Steuerberaterkosten senken durch gute Vorarbeit: Was Sie selbst vorbereiten können
Welche Arbeiten beim Steuerberater Aufwand verursachen, was Sie selbst vorbereiten können und was Sie besser der Kanzlei überlassen - ohne falsche Versprechen.
Das Honorar des Steuerberaters richtet sich nach der Steuerberatervergütungsverordnung: nach dem Gegenstandswert, innerhalb eines Rahmens nach Umfang und Schwierigkeit, teils nach Zeit. Beeinflussen können Sie vor allem den Aufwand. Wer Belege vollständig, sortiert und laufend liefert, erspart der Kanzlei Sortieren, Nachfragen und Abtippen. Buchen und steuerliche Beurteilung bleiben besser bei ihr.
Wie setzt sich das Honorar zusammen?
Das Honorar ergibt sich aus der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV), soweit Sie mit der Kanzlei nichts anderes vereinbart haben (§ 1 StBVV). Für die laufende Arbeit sind drei Regeln wichtig:
- Der Gegenstandswert setzt den Maßstab. Bei der Buchführung ist das der Jahresumsatz oder die Summe des Aufwands, bei Einnahmen-Überschuss-Rechnern die Summe der Betriebseinnahmen oder der Betriebsausgaben, jeweils der höhere Betrag (§ 33 Abs. 6 StBVV).
- Innerhalb eines Rahmens entscheidet der Aufwand. Die Kanzlei bestimmt die Gebühr unter anderem nach Umfang und Schwierigkeit der Tätigkeit (§ 11 StBVV).
- Manches wird nach Zeit berechnet. Die Zeitgebühr beträgt 16,50 bis 41 Euro je angefangene Viertelstunde (§ 13 StBVV). Sie gilt zum Beispiel für sonstige Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Buchführung (§ 33 Abs. 7 StBVV).
Den Umsatz wollen Sie nicht senken. Beeinflussen können Sie den Umfang der Arbeit und die Zeit, die nebenher anfällt.
Welche Arbeiten verursachen den meisten Aufwand?
Den meisten vermeidbaren Aufwand verursacht nicht das Buchen selbst, sondern alles davor: sortieren, suchen, nachfragen, abtippen.
| Arbeit in der Kanzlei | Wodurch sie entsteht | Was Sie tun können |
|---|---|---|
| Sortieren | Belege kommen ungeordnet, mehrfach oder gemischt mit Privatem | Geordnet und nur einmal liefern, Privates aussortieren |
| Belege nachfordern | Zu Abbuchungen fehlt der Beleg | Vor der Übergabe selbst prüfen, ob alles da ist |
| Rückfragen | Ein Beleg erklärt sich nicht selbst | Anlass, Projekt oder Teilnehmer gleich vermerken |
| Abtippen | Papier oder schlechte Fotos müssen von Hand erfasst werden | Lesbare digitale Belege im Originalformat liefern |
| Zuordnen zur Zahlung | Beleg und Bankumsatz müssen zusammengebracht werden | Zuordnung vorbereiten, Sammelzahlungen erläutern |
| Korrekturen | Rechnungen mit fehlenden Pflichtangaben, doppelte Nummern | Rechnungen sauber schreiben, siehe Pflichtangaben |
| Zeitdruck | Unterlagen kommen kurz vor der Frist | Laufend liefern statt gesammelt |
Was können Sie selbst vorbereiten?
Sie können alles vorbereiten, was kein steuerliches Urteil verlangt. Sechs Dinge bringen am meisten:
- Belege am Tag des Eingangs erfassen. Quittungen fotografieren, PDF-Rechnungen als Datei weitergeben. Je Beleg eine Datei.
- Vollständigkeit selbst prüfen. Gehen Sie die Abbuchungen des Monats durch. Fehlt zu einer der Beleg, besorgen Sie ihn, bevor die Kanzlei fragen muss.
- Geschäft und Privat trennen. Ein Konto nur für den Betrieb erspart das Aussortieren.
- Hinweise mitgeben. Bei einer Bewirtung Anlass und Teilnehmer, bei Anschaffungen den Zweck, bei ungewöhnlichen Zahlungen ein Satz Erklärung.
- Rechnungen ordentlich schreiben. Fortlaufende Nummern, alle Pflichtangaben, Korrekturen über eine Stornorechnung. Jede Rechnung, die die Kanzlei nicht beanstanden muss, spart Zeit.
- Zahlungseingänge überwachen. Sie wissen am besten, welcher Kunde welche Rechnung bezahlt hat. Geben Sie diese Information mit.
Auch der Übergabeweg zählt. Ein Portal, in dem die Kanzlei direkt arbeitet, erspart das Umkopieren. Wie der Wechsel vom Papier gelingt, beschreibt der Ratgeber Den Pendelordner ablösen.
Was sollten Sie nicht selbst machen?
