Belege scannen und an DATEV übergeben

Was kann RechnoX mit Belegen?

RechnoX bringt Belege dorthin, wo Ihr Steuerberater bucht: an den Bankumsatz in DATEV Unternehmen online. Sie fotografieren einen Beleg oder laden ihn als PDF hoch, die Texterkennung liest die wichtigsten Angaben, und Sie ordnen ihn dem passenden Umsatz zu. Alles geschieht im Bereich "DATEV Sync", eine getrennte Ausgabenverwaltung gibt es in der Web-Anwendung nicht.

Wie verbinde ich RechnoX mit DATEV?

Sie melden sich mit Ihrem DATEV SmartLogin an und starten die Synchronisation selbst:

1. Anmelden. Unter "DATEV Sync" zeigt RechnoX einen QR-Code, den Sie mit der App DATEV SmartLogin scannen.
2. Zeitraum wählen. Sie legen fest, ab wann Umsätze geladen werden, etwa die letzten 30 oder 90 Tage oder das laufende Jahr.
3. Synchronisieren. RechnoX lädt die Bankumsätze, die in DATEV Unternehmen online vorliegen. Später holen Sie neue Umsätze mit einem Klick nach.

Was Sie auf DATEV-Seite brauchen, erklärt der Ratgeber zur DATEV-Anbindung.

Wie kommt ein Beleg an den Bankumsatz?

Es gibt zwei Wege, vom Umsatz aus oder vom Beleg aus:

• Am Umsatz hochladen. In der Umsatzliste laden Sie zu einem Umsatz eine oder mehrere Dateien hoch: PDF, JPG, PNG, GIF oder TIFF mit bis zu 10 MB je Datei. Dabei wählen Sie die Belegart, zum Beispiel Rechnungseingang oder Gutschrift.
• Beleg scannen. In der Android-App fotografieren Sie den Beleg oder übergeben ein PDF. Die Texterkennung liest Betrag, Datum, Lieferant und Rechnungsnummer. RechnoX zeigt dazu die Ausgaben, die nach Betrag, Datum und Lieferant passen, mit einer Übereinstimmung in Prozent. Sie tippen den richtigen Umsatz an oder suchen ihn von Hand.

In beiden Fällen überträgt RechnoX den Beleg an DATEV Unternehmen online und hängt ihn an den Bankumsatz. Beim Hochladen am Umsatz trägt RechnoX bei Eingangsrechnungen außerdem die erkannten Angaben wie Belegdatum, Belegnummer, Betrag und Lieferant am Beleg in DATEV ein.

Für Geldeingänge schlägt RechnoX Ihre passenden Ausgangsrechnungen vor. Bestätigen Sie den Vorschlag, wird die Rechnung als PDF an den Umsatz übertragen und auf Wunsch die Zahlung erfasst.

Wie sehe ich, welche Belege fehlen?

Die Umsatzliste zeigt zu jedem Umsatz, ob ein Beleg vorhanden ist, und lässt sich auf "Ohne Beleg" filtern. RechnoX zählt außerdem, wie viele Einnahmen und Ausgaben im gewählten Zeitraum noch ohne Beleg sind. Weitere Filter sind Zeitraum, Partner, Betrag sowie Einnahme oder Ausgabe.

Wofür sind Labels, Tags und Kommentare?

Mit Labels und Tags ordnen Sie Umsätze nach eigenen Kriterien, etwa nach Projekt, Fahrzeug oder Klärungsbedarf. Beide legen Sie mit Name und Farbe an, weisen sie Umsätzen zu und filtern danach. Zu einem Tag laden Sie alle zugehörigen Belege gesammelt als ZIP-Datei herunter.

Kommentare am Umsatz sind für Rückfragen gedacht. Hat Ihr Steuerberater Zugang zu RechnoX, sieht er sie und kann antworten.

Was läuft automatisch, was machen Sie selbst?

Automatisch laufen die Texterkennung, die Vorschläge für passende Umsätze und Rechnungen, die Übertragung an DATEV und das Nachreichen zwischengespeicherter Belege bei der nächsten Synchronisation.

Selbst starten Sie die Synchronisation, fotografieren oder laden die Belege und bestätigen die Zuordnung zum Umsatz. Einen Vorschlag, der nicht passt, lehnen Sie ab oder wählen den Umsatz von Hand.

In welchem Tarif ist die Funktion enthalten?

DATEV-Sync, Belegupload und Zuordnung sind in allen Tarifen enthalten, auch im kostenlosen. Der Abruf von Rechnungen aus Lieferantenportalen gehört zum Tarif Pro für 15 Euro im Monat. Die Tarife zeigt die Preisübersicht.

Was RechnoX hier nicht macht

RechnoX bucht nicht. Es gibt keine Konten, keine Buchungssätze und keine Auswertungen, die Buchhaltung führt Ihr Steuerberater in DATEV. RechnoX hat auch keine eigene Bankanbindung: Sichtbar sind nur Umsätze, die in DATEV Unternehmen online vorliegen.

Ein Kassenbuch führt RechnoX nicht. Arbeitet Ihr Steuerberater nicht mit DATEV, entfällt die Übertragung, und der Bereich "DATEV Sync" bleibt ungenutzt.