Rechnungen aus Lieferantenportalen abrufen

Was macht der Portal-Abruf?

Der Portal-Abruf holt Rechnungen aus Online-Portalen, in denen Sie regelmäßig einkaufen, und ordnet sie den Bankumsätzen aus DATEV zu. Unterstützt werden derzeit zwei Portale:

In der Anwendung ist die Funktion als Beta gekennzeichnet. Portale ändern ihre Seiten gelegentlich, dann kann ein Abruf vorübergehend ausfallen.

Was brauche ich dafür?

Sie brauchen den Tarif Pro, den Browser Chrome und die Browser-Erweiterung von RechnoX. Die Erweiterung laden Sie im Bereich "Portale" als ZIP-Datei herunter und installieren sie von Hand:

1. Erweiterung laden. Sie entpacken die ZIP-Datei, öffnen in Chrome die Seite der Erweiterungen, schalten den Entwicklermodus ein und laden den entpackten Ordner.
2. Token erzeugen. In RechnoX erzeugen Sie ein Token und fügen es in der Erweiterung ein. Damit ist die Erweiterung mit Ihrem Konto verbunden. Das Token können Sie jederzeit widerrufen.
3. Beim Portal anmelden. Sie melden sich wie gewohnt bei Amazon oder Uber an. Die Erweiterung erkennt die Anmeldung und legt in RechnoX eine Verbindung zu dem Portal an.

Wie läuft ein Abruf ab?

Sie starten den Abruf in der Erweiterung, danach arbeitet RechnoX die Rechnungen ab:

1. Zeitraum wählen. In der Erweiterung wählen Sie das Portal und die Monate, für die Rechnungen geholt werden sollen.
2. Abrufen. Die Erweiterung öffnet die Bestellübersicht in Ihrem Browser, lädt die Rechnungen als PDF und überträgt sie an RechnoX. Bereits übertragene Rechnungen werden übersprungen.
3. Auslesen. Die Texterkennung liest Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Betrag.
4. Zuordnen. Unter "Portale" starten Sie den Abgleich. RechnoX vergleicht die Rechnungen mit den Ausgaben aus DATEV, die noch keinen Beleg haben und deren Buchungstext zum Portal passt, und zeigt Vorschläge. Sie bestätigen einzeln oder alle auf einmal oder wählen den Umsatz von Hand.
5. Übertragen. Bestätigte Rechnungen überträgt RechnoX bei der nächsten Synchronisation an DATEV Unternehmen online und hängt sie an den Bankumsatz.

Solange die Anmeldung beim Portal gültig ist, kann RechnoX mit den gespeicherten Sitzungsdaten auch nach Zeitplan neue Rechnungen abrufen. Diesen automatischen Abruf schalten Sie je Verbindung ein oder aus. Läuft die Sitzung ab, zeigt RechnoX die Verbindung als abgelaufen an, und Sie melden sich erneut beim Portal an.

Was läuft automatisch, was machen Sie selbst?

Automatisch laufen das Herunterladen der PDFs, das Erkennen doppelter Rechnungen, die Texterkennung, die Vorschläge für den passenden Umsatz und die Übertragung an DATEV nach Ihrer Bestätigung.

Selbst installieren Sie die Erweiterung, melden sich bei den Portalen an, starten den Abruf und bestätigen die Zuordnungen. Die Synchronisation mit DATEV starten Sie wie gewohnt im Bereich DATEV Sync.

In welchem Tarif ist der Portal-Abruf enthalten?

Der Portal-Abruf gehört zum Tarif Pro für 15 Euro im Monat. Zum Tarif Pro gehören außerdem unbegrenzt viele Rechnungen, die Lohnabrechnung und die Teamfunktion. Die Registrierung funktioniert ohne Kreditkarte, die Tarife zeigt die Preisübersicht.

Was der Portal-Abruf nicht macht

Der Portal-Abruf deckt nur Amazon und Uber ab. Rechnungen von Telefonanbietern, Energieversorgern, Software-Abos und anderen Portalen laden Sie selbst herunter und fügen sie als Beleg hinzu.

Die Erweiterung gibt es für Chrome. Sie wird aus der heruntergeladenen ZIP-Datei im Entwicklermodus geladen, eine Installation mit einem Klick gibt es derzeit nicht.

RechnoX greift nicht auf Ihr Bankkonto zu und bucht nicht. Abgeglichen wird mit den Umsätzen, die in DATEV Unternehmen online vorliegen. Ohne DATEV-Verbindung können Sie abgerufene Rechnungen ansehen und herunterladen, aber keinem Umsatz zuordnen. Wie Belege allgemein zum Steuerberater gelangen, beschreibt der Ratgeber zur Belegübergabe.