Überlassen Sie der Kanzlei alles, was steuerliches Wissen verlangt. Eigene Versuche führen hier oft zu Korrekturaufwand, der teurer ist als die ursprüngliche Arbeit:
- Kontieren ohne Ausbildung. Die Verordnung sieht zwar einen niedrigeren Rahmen vor, wenn der Auftraggeber die Belege selbst kontiert (§ 33 Abs. 3 StBVV). Falsch kontierte Belege muss die Kanzlei aber prüfen und berichtigen.
- Umsatzsteuer beurteilen. Ob Reverse Charge gilt, welcher Steuersatz richtig ist oder ob Vorsteuer abziehbar ist, entscheidet die Kanzlei.
- Private Anteile schätzen. Fahrzeug, Telefon, Arbeitszimmer: Die Aufteilung folgt Regeln, die vom Einzelfall abhängen.
- Belege "passend machen". Rechnungen nachträglich ändern oder Eigenbelege ohne Absprache schreiben schafft Probleme bei einer Prüfung.
- Fristen auf eigene Faust verschieben. Ob eine Fristverlängerung sinnvoll ist, klären Sie mit der Kanzlei.
Verantwortlich für richtige und vollständige Unterlagen bleiben Sie in jedem Fall selbst (GoBD Rz. 21). Gute Vorarbeit heißt deshalb: liefern, nicht beurteilen.
Wie sprechen Sie mit der Kanzlei über das Honorar?
Sprechen Sie offen und konkret darüber, am besten einmal im Jahr. Hilfreiche Fragen:
- Welche Leistungen sind in der monatlichen Gebühr enthalten?
- Was wird zusätzlich nach Zeit abgerechnet, und wie viel war es im letzten Jahr?
- Welche Vorarbeit von mir würde Ihnen am meisten Arbeit ersparen?
- Ändert sich die Gebühr, wenn ich Belege digital und zugeordnet liefere?
- Können wir eine Vergütungsvereinbarung schließen?
Eine Vergütungsvereinbarung braucht die Textform und muss als solche bezeichnet sein (§ 4 StBVV).
Wie hilft RechnoX - und wobei nicht?
RechnoX setzt an der Vorarbeit an, nicht am Buchen. Sie schreiben Rechnungen mit fortlaufender Nummer, erfassen Belege per Foto oder PDF und bekommen zu jedem Beleg einen Vorschlag für den passenden Bankumsatz aus Ihrem DATEV Unternehmen online. Die Unterlagen werden nach DATEV übertragen, und Sie sehen, zu welchen Umsätzen noch ein Beleg fehlt. Das betrifft die Zeilen Sortieren, Nachfordern, Abtippen und Zuordnen aus der Tabelle oben.
Ihre Kanzlei kann über einen kostenlosen Zugang fehlende Belege mit Frist anfordern und Rückfragen am Beleg stellen. Mehr dazu auf der Seite für Steuerberater.
Was RechnoX nicht macht: Es kontiert und bucht nicht, erstellt keine Umsatzsteuervoranmeldung und keine Gewinnermittlung und beurteilt nichts steuerlich. Es verhandelt auch Ihr Honorar nicht. Die Tarife stehen unter Preise, darunter ein kostenloser.
Quellen
- Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV), insbesondere § 4, § 11, § 13 und § 33
- § 4 Abs. 4 EStG: Betriebsausgaben
- BMF: GoBD im Amtlichen AO-Handbuch, Rz. 21
Häufige Fragen
Wird das Honorar automatisch niedriger, wenn ich besser zuliefere?
Nein, nicht automatisch. Bei Rahmengebühren bestimmt die Kanzlei die Gebühr nach Umfang und Schwierigkeit (§ 11 StBVV), bei einer Pauschale gilt das Vereinbarte. Sprechen Sie die geänderte Arbeitsteilung deshalb aktiv an.
Darf der Steuerberater weniger als die gesetzliche Vergütung verlangen?
Eine höhere oder niedrigere als die gesetzliche Vergütung kann in Textform vereinbart werden. Der Steuerberater muss den Auftraggeber darauf in Textform hinweisen (§ 4 Abs. 3 StBVV).
Lohnt es sich, die Buchhaltung ganz selbst zu machen?
Das hängt von Ihren Kenntnissen, Ihrer Zeit und der Art Ihres Geschäfts ab. Fehler in Buchführung und Voranmeldung können teurer werden als das ersparte Honorar. Wer selbst buchen will, braucht ein Programm mit eigener Buchhaltung und sollte den Abschluss dennoch prüfen lassen.
Kann ich das Honorar des Steuerberaters als Betriebsausgabe absetzen?
Soweit die Leistung den Betrieb betrifft, etwa Buchführung und Gewinnermittlung, sind die Kosten durch den Betrieb veranlasst und damit Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 4 EStG). Wie gemischte Rechnungen aufzuteilen sind, entscheidet Ihr Steuerberater.
Senkt RechnoX meine Steuerberaterkosten?
Das können wir nicht versprechen. RechnoX nimmt der Kanzlei Erfassungs- und Sucharbeit ab, weil Belege laufend und zugeordnet in DATEV ankommen. Ob sich das im Honorar niederschlägt, hängt von Ihrer Vereinbarung mit der Kanzlei ab.
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