E-Rechnungen empfangen und prüfen: So gehen Sie vor
Was bei einer E-Rechnung ankommt, wie Sie eine XML-Datei lesbar machen, was Sie vor der Zahlung prüfen und wie Sie das Original acht Jahre aufbewahren.
Eine E-Rechnung kommt als XML-Datei (XRechnung) oder als PDF mit eingebetteter XML-Datei (ZUGFeRD) an, meist per E-Mail. Machen Sie sie mit einer Visualisierung lesbar, prüfen Sie Leistung, Pflichtangaben und Bankverbindung und bewahren Sie die Originaldatei acht Jahre unverändert auf. Ihr Steuerberater braucht die Datei, keinen Ausdruck.
Was kommt bei mir an, wenn jemand eine E-Rechnung schickt?
Es kommt eine Datei an, entweder eine reine XML-Datei oder ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Übermittelt wird sie zum Beispiel per E-Mail oder als Download aus einem Portal (Abschnitt 14.1 Abs. 4 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses, UStAE).
| Was ankommt | Woran Sie es erkennen | Was es ist |
|---|---|---|
| Datei mit der Endung .xml | Beim Öffnen erscheint nur Code | XRechnung oder ein anderes reines XML-Format, eine E-Rechnung |
| PDF mit eingebetteter XML-Datei | Sieht aus wie ein normales PDF, viele PDF-Betrachter zeigen die XML-Datei als Anhang | ZUGFeRD, eine E-Rechnung |
| PDF ohne eingebettete Daten | Normales PDF ohne Anhang | Sonstige Rechnung, keine E-Rechnung |
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Die Hintergründe stehen im Ratgeber zur E-Rechnung, die Formate im Vergleich XRechnung und ZUGFeRD.
Wie mache ich eine XML-Rechnung lesbar?
Mit einer Visualisierung, die aus den Daten ein lesbares Dokument erzeugt. Die XML-Datei ist für Programme gemacht und nicht für eine Sichtprüfung durch das menschliche Auge geeignet (Abschnitt 14.1 Abs. 13 UStAE).
Zwei Wege sind üblich:
- Kostenloser Dienst der Steuerverwaltung: Unter E-Rechnung ansehen bei ELSTER wählen Sie die Rechnungsdatei aus und bekommen sie angezeigt. Die Steuerverwaltung bezeichnet das als unverbindlichen Service.
- Software: Viele Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme zeigen E-Rechnungen an.
Die Anzeige ist nur eine Ansicht. Die Rechnung selbst bleibt die XML-Datei.
Was prüfe ich, bevor ich zahle?
Prüfen Sie dasselbe wie bei jeder Rechnung und zusätzlich zwei Punkte, die nur E-Rechnungen betreffen:
- Leistung: Haben Sie die Leistung bestellt und erhalten? Stimmen Menge und Preis mit Angebot oder Auftrag überein?
- Pflichtangaben: Sind Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer, Datum, Leistungszeitpunkt, Entgelt und Steuer vorhanden? Die Liste steht im Ratgeber Pflichtangaben einer Rechnung.
- Bankverbindung: Stimmt die IBAN mit der überein, die Sie von diesem Lieferanten kennen? Bei einer geänderten Bankverbindung fragen Sie telefonisch nach, bevor Sie überweisen.
- Doppelte Rechnung: Ist dieselbe Rechnungsnummer schon einmal eingegangen oder bezahlt?
- Nur bei ZUGFeRD: Zeigt das PDF dasselbe wie die eingebetteten Daten? Maßgeblich sind die strukturierten Daten, bei Abweichungen gehen sie dem PDF vor (Abschnitt 14.4 UStAE).
- Format: Eine Validierungsanwendung zeigt, ob die Datei der Norm entspricht. Sie unterstützt die Prüfung, ersetzt aber nicht Ihre eigene Kontrolle auf Vollständigkeit und Richtigkeit (Abschnitt 14.5 Abs. 1 UStAE).
Finden Sie einen Fehler, bitten Sie den Aussteller um eine Berichtigung. Ändern können Sie die Rechnung nicht selbst, und die Berichtigung einer E-Rechnung muss wieder als E-Rechnung erfolgen (Abschnitt 14.11 UStAE).
Wie bewahre ich E-Rechnungen auf?
Sie bewahren die Datei so auf, wie sie angekommen ist: die XML-Datei als XML, das ZUGFeRD-PDF als PDF mit seinen eingebetteten Daten. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen (Abschnitt 14b.1 Abs. 1 UStAE).
