Belege digital an den Steuerberater übermitteln: Wege, Anforderungen und Rhythmus
Pendelordner, E-Mail, Upload oder App: wie Belege zum Steuerberater kommen, was einen Beleg brauchbar macht, wie oft Sie liefern und was Sie aufbewahren.
Belege gelangen auf vier Wegen zum Steuerberater: im Pendelordner, per E-Mail, per Upload in ein Portal wie DATEV Unternehmen online oder über eine App. Brauchbar ist ein Beleg, wenn er lesbar, vollständig und im Originalformat vorliegt. Am besten liefern Sie laufend. Für die Aufbewahrung bleiben Sie auch nach der Übergabe selbst verantwortlich.
Welche Wege gibt es?
Es gibt vier übliche Wege, Belege an die Kanzlei zu übergeben. Sie unterscheiden sich vor allem darin, wie viel Handarbeit auf beiden Seiten bleibt:
| Weg | So läuft es ab | Vorteil | Nachteil |
|---|---|---|---|
| Pendelordner | Papierbelege sammeln, Ordner abgeben, später zurückholen | Keine Technik nötig | Langsam, Belege sind unterwegs nicht greifbar, die Kanzlei erfasst von Hand |
| Belege als PDF oder Foto schicken | Schnell eingerichtet | Anhänge müssen gespeichert, benannt und zugeordnet werden | |
| Upload ins Portal | Belege in das Portal der Kanzlei laden, bei DATEV-Kanzleien DATEV Unternehmen online | Belege liegen dort, wo gebucht wird | Zugang muss eingerichtet sein |
| App oder Programm mit Übertragung | Belege fotografieren oder hochladen, das Programm überträgt sie ins Portal | Erfassung unterwegs, oft mit Zuordnung zur Zahlung | Ein weiteres Werkzeug |
Welcher Weg passt, entscheidet nicht nur Ihr Geschmack. Fragen Sie Ihre Kanzlei, womit sie arbeitet. Der beste Weg ist der, den beide Seiten zuverlässig nutzen.
Was macht einen Beleg brauchbar?
Ein Beleg ist brauchbar, wenn die Kanzlei ihn ohne Rückfrage buchen kann. Dafür muss er fünf Anforderungen erfüllen:
- Lesbar. Alle Angaben sind scharf und vollständig im Bild, nichts ist abgeschnitten oder überblitzt. Das Bild muss mit dem Original übereinstimmen (§ 147 Abs. 2 AO).
- Vollständig. Alle Seiten gehören dazu, auch die Rückseite, wenn dort etwas steht.
- Ein Beleg je Datei. Sammel-PDFs mit zwanzig Quittungen muss jemand wieder trennen.
- Im Originalformat. Was digital eingeht, wird digital weitergegeben. Eine PDF-Rechnung aus dem Postfach wird als PDF übergeben, nicht ausgedruckt und abfotografiert (GoBD Rz. 131).
- Inhaltlich vollständig. Eine Rechnung braucht die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, sonst ist der Vorsteuerabzug gefährdet (§ 15 Abs. 1 UStG). Welche das sind, steht im Ratgeber Pflichtangaben einer Rechnung.
Manche Belege brauchen zusätzliche Angaben von Ihnen. Bei einer Bewirtung sind das Anlass und Teilnehmer (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Schreiben Sie solche Hinweise gleich dazu, nicht erst auf Nachfrage.
Wie oft sollten Sie Belege übermitteln?
Am besten laufend, also dann, wenn der Beleg entsteht. Dafür sprechen drei Gründe:
- Die GoBD erwarten zeitnahe Erfassung. Bei unbaren Geschäftsvorfällen gilt eine Erfassung innerhalb von zehn Tagen als unbedenklich (GoBD Rz. 47). Belege sollen bis dahin gegen Verlust gesichert sein.
- Die Umsatzsteuervoranmeldung hat einen festen Termin. Sie ist am 10. Tag nach Ablauf des Monats oder Quartals fällig (§ 18 Abs. 1 UStG). Die Kanzlei braucht die Belege einige Tage vorher.
- Das Gedächtnis lässt nach. Wofür die Tankquittung vom 3. war, wissen Sie heute noch, in sechs Wochen nicht mehr.
Wer nicht laufend liefern kann, sollte einen festen Termin im Monat vereinbaren und sich daran halten.
Was gehört alles dazu?
Zur Übergabe gehören alle Unterlagen, die eine Buchung belegen. Oft vergessen werden:
- Rechnungen, die nur in einem Kundenportal zum Abruf bereitstehen,
- Abrechnungen von Zahlungsdienstleistern und Marktplätzen,
- Belege zu privat ausgelegten betrieblichen Ausgaben,
- Verträge zu laufenden Zahlungen wie Miete oder Leasing,
- eigene Ausgangsrechnungen, auch unbezahlte und stornierte.
