XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich: Welches Format passt?
XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich: Aufbau, Lesbarkeit, Einsatz, Leitweg-ID, welche ZUGFeRD-Profile als E-Rechnung gelten und welches Format wann passt.
XRechnung ist eine reine XML-Datei, ZUGFeRD ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Beide beruhen auf der Norm EN 16931 und gelten als E-Rechnung nach § 14 UStG, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ohne die Profile MINIMUM und BASIC WL. Für öffentliche Auftraggeber ist die XRechnung mit Leitweg-ID üblich, zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD praktisch.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Der Unterschied liegt im Aufbau: Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei, eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF, in das dieselben Daten als XML-Datei eingebettet sind. Beide enthalten die Rechnung in strukturierter Form und gelten deshalb als E-Rechnung im Sinne von § 14 Abs. 1 UStG.
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Aufbau | Reine XML-Datei | PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei (hybrides Format) |
| Syntax | UBL oder UN/CEFACT CII | UN/CEFACT CII |
| Für Menschen lesbar | Nur mit einer Visualisierung | Ja, das PDF lässt sich normal öffnen |
| Herausgeber | KoSIT im Auftrag des IT-Planungsrats | Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) |
| Typischer Einsatz | Rechnungen an öffentliche Auftraggeber | Rechnungen zwischen Unternehmen |
| Maßgeblicher Teil | Die XML-Daten | Die XML-Daten, nicht das PDF-Bild |
Eine allgemeine Einführung in Pflicht und Fristen gibt der Ratgeber zur E-Rechnung.
Was ist die Norm EN 16931?
EN 16931 ist die europäische Norm für die elektronische Rechnung. Sie legt fest, welche Informationen eine Rechnung enthält (das Datenmodell) und in welchen XML-Syntaxen sie dargestellt werden darf, nämlich UBL und UN/CEFACT CII.
Das Umsatzsteuergesetz verweist auf diese Norm: Das strukturierte Format einer E-Rechnung muss ihr entsprechen oder mit ihr interoperabel sein (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG). Formate, die der Norm entsprechen, sind immer zulässig (Abschnitt 14.1 Abs. 11 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses, UStAE). XRechnung und ZUGFeRD sind zwei deutsche Ausprägungen dieser Norm. Auch Formate aus anderen EU-Ländern sind zulässig, wenn sie der Norm entsprechen.
Welche ZUGFeRD-Profile gelten als E-Rechnung?
ZUGFeRD gilt ab der Version 2.0.1 als E-Rechnung, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC WL (Abschnitt 14.1 Abs. 14 UStAE). Ein Profil legt fest, wie viele Angaben die eingebettete XML-Datei enthält.
| Profil | Inhalt | E-Rechnung |
|---|---|---|
| MINIMUM | Angaben zu Käufer und Verkäufer, Gesamtbetrag und Gesamtumsatzsteuer, gedacht als Buchungshilfe | Nein |
| BASIC WL | Angaben auf Dokumentenebene ohne Rechnungspositionen, ebenfalls eine Buchungshilfe | Nein |
| BASIC | Untermenge der Norm für einfache Rechnungen | Ja |
| EN 16931 (COMFORT) | Bildet die Norm vollständig ab | Ja |
| EXTENDED | Erweiterung für komplexere Geschäftsprozesse | Ja |
| XRECHNUNG | Referenzprofil, das eine XRechnung in das PDF einbettet | Ja |
FeRD empfiehlt für normgerechte Rechnungen das Profil EN 16931. Ein PDF mit einem der beiden kleinsten Profile oder ein PDF ganz ohne eingebettete Daten ist umsatzsteuerlich eine sonstige Rechnung.
Wann brauche ich eine Leitweg-ID?
Eine Leitweg-ID brauchen Sie für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Sie ist eine Kennung, mit der die Rechnung der richtigen Behörde zugestellt wird. Für Rechnungen an Stellen des Bundes gehört sie zu den Pflichtangaben (§ 5 ERechV), ebenso wie Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und eine E-Mail-Adresse.
Die Leitweg-ID teilt Ihnen der Auftraggeber mit, meist schon im Auftrag. Rechnungen an den Bund sind grundsätzlich im Standard XRechnung auszustellen und über ein Verwaltungsportal des Bundes einzureichen. Ein anderer Standard ist zulässig, wenn er der europäischen Norm entspricht (§ 4 ERechV). Länder und Kommunen haben eigene Vorgaben.
Für Rechnungen an private Unternehmen brauchen Sie keine Leitweg-ID.
Welches Format sollte ich wählen?
