlermeldungen und was eine Validierung nicht prüft.
Eine Validierung prüft, ob eine E-Rechnung technisch der Norm EN 16931 entspricht: Aufbau der XML-Datei, Geschäftsregeln der Norm und bei der XRechnung die deutschen Zusatzregeln. Das Referenzwerkzeug ist der kostenlose Validator der KoSIT, für ZUGFeRD-PDFs eignet sich Mustang. Ob Steuersatz und Steuerfall stimmen, prüft keine Validierung.
Was prüft eine Validierung?
Eine Validierung prüft, ob eine E-Rechnung so aufgebaut ist, wie es die Norm EN 16931 und gegebenenfalls ein nationaler Standard verlangen. Das geschieht in drei Stufen:
| Stufe | Was geprüft wird | Beispiel für einen Fehler |
|---|---|---|
| 1. XML-Schema | Ob die Datei syntaktisch korrekt ist: richtige Elemente, richtige Reihenfolge, gültige Datentypen | Ein Element ist falsch benannt oder steht an der falschen Stelle |
| 2. Geschäftsregeln der EN 16931 | Ob die Angaben vollständig sind und zusammenpassen, in Regeln mit Kürzeln wie BR-16 oder BR-CO-15 | Die Summe der Positionen weicht vom Nettobetrag ab |
| 3. Nationale Regeln (bei XRechnung) | Zusätzliche deutsche Pflichtangaben, Regeln mit dem Kürzel BR-DE | Die Telefonnummer des Verkäufers fehlt |
Bei einem ZUGFeRD-PDF kommt eine vierte Prüfung hinzu: Ob das PDF dem Archivformat PDF/A-3 entspricht und die XML-Datei korrekt eingebettet ist.
Was die Formate unterscheidet, erklärt der Ratgeber XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich.
Was ist der KoSIT-Validator?
Der KoSIT-Validator ist das Referenzwerkzeug, um eine XRechnung zu prüfen. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), die den Standard XRechnung betreibt, veröffentlicht ihn als Open-Source-Programm unter der Lizenz Apache 2.0.
Der Validator selbst enthält keine Regeln. Er arbeitet mit einer Prüfkonfiguration, die für jede Version des Standards erscheint. Die aktuelle Konfiguration vom 31. August 2026 prüft gegen XRechnung 3.0 und bindet die Regeln der europäischen Norm in der Fassung 1.3.16 ein.
Das Ergebnis ist ein Prüfbericht mit allen Meldungen und einer Bewertung: annehmen oder ablehnen. Jede Meldung hat eine Stufe:
- Fehler: Die Rechnung entspricht nicht dem Standard und wird abgelehnt.
- Warnung: Die Rechnung wird angenommen, sollte aber geprüft werden.
- Information: Ein Hinweis, der die Annahme nicht berührt.
Wie prüfe ich eine XRechnung selbst?
Sie laden den Validator und die Prüfkonfiguration von GitHub herunter und starten ihn mit Java auf der Kommandozeile:
java -jar validator-1.6.3-standalone.jar \
-s config/scenarios.xml -r config \
-o berichte -h rechnung.xml
Dabei ist -s die Szenario-Datei der Konfiguration, -r ihr Verzeichnis und -o der Ordner für die Prüfberichte. Mit -h speichert der Validator zusätzlich einen lesbaren HTML-Bericht. Mehrere Dateien lassen sich in einem Aufruf prüfen.
Wer keine Kommandozeile nutzen möchte, macht eine E-Rechnung mit unserem kostenlosen Werkzeug E-Rechnung anzeigen lesbar. Es prüft die wichtigsten Pflichtfelder und Summen direkt im Browser, ersetzt aber nicht die vollständige Prüfung mit dem KoSIT-Validator.
Wie prüfe ich ein ZUGFeRD-PDF?