Reine Lieferscheine müssen Sie nicht dauerhaft aufheben, wenn sie kein Buchungsbeleg sind: Ihre Aufbewahrungsfrist endet mit Erhalt der Rechnung (§ 147 Abs. 3 AO).
Was müssen Sie nach der Übergabe aufbewahren?
Sie müssen alles aufbewahren, auch nach der Übergabe. Die Aufbewahrungspflicht liegt beim Unternehmer, und sie endet nicht dadurch, dass die Kanzlei eine Kopie hat. Für Buchungsbelege gelten acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO).
Für die Praxis heißt das:
- Digitale Belege bleiben im Originalformat gespeichert. Klären Sie, ob das Portal der Kanzlei Ihr Archiv ist oder ob Sie zusätzlich selbst sichern.
- Papierbelege dürfen nach dem Scannen vernichtet werden, soweit sie nicht nach anderen Vorschriften im Original aufzubewahren sind (GoBD Rz. 140). Sprechen Sie den Zeitpunkt mit der Kanzlei ab.
- Bei einem Wechsel der Kanzlei oder der Software brauchen Sie weiter Zugriff auf alle Belege der offenen Jahre.
Die Fristen im Einzelnen erklärt der Ratgeber Belege aufbewahren.
Wie hilft RechnoX - und wobei nicht?
RechnoX gehört zur vierten Gruppe: ein Programm, das Belege erfasst und überträgt. Sie fotografieren einen Beleg mit dem Smartphone oder laden ein PDF hoch. Die Texterkennung liest Betrag, Datum, Lieferant und Rechnungsnummer aus. RechnoX schlägt den passenden Bankumsatz aus Ihrem DATEV Unternehmen online vor und überträgt den Beleg dorthin. Im Pro-Tarif holt es Rechnungen aus einigen Lieferantenportalen automatisch ab.
Ihre Kanzlei kann über einen kostenlosen Zugang fehlende Belege mit Frist anfordern. Einzelheiten stehen auf der Seite für Steuerberater.
Was RechnoX nicht macht: Es funktioniert für die direkte Übergabe nur mit Kanzleien, die DATEV nutzen, und setzt Ihren Zugang zu DATEV Unternehmen online voraus. Es wertet die XML-Daten eingehender E-Rechnungen nicht aus, bucht nicht und entscheidet nicht, ob eine Ausgabe abziehbar ist. Das bleibt Aufgabe Ihres Steuerberaters.
Quellen
- § 147 AO: Aufbewahrung von Unterlagen
- § 14 und § 15 UStG: Rechnung und Vorsteuerabzug
- BMF: GoBD im Amtlichen AO-Handbuch
- BMF: Änderung der GoBD vom 14. Juli 2025
- DATEV eG: DATEV Unternehmen online
Häufige Fragen
Reicht ein Foto vom Beleg oder braucht der Steuerberater das Original?
Ein lesbares, vollständiges Foto genügt in der Regel. Die GoBD lassen die bildliche Erfassung mit dem Smartphone ausdrücklich zu (Rz. 130). Ob Ihre Kanzlei bestimmte Unterlagen zusätzlich im Original sehen möchte, klären Sie mit ihr.
Darf ich Belege per E-Mail an die Kanzlei schicken?
Ja, wenn Ihre Kanzlei diesen Weg anbietet. Für sie ist es aber der aufwendigste digitale Weg, weil Anhänge von Hand gespeichert und zugeordnet werden müssen. Fragen Sie nach, ob sie ein Portal bevorzugt, und bewahren Sie die Originaldateien selbst auf.
Was mache ich, wenn ein Beleg verloren gegangen ist?
Bitten Sie den Aussteller um eine Zweitschrift der Rechnung. Ist das nicht möglich, besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, wie die Ausgabe nachgewiesen werden kann. Er entscheidet, was im Einzelfall anerkannt wird.
Muss ich Belege noch aufbewahren, wenn die Kanzlei sie hat?
Ja. Die Aufbewahrungspflicht trifft Sie als Unternehmer, nicht die Kanzlei (§ 147 AO, GoBD Rz. 21). Für Buchungsbelege beträgt die Frist acht Jahre. Klären Sie, wo die digitalen Belege über diese Zeit liegen.
Kann ich eingehende E-Rechnungen über RechnoX weitergeben?
Sie können eine eingehende Rechnung als Beleg hochladen. RechnoX liest die strukturierten XML-Daten aber nicht aus, sondern erfasst die Angaben per Texterkennung. Stimmen Sie mit Ihrer Kanzlei ab, auf welchem Weg sie die Originaldatei erhalten möchte.
Rechnungen und Belege direkt in DATEV
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