Zusammenarbeit mit dem Steuerberater: Wer macht was und was er jeden Monat braucht
Wer was erledigt, welche Unterlagen die Kanzlei jeden Monat braucht, wie das Honorar entsteht und wie Sie den Aufwand senken - mit Checkliste.
Eine gute Zusammenarbeit mit dem Steuerberater beruht auf klarer Aufgabenteilung: Sie liefern Rechnungen und Belege vollständig, lesbar und laufend, die Kanzlei bucht, meldet die Umsatzsteuer an und erstellt den Abschluss. Das Honorar richtet sich nach der Steuerberatervergütungsverordnung und nach dem Aufwand. Wer geordnet zuliefert, erspart der Kanzlei Sortieren, Nachfragen und Abtippen.
Wer macht was?
Sie liefern die Unterlagen, die Kanzlei verarbeitet sie. Diese Aufteilung klingt selbstverständlich, in der Praxis geht sie oft durcheinander. Eine typische Verteilung:
| Aufgabe | Sie | Steuerberater |
|---|---|---|
| Rechnungen schreiben und versenden | Ja | Nein |
| Belege sammeln und übergeben | Ja | Nein |
| Zahlungen überwachen, mahnen | Ja | Nein |
| Belege buchen (kontieren) | Nein | Ja |
| Umsatzsteuervoranmeldung | Unterlagen liefern | Erstellen und übermitteln |
| Gewinnermittlung oder Jahresabschluss | Unterlagen liefern | Erstellen |
| Steuererklärungen | Angaben liefern, freigeben | Erstellen und übermitteln |
| Lohnabrechnung | Je nach Vereinbarung | Je nach Vereinbarung |
| Aufbewahrung der Belege | Verantwortlich | Unterstützt |
Wichtig ist der letzte Punkt: Verantwortlich für vollständige und richtige Aufzeichnungen bleiben Sie selbst, auch wenn die Kanzlei bucht. So steht es in den GoBD (Rz. 21). Die Kanzlei kann nur verarbeiten, was sie bekommt.
Was braucht der Steuerberater jeden Monat?
Die Kanzlei braucht zu jeder Bewegung auf dem Geschäftskonto einen Beleg, dazu alle Rechnungen, die Sie geschrieben haben. Im Einzelnen:
- Ausgangsrechnungen: alle, lückenlos nummeriert, auch die noch unbezahlten.
- Eingangsrechnungen und Quittungen: lesbar, vollständig, eine Datei je Beleg.
- Bankumsätze: Viele Kanzleien rufen sie selbst in DATEV ab. Sonst liefern Sie Kontoauszüge.
- Barbelege: Quittungen für alles, was Sie bar oder privat ausgelegt haben.
- Erklärungen: kurze Hinweise zu allem, was nicht selbsterklärend ist, zum Beispiel Anlass und Teilnehmer einer Bewirtung.
- Verträge mit Dauerwirkung: Miete, Leasing, Darlehen, einmalig und bei Änderungen.
Geben Sie Umsatzsteuervoranmeldungen ab, bestimmt deren Termin den Takt: Sie sind am 10. Tag nach Ablauf des Monats oder Quartals fällig (§ 18 Abs. 1 UStG). Mehr dazu im Ratgeber zur Umsatzsteuervoranmeldung.
Wie entsteht das Honorar?
Das Honorar richtet sich nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV), soweit nichts anderes vereinbart ist (§ 1 StBVV). Die Verordnung kennt drei Arten von Gebühren:
- Wertgebühren hängen vom Gegenstandswert ab und ergeben sich aus Tabellen (§ 10 StBVV). Bei der laufenden Buchführung ist der Gegenstandswert der Jahresumsatz oder die Summe des Aufwands, bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung die Summe der Betriebseinnahmen oder der Betriebsausgaben, je nachdem, was höher ist (§ 33 StBVV).
- Rahmengebühren lassen der Kanzlei einen Spielraum. Innerhalb des Rahmens bestimmt sie die Gebühr unter anderem nach Umfang und Schwierigkeit der Tätigkeit (§ 11 StBVV). Für die Buchführung einschließlich Kontieren beträgt die Monatsgebühr 2 bis 12 Zehntel einer vollen Gebühr nach Tabelle C (§ 33 Abs. 1 StBVV).