Für ZUGFeRD eignet sich Mustang, eine freie Programmbibliothek für ZUGFeRD und Factur-X. Ihr Prüfmodus kontrolliert das PDF/A-3 und die eingebettete XML-Datei in einem Durchgang:
java -jar Mustang-CLI-2.26.0.jar --action validate --source rechnung.pdf
Das Ergebnis lautet für beide Teile "valid" oder "invalid", mit den einzelnen Fehlern. Ein PDF ohne eingebettete XML-Datei ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.
Welche Fehlermeldungen sind am häufigsten?
Die meisten Fehler betreffen fehlende Angaben zum Verkäufer, zur Zahlung oder zum Steuerfall. Die Texte stammen aus der Prüfkonfiguration der KoSIT:
| Regel | Was sie verlangt | Was meist fehlt |
|---|---|---|
| BR-DE-1 | Angaben zu "PAYMENT INSTRUCTIONS" (BG-16) | Zahlungsart und Bankverbindung |
| BR-DE-2, BR-DE-5 bis 7 | Kontaktdaten des Verkäufers: Ansprechpartner, Telefon, E-Mail (BG-6, BT-41 bis BT-43) | Telefonnummer oder E-Mail-Adresse in den Firmendaten |
| BR-DE-3, BR-DE-4 | Ort und Postleitzahl des Verkäufers (BT-37, BT-38) | Unvollständige Firmenadresse |
| BR-DE-15 | Käuferreferenz (BT-10) | Bei Behörden die Leitweg-ID, sonst zum Beispiel die Kundennummer |
| BR-DE-16 | USt-IdNr. oder Steuernummer des Verkäufers (BT-31, BT-32) | Beides fehlt in den Firmendaten |
| BR-AE-02 | Bei Reverse Charge die USt-IdNr. oder Steuernummer des Verkäufers und die USt-IdNr. des Käufers (BT-48) | USt-IdNr. des Kunden |
| BR-IC-11 | Bei innergemeinschaftlicher Lieferung ein Lieferdatum (BT-72) oder einen Leistungszeitraum (BG-14) | Lieferdatum |
| BR-O-02 | Bei nicht steuerbaren Umsätzen keine USt-IdNr. von Verkäufer oder Käufer | Programm schreibt die USt-IdNr. trotzdem in die Datei |
| BR-S-05 | Bei der Kategorie "Standard rated" einen Steuersatz über null | Eine 0-%-Position wird als normal besteuert gekennzeichnet |
| BR-27 | Kein negativer Einzelpreis (BT-146) | Ein Abzug wurde als negativer Preis statt als negative Menge erfasst |
| BR-CO-10, BR-CO-15 | Summen, die zu den Positionen und zueinander passen | Rundungsdifferenzen zwischen Positionen und Gesamtbetrag |
Regeln mit BR-DE gelten nur für XRechnung. Die übrigen stammen aus der europäischen Norm und gelten für jede E-Rechnung nach EN 16931, auch für ZUGFeRD.
Was prüft eine Validierung nicht?
Eine Validierung prüft die Form, nicht den Inhalt. Eine Rechnung kann fehlerfrei validieren und trotzdem steuerlich falsch sein:
- Falscher Steuersatz: Eine Rechnung über 19 % an eine Privatkundin in Frankreich ist technisch einwandfrei. Liegen Ihre Fernverkäufe über der Schwelle, wären aber 20 % richtig, siehe OSS-Verfahren.
- Falscher Steuerfall: Ob eine Leistung unter Reverse Charge fällt, kann kein Validator beurteilen. Er prüft nur, ob die dafür nötigen Angaben da sind.
- Ungültige USt-IdNr.: Der Validator prüft, ob eine USt-IdNr. angegeben ist, nicht ob sie existiert. Das prüfen Sie über VIES.
- Inhalt der Leistung: Ob Menge, Preis und Leistung stimmen, bleibt Ihre Prüfung (Abschnitt 14.5 Abs. 1 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses).
