Rechnungsprogramm für IT-Freelancer mit DATEV-Anbindung
RechnoX für IT-Freelancer: Rechnungen nach Stunden oder Tagen, englische PDFs, Reverse Charge, E-Rechnung für Konzernkunden und Belegübergabe über DATEV.
IT-Freelancer rechnen mit RechnoX Stunden und Tagessätze ab, stellen Rechnungen auf Deutsch oder Englisch und wählen die Umsatzsteuer-Regelung für Kunden im Ausland. E-Rechnungen für Konzernkunden entstehen als XRechnung oder ZUGFeRD. Belege für Hardware und Software landen über DATEV beim Steuerberater. Eine Zeiterfassung ist nicht enthalten, Rechnungen lauten auf Euro.
Wie sieht die Situation von IT-Freelancern aus?
IT-Freelancer arbeiten meist für einen oder wenige Auftraggeber, oft über einen Vermittler, und rechnen einmal im Monat Stunden oder Tage nach Leistungsnachweis ab. Kunden sitzen nicht selten im Ausland, Konzerne verlangen Bestellnummern und E-Rechnungen. Auf der Ausgabenseite stehen Hardware, Software-Abos und Reisekosten, vieles davon online bestellt. Die Buchhaltung liegt beim Steuerberater, in der Regel in DATEV.
Der Verwaltungsaufwand ist klein, aber er wiederholt sich jeden Monat. RechnoX ist dafür gedacht, ihn auf wenige Schritte zu begrenzen.
Welche Funktionen sind für IT-Freelancer wichtig?
Diese Funktionen decken den typischen Monat ab:
| Funktion | Warum sie für IT-Freelancer zählt | Tarif |
|---|---|---|
| Rechnungen | Positionen mit Einheit Stunden oder Tage, Leistungsdatum, PDF auf Deutsch oder Englisch | Alle |
| Umsatzsteuer-Regelung | Auswahl je Rechnung für Inland, EU-Ausland und Drittland, zum Beispiel Reverse Charge | Alle |
| E-Rechnung | XRechnung oder ZUGFeRD mit Pflichtfeldprüfung und Bestellreferenz | Alle |
| Wiederkehrende Rechnungen | Wartungs- und Hostingverträge im festen Rhythmus | Basis, Pro |
| Belege und DATEV-Sync | Belege für Hardware und Software am Bankumsatz in DATEV | Alle |
| Portal-Abruf | Rechnungen aus Amazon und Uber abrufen | Pro |
| Steuerberater-Zugang | Rückfragen der Kanzlei als Kommentar am Beleg | Alle |
Bei den Regelungen ohne Umsatzsteuer, etwa Reverse Charge, berechnet RechnoX keine Steuer. Ob und welche Regelung gilt, entscheidet nicht das Programm, sondern die Rechtslage Ihres Auftrags. Eine Einführung gibt der Ratgeber zu Reverse Charge, im Einzelfall fragen Sie Ihren Steuerberater.
Wie sieht ein Monat in der Praxis aus?
Ein typischer Monat besteht aus fünf Schritten:
- Monatsrechnung schreiben. Sie legen die Rechnung an, tragen Stunden oder Tage aus Ihrem Leistungsnachweis ein, wählen die Umsatzsteuer-Regelung und schließen die Rechnung ab. Ist beim Kunden die Sprache Englisch hinterlegt, entsteht das PDF auf Englisch.
- Rechnung übermitteln. Sie versenden das PDF per E-Mail aus RechnoX. Verlangt der Kunde eine E-Rechnung, exportieren Sie XRechnung oder ZUGFeRD und laden die Datei in seinem Portal hoch.
- Belege erfassen. Rechnungen für Software-Abos laden Sie als PDF hoch, Quittungen fotografieren Sie. Im Tarif Pro holt die Browser-Erweiterung Ihre Amazon-Rechnungen ab.
- DATEV Sync starten. Sie laden die Bankumsätze aus DATEV, ordnen den Zahlungseingang der vorgeschlagenen Rechnung zu und ergänzen Belege bei Ausgaben. Die Rechnung liegt danach als Beleg am Umsatz in DATEV Unternehmen online.
- Zahlungsziel überwachen. Zahlt der Vermittler spät, zeigt die Mahnübersicht die überfällige Rechnung, und Sie verschicken eine Zahlungserinnerung.
Welcher Tarif passt für IT-Freelancer?
Wer eine Rechnung im Monat schreibt, kommt mit dem kostenlosen Tarif aus: fünf Rechnungen im Monat, E-Rechnung, DATEV-Sync und Steuerberater-Zugang. Für Wartungsverträge mit wiederkehrenden Rechnungen brauchen Sie den Tarif Basis für 5 Euro im Monat. Der Tarif Pro für 15 Euro im Monat lohnt sich, wenn Sie viel über Amazon bestellen und die Rechnungen abrufen lassen wollen. Die Registrierung funktioniert ohne Kreditkarte, siehe Preisübersicht.
Was RechnoX für IT-Freelancer nicht abdeckt
RechnoX ist ein Rechnungs- und Belegprogramm, kein Werkzeug für Zeiterfassung oder Buchhaltung. Nicht enthalten sind:
- Zeiterfassung und Leistungsnachweis. Stunden führen Sie in Ihrem eigenen Werkzeug. Anhänge außer dem Rechnungs-PDF verschickt RechnoX nicht.
- Fremdwährungen. Rechnungen lauten auf Euro.
- Prüfung der USt-IdNr. RechnoX prüft die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Kunden nicht und erstellt keine Meldungen an Finanzbehörden.
- Reverse Charge in Vorlagen. Wiederkehrende Rechnungen lassen sich nicht mit einer abweichenden Umsatzsteuer-Regelung hinterlegen.
- Weitere Portale. Der Portal-Abruf deckt Amazon und Uber ab, nicht die Portale von Cloud- und Software-Anbietern.
- Buchhaltung und Bank. RechnoX bucht nicht und hat keine Bankanbindung. Gewinnermittlung und Umsatzsteuervoranmeldung erstellt Ihr Steuerberater in DATEV.
Machen Sie Ihre Buchhaltung selbst, ist ein Programm mit eigener Buchhaltung die bessere Wahl.
Häufige Fragen
Kann ich Rechnungen an Kunden im EU-Ausland schreiben?
Ja. In der Rechnung wählen Sie die Umsatzsteuer-Regelung, zum Beispiel Reverse Charge für das EU-Ausland. RechnoX berechnet dann keine Umsatzsteuer. Welche Regelung für Ihren Auftrag gilt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Kann ich den Leistungsnachweis an die Rechnung anhängen?
Nein. Die E-Mail aus RechnoX enthält das PDF der Rechnung. Den Leistungsnachweis senden Sie getrennt oder laden Rechnung und Nachweis im Portal Ihres Kunden hoch.
Erstellt RechnoX E-Rechnungen für Konzernkunden?
Ja. Jede abgeschlossene Rechnung lässt sich als XRechnung oder ZUGFeRD exportieren, die beim Kunden hinterlegte Bestellreferenz wird übernommen. Die Datei laden Sie herunter und übermitteln sie selbst, zum Beispiel über das Lieferantenportal des Kunden.
Kann ich in US-Dollar oder Schweizer Franken abrechnen?
Nein. Rechnungen in RechnoX lauten auf Euro.
Rechnungen und Belege direkt in DATEV
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