Richten Sie sich nach dem Empfänger. Steuerlich sind beide Formate gleichwertig.
| Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Rechnung an eine Bundesbehörde oder einen anderen öffentlichen Auftraggeber | XRechnung mit Leitweg-ID, Vorgaben des Auftraggebers prüfen |
| Kunde ist ein kleines Unternehmen ohne Rechnungssoftware | ZUGFeRD, weil er das PDF sofort lesen kann |
| Kunde nennt ein Format im Auftrag oder in seinen Einkaufsbedingungen | Das genannte Format |
| Kunde verarbeitet Rechnungen automatisch | Beide funktionieren, fragen Sie nach dem bevorzugten Format und Profil |
| Privatkunde | Keine E-Rechnung nötig, Papier oder PDF genügen |
| Sie sind unsicher | ZUGFeRD im Profil EN 16931 |
Worauf muss ich bei ZUGFeRD achten?
Bei ZUGFeRD müssen PDF und XML denselben Inhalt haben, denn maßgeblich sind die strukturierten Daten. Weichen sie voneinander ab, gehen die XML-Daten vor (Abschnitt 14.4 UStAE).
Daraus folgen drei Regeln:
- Alle Pflichtangaben in die Daten: Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. Ein Verweis auf eine Anlage genügt nicht (Abschnitt 14.5 Abs. 1 UStAE).
- PDF nicht nachträglich bearbeiten: Enthält das PDF abweichende Angaben, etwa einen anderen Steuerbetrag, kann es als weitere Rechnung gelten, für die eine zusätzliche Steuerschuld zu prüfen ist (Abschnitt 14c.1 Abs. 4a UStAE).
- Datei unverändert weitergeben: Wer ein ZUGFeRD-PDF druckt, scannt oder als Bild speichert, verliert die eingebetteten Daten.
Ob eine Datei der Norm entspricht, lässt sich mit einer Validierungsanwendung prüfen. Was Empfänger mit der Datei tun, steht im Ratgeber E-Rechnungen empfangen und prüfen.
Wie hilft RechnoX?
RechnoX erstellt Rechnungen auf Wunsch als XRechnung oder als ZUGFeRD nach der Norm EN 16931. So können Sie das Format liefern, das Ihr Kunde braucht, ohne die Rechnung in einem zweiten Programm zu erfassen.
RechnoX erstellt E-Rechnungen, liest sie aber nicht ein: Bei eingehenden Rechnungen wird die eingebettete XML-Datei derzeit nicht ausgewertet, die Angaben werden per Texterkennung gelesen.
Quellen
- § 14 UStG: Definition der E-Rechnung
- § 4 und § 5 ERechV: Standard und Leitweg-ID bei Rechnungen an den Bund
- BMF: Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE), Abschnitte 14.1, 14.4, 14.5 und 14c.1
- KoSIT: Standard XRechnung
- FeRD: ZUGFeRD und Fragen und Antworten zu den Profilen
- ELSTER: E-Rechnung ansehen
Häufige Fragen
Ist eine XRechnung rechtlich mehr wert als eine ZUGFeRD-Rechnung?
Nein. Beide Formate erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung nach § 14 Abs. 1 UStG, wenn sie der Norm EN 16931 entsprechen. Welches zulässige Format verwendet wird, ist eine zivilrechtliche Frage zwischen den Vertragsparteien (Abschnitt 14.1 Abs. 12 UStAE).
Muss ich zu einer XRechnung zusätzlich ein PDF mitschicken?
Nein. Bei einer E-Rechnung ist die zusätzliche Erstellung eines menschenlesbaren Dokuments nicht erforderlich (Abschnitt 14.4 UStAE). Der Empfänger kann die XML-Datei mit einer Visualisierung lesbar machen.
Kann ich eine XRechnung ohne besondere Software lesen?
Im Texteditor sehen Sie nur die XML-Struktur. Lesbar wird die Rechnung mit einer Visualisierung, zum Beispiel mit dem kostenlosen Dienst E-Rechnung ansehen der Steuerverwaltung bei ELSTER.
Ist ZUGFeRD dasselbe wie Factur-X?
Inhaltlich ja. Nach Angaben des Forums elektronische Rechnung Deutschland haben Deutschland und Frankreich das Format gemeinsam definiert: ZUGFeRD ab Version 2.0 und das international als Factur-X bekannte Format sind inhaltlich identisch.
Darf mein Kunde das Format vorschreiben?
Das Umsatzsteuerrecht überlässt die Wahl unter den zulässigen Formaten den Vertragsparteien. Nennt Ihr Kunde im Auftrag oder in seinen Einkaufsbedingungen ein Format, sollten Sie es liefern oder vorher eine andere Absprache treffen.
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