Den Pendelordner ablösen: Schritt für Schritt zur digitalen Belegübergabe
Was der Pendelordner ist, warum er langsam ist und wie Sie in sieben Schritten auf die digitale Belegübergabe umstellen - mit Liste für die Kanzlei.
Der Pendelordner ist ein Ordner mit Papierbelegen, der zwischen Unternehmen und Steuerkanzlei hin- und herwandert. Er ist langsam, weil Belege gesammelt, transportiert und von Hand erfasst werden. Die digitale Übergabe ersetzt ihn: Belege werden fotografiert oder als Datei hochgeladen und liegen sofort bei der Kanzlei. Der Umstieg gelingt zu einem festen Stichtag und in Absprache mit dem Steuerberater.
Was ist der Pendelordner?
Der Pendelordner ist ein Ordner, in dem Sie Ihre Papierbelege sammeln und regelmäßig in die Steuerkanzlei bringen. Dort werden die Belege gebucht, danach holen Sie den Ordner wieder ab. Er pendelt also zwischen Ihnen und der Kanzlei, daher der Name. Oft gibt es zwei Ordner, die sich abwechseln.
Hinein gehören typischerweise Eingangsrechnungen, Kopien der Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und Kassenunterlagen, sortiert nach einem Register, das die Kanzlei vorgibt.
Das Verfahren ist erlaubt und bewährt. Es stammt aber aus einer Zeit, in der Rechnungen auf Papier kamen.
Warum ist der Pendelordner langsam?
Der Pendelordner ist langsam, weil jeder Beleg mehrfach angefasst wird und die Kanzlei erst spät davon erfährt. Die Schwächen im Einzelnen:
| Schwäche | Folge |
|---|---|
| Belege werden gesammelt statt laufend übergeben | Die Kanzlei bucht mit Wochen Verzögerung, Auswertungen sind veraltet |
| Transport kostet Zeit | Während der Ordner unterwegs ist, haben Sie keinen Zugriff auf Ihre Belege |
| Fehlende Belege fallen spät auf | Rückfragen kommen, wenn Sie sich kaum noch erinnern |
| Digitale Rechnungen werden ausgedruckt | Der Ausdruck ersetzt die Datei nicht, die weiter aufbewahrt werden muss (GoBD Rz. 119) |
| Die Kanzlei tippt ab | Handarbeit, die Sie als Aufwand mittragen |
| Thermobelege verblassen | Ein unlesbarer Beleg ist wertlos |
Dazu kommt die E-Rechnung: Seit 2025 muss jedes Unternehmen sie empfangen können (§ 14 Abs. 1 UStG). Eine E-Rechnung besteht aus Daten und lässt sich nicht sinnvoll in einen Ordner heften.
Wie stellen Sie Schritt für Schritt um?
Der Umstieg gelingt in sieben Schritten. Rechnen Sie mit zwei bis drei Monaten, bis die neuen Abläufe sitzen.
- Mit der Kanzlei sprechen. Fragen Sie, welchen digitalen Weg sie anbietet. Bei DATEV-Kanzleien ist das in der Regel DATEV Unternehmen online.
- Zugang einrichten lassen. Die Kanzlei bestellt den Zugang und das Anmeldeverfahren für Sie. Planen Sie dafür etwas Vorlauf ein.
- Stichtag festlegen. Wählen Sie einen Monatsanfang, am besten den Beginn eines Quartals oder Jahres. Alles davor läuft noch über den Ordner, alles danach digital. Kein Mischbetrieb für denselben Zeitraum.
- Erfassungsweg wählen. Legen Sie fest, womit Sie Belege erfassen: Upload im Browser, Foto-App oder ein Programm, das überträgt. Die Wege vergleicht der Ratgeber Belege an den Steuerberater übermitteln.
- Posteingang umstellen. Papierpost wird am Tag des Eingangs fotografiert oder gescannt. PDF-Rechnungen aus dem Postfach werden als Datei weitergegeben, nicht ausgedruckt.
- Lieferanten umstellen. Bitten Sie Lieferanten, Rechnungen digital zu schicken, am besten an eine feste E-Mail-Adresse.
- Nach einem Quartal prüfen. Besprechen Sie mit der Kanzlei, was fehlt, was doppelt ankommt und was sich vereinfachen lässt.
Was geschieht mit dem Papier?
Papierbelege dürfen nach dem Scannen vernichtet werden, soweit sie nicht nach anderen Vorschriften im Original aufzubewahren sind (GoBD Rz. 140). Voraussetzung ist, dass das Bild mit dem Original übereinstimmt und während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar bleibt (§ 147 Abs. 2 AO).
