OSS-Verfahren: Rechnungen an Privatkunden im EU-Ausland

Was ist das OSS-Verfahren?

OSS (One-Stop-Shop) ist ein Verfahren, mit dem Sie Umsatzsteuer, die Sie in anderen EU-Ländern schulden, gesammelt in Deutschland erklären und zahlen. Die Anmeldung und die Erklärungen gehen an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), das die Steuer an die einzelnen Länder weiterleitet. Geregelt ist das Verfahren in § 18j UStG.

Nötig wird es, weil bei bestimmten Verkäufen an Privatkunden nicht der deutsche Steuersatz gilt, sondern der des Landes, in dem der Kunde sitzt. Ohne OSS müssten Sie sich dafür in jedem dieser Länder steuerlich registrieren und dort eigene Erklärungen abgeben.

Wann gilt der Steuersatz des Kundenlandes?

Der Steuersatz des Kundenlandes gilt vor allem in zwei Fällen, wenn der Kunde eine Privatperson in einem anderen EU-Land ist:

Beim Fernverkauf liegt der Ort der Lieferung dort, wo die Ware ankommt. Ausgenommen sind unter anderem neue Fahrzeuge, Ware, die Sie beim Kunden montieren oder installieren, und Waren unter der Differenzbesteuerung (§ 3c Abs. 5 UStG).

Kauft ein Unternehmen mit USt-IdNr., gilt OSS nicht. Dann rechnen Sie in der Regel ohne Umsatzsteuer ab, wie im Ratgeber Reverse-Charge-Verfahren beschrieben.

Was bedeutet die 10.000-Euro-Schwelle?

Bis 10.000 Euro im Jahr bleibt es beim deutschen Steuersatz. Das gilt, wenn Sie nur in Deutschland ansässig sind und die Summe Ihrer Fernverkäufe und der genannten digitalen Leistungen an Privatkunden in allen anderen EU-Ländern zusammen im vorigen Jahr 10.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr nicht überschreitet (§ 3c Abs. 4 UStG).

Die Schwelle gilt EU-weit und nicht je Land. Gezählt werden die Nettobeträge.

Wer die Schwelle im laufenden Jahr überschreitet, kann sich nach Angaben des BZSt bis zum zehnten Tag des Folgemonats für OSS registrieren. Behalten Sie die Summe deshalb im Blick, am besten monatlich.

Welche Steuersätze gelten in den EU-Ländern?

Jedes EU-Land hat einen Regelsteuersatz und meist einen oder mehrere ermäßigte Sätze. Welcher ermäßigte Satz für eine Ware gilt, regelt jedes Land selbst: Für Bücher gelten zum Beispiel in Frankreich 5,5 %, in Italien 4 %. Die Regelsätze laut der Übersicht der EU (zuletzt von der EU geprüft am 13. Juli 2026):

Die Sätze ändern sich regelmäßig: Estland, Rumänien und die Slowakei haben ihren Regelsatz 2025 erhöht, Finnland 2024. Prüfen Sie vor dem ersten Verkauf in ein Land den aktuellen Satz und den ermäßigten Satz für Ihre Ware, etwa in der Steuerdatenbank der EU-Kommission (TEDB).

Wie melde ich mich an und wann sind die Erklärungen fällig?

Sie melden sich elektronisch beim BZSt an, bevor der Zeitraum beginnt, für den Sie OSS nutzen wollen (§ 18j Abs. 1 UStG). Die Teilnahme beginnt nach Angaben des BZSt grundsätzlich am ersten Tag des Kalendervierteljahres, das auf die Anmeldung folgt.

Danach gilt:

• Zeitraum: Das Kalendervierteljahr (§ 16 Abs. 1d UStG).
• Erklärung: Innerhalb eines Monats nach Ende des Quartals, also bis 30. April, 31. Juli, 31. Oktober und 31. Januar (§ 18j Abs. 4 UStG). Auch ohne Umsätze ist eine Erklärung abzugeben.
• Zahlung: Bis zum letzten Tag des Monats nach dem Quartal. Ein Lastschrifteinzug ist laut BZSt nicht möglich, Sie überweisen mit dem zugeteilten Kassenzeichen.
• Fremdwährung: Beträge in anderen Währungen rechnen Sie mit dem Kurs der Europäischen Zentralbank vom letzten Tag des Quartals um (§ 16 Abs. 6 UStG).
• Aufzeichnungen: Zehn Jahre aufbewahren, gerechnet ab Ende des Jahres des Umsatzes, und auf Anfrage elektronisch bereitstellen (§ 22 Abs. 1 UStG). Das ist länger als die acht Jahre für gewöhnliche Rechnungen.