- Frist: Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Dieselbe Frist gilt für Buchungsbelege nach § 147 Abs. 3 AO. Sie beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
- Nicht ausreichend: ein Ausdruck, ein Bildschirmfoto oder ein PDF, das Sie aus der Anzeige erzeugt haben.
- Lesbarkeit: Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit müssen über die gesamte Frist gewährleistet sein (§ 14b Abs. 1 Satz 2 UStG).
Was bei der digitalen Ablage sonst zu beachten ist, steht im Ratgeber zur GoBD.
Wie gebe ich E-Rechnungen an meinen Steuerberater weiter?
Geben Sie die Originaldatei weiter, nicht ein Foto oder einen Ausdruck. Nur in der Datei stecken die strukturierten Daten, die die Kanzlei für die Buchung nutzen kann.
Arbeitet Ihre Kanzlei mit DATEV, ist ein üblicher Weg der Upload in DATEV Unternehmen online. Klären Sie einmal mit der Kanzlei, auf welchem Weg E-Rechnungen ankommen sollen, und leiten Sie die Dateien laufend weiter statt gesammelt am Monatsende. Mehr zur Zusammenarbeit steht im Ratgeber zur DATEV-Anbindung.
Was macht RechnoX mit eingehenden E-Rechnungen?
RechnoX liest eingehende Rechnungen derzeit per Texterkennung und wertet die eingebettete XML-Datei nicht aus. Im Einzelnen:
- ZUGFeRD-PDF: Sie laden es wie jedes PDF als Beleg hoch. Die Texterkennung liest Betrag, Datum, Lieferant und Rechnungsnummer aus dem sichtbaren PDF. Die eingebetteten Daten bleiben dabei unberücksichtigt.
- Reine XML-Datei: Die Belegerfassung arbeitet mit Fotos und PDF-Dateien. Eine XRechnung geben Sie deshalb im Original direkt an Ihre Kanzlei, zum Beispiel über DATEV Unternehmen online.
Bewahren Sie die Originaldatei jeder E-Rechnung zusätzlich selbst auf. Beim Ausstellen ist RechnoX weiter: Ausgangsrechnungen erstellt es auf Wunsch als XRechnung oder ZUGFeRD.
Quellen
- § 14 UStG: E-Rechnung und Zustimmung des Empfängers
- § 14b UStG und § 147 AO: Aufbewahrung
- § 15 UStG: Vorsteuerabzug
- § 27 Abs. 38 UStG: Übergangsfristen
- BMF: Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE), Abschnitte 14.1, 14.4, 14.5, 14.11, 14b.1 und 15.2a
- ELSTER: E-Rechnung ansehen
Häufige Fragen
Muss ich dem Empfang von E-Rechnungen zustimmen?
Nein. Ist der Aussteller zur E-Rechnung verpflichtet, braucht er Ihre Zustimmung nicht (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Sie können auch keine Papier- oder PDF-Rechnung als Ersatz verlangen (Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE).
Darf ich die E-Rechnung ausdrucken und die Datei löschen?
Nein. Eine Rechnung ist im empfangenen Format aufzubewahren, bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen (Abschnitt 14b.1 Abs. 1 UStAE). Ein Ausdruck enthält diese Daten nicht.
Was mache ich, wenn PDF und XML einer ZUGFeRD-Rechnung voneinander abweichen?
Maßgeblich sind die strukturierten Daten, sie gehen dem Bildteil vor (Abschnitt 14.4 UStAE). Zahlen Sie nicht nach dem PDF, sondern bitten Sie den Aussteller um Klärung und eine berichtigte Rechnung.
Muss ich jede E-Rechnung technisch validieren?
Eine Pflicht dazu nennt die Finanzverwaltung nicht. Eine Validierung zeigt, ob Format und Geschäftsregeln eingehalten sind, und Sie dürfen sich bei üblicher Sorgfalt auf ihr Ergebnis verlassen. Die inhaltliche Prüfung ersetzt sie nicht. Es bietet sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren (Abschnitt 14.5 Abs. 1 UStAE).
Ein Lieferant schickt weiter PDF-Rechnungen. Ist das ein Problem?
Bis zum Ende der Übergangsfristen nicht, wenn Sie zustimmen (§ 27 Abs. 38 UStG). Danach gilt: Besteht die Pflicht zur E-Rechnung, ist ein einfaches PDF keine ordnungsmäßige Rechnung und berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug (Abschnitt 15.2a Abs. 1 UStAE). Bitten Sie den Lieferanten rechtzeitig um die Umstellung.
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