Drei Punkte sollten Sie beachten:
- Verfahren beschreiben. Die GoBD verlangen, dass das Scannen dokumentiert ist: wer erfasst, wann, was und wie die Lesbarkeit geprüft wird (Rz. 136). Eine Seite genügt bei kleinen Betrieben oft.
- Übergangszeit vereinbaren. Viele heben das Papier in den Anfangsmonaten noch auf, bis klar ist, dass die digitale Ablage vollständig ist.
- Originale, die bleiben. Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz dürfen nicht durch ein Bild ersetzt werden (§ 147 Abs. 2 AO).
Die alten Ordner aus der Zeit vor dem Stichtag heben Sie bis zum Ablauf der Frist auf. Für Buchungsbelege sind das acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Mehr dazu im Ratgeber Belege aufbewahren.
Was sollten Sie mit dem Steuerberater vereinbaren?
Vereinbaren Sie vor dem Stichtag die Regeln der Zusammenarbeit, am besten schriftlich in einer kurzen Liste:
- Weg: Über welches Portal oder Programm kommen die Belege?
- Rhythmus: Laufend oder bis zu einem festen Tag im Monat?
- Bankumsätze: Wer ruft sie ab, und sehen Sie sie auch?
- Rückfragen: Auf welchem Kanal meldet sich die Kanzlei, wenn ein Beleg fehlt?
- Papier: Ab wann dürfen Originale vernichtet werden?
- Archiv: Wo liegen die digitalen Belege für die Dauer der Aufbewahrungsfrist?
- Sonderfälle: Wie werden Barbelege, Kasse und Auslandsrechnungen behandelt?
- Honorar: Ändert sich die Vergütung, wenn Erfassungsarbeit wegfällt?
Der letzte Punkt ist kein Selbstläufer. Sprechen Sie ihn offen an. Hintergründe stehen im Ratgeber Steuerberaterkosten senken.
Wie hilft RechnoX - und wobei nicht?
RechnoX kann der Erfassungsweg aus Schritt 4 sein, wenn Ihre Kanzlei mit DATEV arbeitet. Sie fotografieren Belege mit dem Smartphone oder laden PDFs hoch, RechnoX liest die wichtigsten Angaben per Texterkennung aus und überträgt den Beleg in Ihr DATEV Unternehmen online. Zu jedem Beleg schlägt es den passenden Bankumsatz vor, und Sie sehen, zu welchen Umsätzen noch ein Beleg fehlt.
Ihre Ausgangsrechnungen schreiben Sie ebenfalls in RechnoX. Sie kommen in DATEV an, sobald Sie den Zahlungseingang zugeordnet haben. Die Kopie für den Ordner entfällt.
Was RechnoX nicht macht: Es richtet Ihren DATEV-Zugang nicht ein, das übernimmt die Kanzlei. Es führt kein Kassenbuch, Bargeschäfte brauchen also weiter eine eigene Lösung. Es erstellt keine Beschreibung Ihres Scan-Verfahrens und nimmt Ihnen die Absprache mit dem Steuerberater nicht ab.
Quellen
- § 147 AO: Aufbewahrung, auch als Bild
- BMF: GoBD im Amtlichen AO-Handbuch, Rz. 119, 130 und 136 bis 140
- DATEV eG: DATEV Unternehmen online
Häufige Fragen
Muss ich alte Papierbelege nachträglich scannen?
Nein. Eine Pflicht, vorhandene Papierbelege zu digitalisieren, gibt es nicht. Das Gesetz erlaubt die Aufbewahrung als Bild, schreibt sie aber nicht vor (§ 147 Abs. 2 AO). Üblich ist, ab dem Stichtag digital zu arbeiten und die alten Ordner bis zum Ablauf der Frist aufzuheben.
Brauche ich einen besonderen Scanner?
Nein. Die GoBD nennen Smartphones, Multifunktionsgeräte und Scan-Straßen als mögliche Geräte (Rz. 130). Entscheidend ist, dass das Bild lesbar und vollständig ist.
Was ist mit Rechnungen, die weiterhin per Post kommen?
Sie werden beim Eingang gescannt oder fotografiert und dann wie digitale Belege behandelt. Nach der Erfassung wird nur noch mit dem digitalen Dokument gearbeitet (GoBD Rz. 139). Vermerke gehören also nicht mehr auf das Papier.
Kann ich umstellen, wenn meine Kanzlei kein DATEV nutzt?
Ja, die digitale Übergabe hängt nicht an einer bestimmten Software. Fragen Sie Ihre Kanzlei, welches Portal sie anbietet. RechnoX eignet sich für die direkte Übergabe allerdings nur bei Kanzleien, die mit DATEV arbeiten.
Rechnungen und Belege direkt in DATEV
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