Die OSS-Erklärung ist eine eigene Erklärung beim BZSt. Sie ersetzt nicht die Umsatzsteuer-Voranmeldung für Ihre übrigen Umsätze beim Finanzamt.

Was muss auf der Rechnung stehen?

Für die Rechnung gelten die Regeln des Landes, in dem Sie am OSS-Verfahren teilnehmen (Art. 219a Abs. 2 Buchst. b der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie). Wenn Sie sich beim BZSt anmelden, sind das die deutschen Regeln, auch wenn die Steuer in Frankreich anfällt. Für eine Teilnahme in einem anderen EU-Land regelt das § 14 Abs. 7 Satz 3 UStG.

Zu einer Rechnung verpflichtet § 14 Abs. 2 UStG vor allem bei Leistungen an andere Unternehmer und an juristische Personen. Stellen Sie Privatkunden eine Rechnung aus, wie es im Versandhandel üblich ist, enthält sie die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG mit dem Steuersatz und dem Steuerbetrag des Kundenlandes. Ein Beispiel für eine Kundin in Lyon:

Ein Hinweis wie "Steuerpflichtig im Bestimmungsland Frankreich, erklärt im OSS-Verfahren" ist nicht vorgeschrieben. Er hilft aber Ihrer Kundin und Ihrem Steuerberater zu verstehen, warum dort 20 % statt 19 % stehen. Eine E-Rechnung brauchen Privatkunden nicht.

Typische Fehler

• Deutscher Satz über der Schwelle: 19 % statt 20 % auf einer Rechnung nach Frankreich bedeutet, dass zu wenig französische Steuer erklärt wird.
• Ermäßigter Satz übernommen: 7 % gibt es in Frankreich nicht. Ermäßigte Sätze lassen sich nicht von einem Land auf ein anderes übertragen.
• Unternehmen als Privatkunde behandelt: Hat der Kunde eine USt-IdNr. und kauft für sein Unternehmen, gilt OSS nicht.
• Lieferland falsch: Maßgeblich ist, wohin die Ware geht. Eine deutsche Kundin mit Lieferadresse in Wien kauft im Sinne von § 3c UStG in Österreich.
• Nullmeldung vergessen: Auch ein Quartal ohne Umsätze muss erklärt werden.

Wie hilft RechnoX?

In RechnoX wählen Sie beim Schreiben einer Rechnung, eines Angebots oder einer Abo-Rechnung die USt-Regelung "OSS". Die Positionen bekommen dann den Regelsteuersatz des Kundenlandes, für eine Kundin in Frankreich also 20 % statt 19 %. Ermäßigte Sätze des Landes stehen zur Auswahl, jeder andere Satz lässt sich eintippen. Wechseln Sie den Kunden oder die Regelung, ziehen die Positionen mit dem Regelsatz mit.

Vor dem Abschließen weist RechnoX darauf hin, wenn etwas nicht zu OSS passt: ein Kunde in Deutschland oder außerhalb der EU, ein Kunde mit USt-IdNr. oder ein Steuersatz, den es im Kundenland nicht gibt. Die Rechnung nennt das Bestimmungsland und das OSS-Verfahren.

RechnoX summiert die 10.000-Euro-Schwelle nicht und gibt keine OSS-Erklärung ab. Die Rechnungen liegen in DATEV Unternehmen online, die Erklärung beim BZSt geben Sie oder Ihr Steuerberater ab.

Quellen

• § 3c UStG: Fernverkauf, 10.000-Euro-Schwelle, Verzicht
• § 3a Abs. 5 UStG: elektronische Leistungen an Privatpersonen
• § 18j UStG: besonderes Besteuerungsverfahren (OSS)
• § 16 UStG: Besteuerungszeitraum und Umrechnung
• § 22 UStG: Aufbewahrung der Aufzeichnungen
• § 14 UStG: Rechnungspflicht und Pflichtangaben
• Richtlinie 2006/112/EG, Art. 219a: Rechnungsstellung bei OSS
• BZSt: One-Stop-Shop EU-Regelung
• EU: Mehrwertsteuersätze der EU-Länder