E-Rechnung erstellen mit XRechnung und ZUGFeRD
RechnoX exportiert abgeschlossene Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD und prüft vorher die Pflichtfelder. Was geprüft wird und was beim Empfang gilt.
RechnoX exportiert jede abgeschlossene Rechnung als XRechnung (XML) oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML-Datei. Vor dem Export prüft das Programm die Pflichtfelder und nennt fehlende Angaben. Das ZUGFeRD-PDF versenden Sie direkt per E-Mail, die XRechnung laden Sie herunter. Eingehende E-Rechnungen liest RechnoX nicht strukturiert aus. Die Funktion ist in allen Tarifen enthalten.
Was kann RechnoX bei der E-Rechnung?
RechnoX erzeugt aus jeder abgeschlossenen Rechnung eine E-Rechnung, wahlweise als XRechnung (reine XML-Datei) oder als ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML-Datei). Beide Ausgaben beruhen auf der Norm EN 16931, auf die § 14 Abs. 1 UStG für die E-Rechnung verweist. Vor dem Export prüft RechnoX, ob die Pflichtfelder gefüllt sind, und nennt jede fehlende Angabe.
Ob und ab wann Sie E-Rechnungen ausstellen müssen, erklärt der Ratgeber zur E-Rechnung.
Wie erstelle ich eine E-Rechnung?
Sie schreiben die Rechnung wie gewohnt und wählen nach dem Abschließen das Exportformat:
- Stammdaten pflegen. In Ihren Firmendaten stehen Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr. und E-Mail-Adresse. Beim Kunden hinterlegen Sie Anschrift und E-Mail-Adresse, bei Bedarf auch die Bestellreferenz oder Leitweg-ID.
- Rechnung schreiben und abschließen. Der Export ist nur für abgeschlossene Rechnungen mit Rechnungsnummer möglich.
- Format wählen. In der Rechnungsansicht wählen Sie im Export-Menü "XRechnung (XML)" oder "ZUGFeRD (PDF)". Fehlt das Fälligkeitsdatum, fragt RechnoX es ab und speichert es an der Rechnung.
- Übermitteln. Beim E-Mail-Versand wählen Sie "Als E-Rechnung senden", dann geht das ZUGFeRD-PDF an den Kunden. Eine XRechnung laden Sie herunter und laden sie in das Rechnungsportal des Empfängers hoch.
Was wird vor dem Export geprüft?
Geprüft werden die Angaben, ohne die eine E-Rechnung nach EN 16931 nicht auskommt. Fehlt etwas, erhalten Sie eine Liste statt einer Datei:
| Bereich | Geprüfte Angaben |
|---|---|
| Rechnung | Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Währung |
| Ihr Unternehmen | Name, Anschrift, Land, Steuernummer oder USt-IdNr., E-Mail-Adresse, Telefonnummer |
| Kunde | Name, Anschrift, Land, E-Mail-Adresse |
| Positionen | Mindestens eine Position mit Bezeichnung, Menge, Einheit, Preis und Steuerkategorie |
| Beträge | Die Summen der Rechnung müssen auf den Cent zu ihren Positionen passen |
| Steuerfälle | Bei Reverse Charge und innergemeinschaftlicher Lieferung die USt-IdNr. des Kunden, bei Lieferungen ins EU-Ausland das Lieferdatum |
Was läuft automatisch, was machen Sie selbst?
Automatisch überträgt RechnoX Ihre Angaben in die Datenfelder der E-Rechnung: Einheiten wie Stück, Stunde oder Tag werden in die genormten Codes übersetzt, die gewählte Umsatzsteuer-Regelung in die passende Steuerkategorie samt Befreiungsgrund, etwa bei Reverse Charge oder für Kleinunternehmer. Positionsrabatte werden als Abschlag ausgewiesen. IBAN und BIC aus Ihren Firmendaten sowie die beim Kunden hinterlegte Leitweg-ID oder Bestellreferenz gelangen ohne weiteres Zutun in die Datei.
Selbst schließen Sie die Rechnung ab und versenden oder exportieren sie. In DATEV Unternehmen online kommt die Rechnung an, sobald Sie sie im Bereich "DATEV Sync" dem Zahlungseingang zuordnen. RechnoX lädt dabei das PDF der Rechnung als Beleg hoch.
In welchem Tarif ist die E-Rechnung enthalten?
Der Export als XRechnung und ZUGFeRD ist in allen Tarifen enthalten, auch im kostenlosen mit fünf Rechnungen pro Monat. Im Tarif Basis für 5 Euro im Monat sind es 50 Rechnungen, im Tarif Pro für 15 Euro im Monat gibt es keine Grenze. Die Tarife zeigt die Preisübersicht.
Was RechnoX bei der E-Rechnung nicht macht
RechnoX übermittelt E-Rechnungen per E-Mail, aber nicht über Peppol, und lädt nichts in Portale von Behörden oder Konzernen hoch. Das ZUGFeRD-PDF enthält die Rechnungsdaten als XRechnung oder im Profil EN 16931; die Profile MINIMUM und BASIC WL, die umsatzsteuerlich keine Rechnung sind, erzeugt RechnoX nicht.
Rechnungskorrekturen exportiert RechnoX als E-Rechnung vom Typ 381 (Credit Note) mit Verweis auf die ursprüngliche Rechnung. Für Stornorechnungen gibt es keinen E-Rechnungs-Export.
Beim Empfang gilt: Eingehende Rechnungen laden Sie als PDF oder Bild hoch. Die Texterkennung liest Betrag, Datum, Lieferant und Rechnungsnummer aus dem sichtbaren Dokument. Die XML-Daten einer eingehenden E-Rechnung wertet RechnoX nicht aus, und eine reine XML-Datei lässt sich nicht als Beleg hochladen. Was Sie beim Empfang beachten müssen, steht im Ratgeber zum Empfang von E-Rechnungen.
Häufige Fragen
Ist die E-Rechnung im kostenlosen Tarif enthalten?
Ja. Der Export als XRechnung und als ZUGFeRD steht in allen Tarifen zur Verfügung. Die Tarife unterscheiden sich nur in der Zahl der Rechnungen pro Monat.
Verschickt RechnoX die E-Rechnung per E-Mail?
Ja, als ZUGFeRD. Beim Versenden wählen Sie "Als E-Rechnung senden", dann hängt RechnoX statt des gewöhnlichen PDFs ein ZUGFeRD-PDF an: lesbar wie ein PDF, mit den Rechnungsdaten als eingebetteter XML-Datei. Eine reine XRechnung (XML) laden Sie herunter und übermitteln sie selbst, etwa über das Portal einer Behörde.
Kann RechnoX eingehende E-Rechnungen auslesen?
Nein. Eingehende Rechnungen laden Sie als PDF oder Bild hoch, die Daten liest die Texterkennung aus dem sichtbaren Dokument. Eine eingebettete oder reine XML-Datei wertet RechnoX derzeit nicht aus.
Welches Format soll ich wählen?
ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteten Daten, das der Empfänger auch ohne besondere Software lesen kann. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei und bei Behörden üblich. Fragen Sie im Zweifel den Empfänger, welches Format er verarbeitet.
Rechnungen und Belege direkt in DATEV
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