Wie Sie als Empfänger mit einer E-Rechnung umgehen, steht im Ratgeber E-Rechnungen empfangen und prüfen.
E-Rechnungen mit RechnoX erstellen
Wie hilft RechnoX?
RechnoX prüft an drei Stellen, damit die E-Rechnung nicht erst beim Empfänger scheitert:
- Vor dem Abschließen: RechnoX prüft, was die gewählte USt-Regelung verlangt. Fehlt bei einer Reverse-Charge-Rechnung in die EU eine USt-IdNr., lässt sich die Rechnung nicht abschließen. Andere Lücken, etwa ein fehlendes Lieferdatum bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung, nennt RechnoX als Hinweis.
- Beim Erstellen der Datei: Fehlt eine Pflichtangabe, sagt RechnoX, wo sie zu ergänzen ist, und führt per Link dorthin: zu den Firmendaten, den Steuerangaben oder zum Kunden.
- Bei jeder Änderung am Programm: Rund 20 Rechnungsarten, von der Standardrechnung über Reverse Charge und OSS bis zur Rechnungskorrektur, laufen automatisch durch den KoSIT-Validator mit der aktuellen XRechnung-Konfiguration und durch Mustang. Eine Änderung an der Rechnungserstellung geht nur live, wenn keine dieser Prüfungen einen Fehler oder eine Warnung meldet.
Einen Prüfbericht für eine einzelne Rechnung erstellt RechnoX nicht. Verlangt ein Empfänger einen, erzeugen Sie ihn wie oben beschrieben mit dem KoSIT-Validator. Ohne Anmeldung können Sie eine E-Rechnung mit dem kostenlosen Werkzeug E-Rechnung erstellen ausprobieren. Seine Dateien laufen durch dieselben automatischen Tests.
Quellen
- § 14 UStG: Definition der E-Rechnung und Verweis auf die EN 16931
- KoSIT: Standard XRechnung, Validator und Prüfkonfiguration für XRechnung
- CEN: Prüfregeln der EN 16931
- Mustang: Prüfung von ZUGFeRD und Factur-X
- BMF: Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE), Abschnitt 14.5
Häufige Fragen
Bin ich verpflichtet, meine E-Rechnungen zu validieren?
Eine ausdrückliche Pflicht nennt das Umsatzsteuergesetz nicht. Ihre Rechnung muss aber der Norm EN 16931 entsprechen, sonst ist sie keine E-Rechnung im Sinne von § 14 Abs. 1 UStG. Eine Validierung ist der einfachste Weg, das nachzuweisen, besonders bevor Sie ein neues Programm oder eine neue Vorlage einsetzen.
Ist der KoSIT-Validator kostenlos?
Ja. Der Validator steht unter der Open-Source-Lizenz Apache 2.0, die Prüfregeln für XRechnung veröffentlicht die KoSIT ebenfalls frei. Sie brauchen Java, um ihn auszuführen.
Gelten die BR-DE-Regeln auch für ZUGFeRD?
Nur, wenn das ZUGFeRD-PDF im Profil XRECHNUNG erstellt ist. Die Regeln mit dem Kürzel BR-DE gehören zum deutschen Standard XRechnung. Ein ZUGFeRD-PDF im Profil EN 16931 muss die Regeln der europäischen Norm erfüllen, nicht die deutschen Zusatzregeln.
Was bedeutet eine Meldung der Stufe Information?
Eine Information verhindert nicht, dass die Rechnung angenommen wird. Sie gibt eine Empfehlung, zum Beispiel BR-DE-TMP-32: Eine Rechnung sollte ein Liefer- oder Leistungsdatum enthalten.
Muss ich den Prüfbericht aufbewahren?
Für den Empfänger einer E-Rechnung bietet es sich an, den Prüfbericht aufzubewahren (Abschnitt 14.5 Abs. 1 UStAE). Aufbewahrungspflichtig ist die Rechnung selbst, im empfangenen Format.
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