- Zeitgebühren fallen an, wo die Verordnung sie vorsieht, etwa für sonstige Arbeiten rund um die Buchführung. Sie betragen 16,50 bis 41 Euro je angefangene Viertelstunde (§ 13 StBVV).
Für Sie folgt daraus: Der Umsatz setzt den Rahmen, Ihr Anteil an der Vorarbeit beeinflusst, wo die Kanzlei sich darin bewegt und wie viel Zeit sie zusätzlich abrechnet. Wie Sie das nutzen, steht im Ratgeber Steuerberaterkosten senken.
Wie reduzieren Sie den Aufwand für beide Seiten?
Am meisten hilft es, Belege laufend, digital und bereits zugeordnet zu liefern. Fünf Gewohnheiten machen den Unterschied:
- Sofort erfassen. Fotografieren Sie Quittungen am selben Tag, leiten Sie PDF-Rechnungen direkt weiter.
- Geschäft und Privat trennen. Ein eigenes Konto für den Betrieb erspart das Aussortieren privater Zahlungen.
- Einen Weg festlegen. Nicht heute E-Mail, morgen Papier, übermorgen Upload. Ein Kanal, den beide kennen. Die Möglichkeiten vergleicht der Ratgeber Belege an den Steuerberater übermitteln.
- Fehlende Belege selbst suchen. Prüfen Sie vor der Übergabe, ob zu jeder Abbuchung ein Beleg da ist.
- Fragen bündeln. Ein Termin im Quartal ist für beide Seiten günstiger als zehn einzelne Anrufe.
Arbeitet Ihre Kanzlei mit DATEV, ist DATEV Unternehmen online der übliche digitale Weg.
Checkliste für die monatliche Übergabe
- Alle Ausgangsrechnungen des Monats sind geschrieben und nummeriert.
- Zu jeder Abbuchung auf dem Geschäftskonto liegt ein Beleg vor.
- Barbelege und private Auslagen sind erfasst.
- Bewirtungsbelege tragen Anlass und Teilnehmer.
- Rechnungen aus dem Ausland sind gekennzeichnet.
- Neue Verträge und Anschaffungen sind der Kanzlei gemeldet.
- Offene Fragen sind notiert und gebündelt.
- Alles ist vor dem vereinbarten Stichtag übergeben.
Wie hilft RechnoX - und wobei nicht?
RechnoX ist für genau diese Zulieferung gebaut. Sie schreiben Rechnungen und Angebote, erfassen Eingangsbelege per Foto oder PDF und sehen die Bankumsätze, die in Ihrem DATEV Unternehmen online vorliegen. RechnoX schlägt zu jedem Beleg den passenden Umsatz vor und überträgt die Unterlagen nach DATEV. Sie sehen, zu welchen Umsätzen noch ein Beleg fehlt.
Ihre Kanzlei kann zusätzlich einen kostenlosen Zugang nutzen: Dort sieht sie Ihre Rechnungen und Belege, fordert fehlende Belege mit Frist an und stellt Rückfragen direkt am Beleg. Einzelheiten stehen auf der Seite für Steuerberater.
Was RechnoX nicht macht: Es bucht nicht, erstellt keine Umsatzsteuervoranmeldung und keine Gewinnermittlung, hat keine eigene Bankanbindung und ersetzt nicht die Beratung. Diese Aufgaben bleiben bei Ihrer Kanzlei.
Quellen
- Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV), insbesondere §§ 1, 4, 10, 11, 13 und 33
- § 18 UStG: Fälligkeit der Umsatzsteuervoranmeldung
- BMF: GoBD im Amtlichen AO-Handbuch, Rz. 21 zur Verantwortlichkeit
Häufige Fragen
Bin ich aus der Verantwortung, wenn der Steuerberater die Buchhaltung macht?
Nein. Für die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen bleibt der Steuerpflichtige verantwortlich, auch wenn er die Buchführung an einen Steuerberater auslagert (GoBD Rz. 21). Sie müssen deshalb vollständige und richtige Unterlagen liefern.
Kann ich mit dem Steuerberater ein Pauschalhonorar vereinbaren?
Eine von der Verordnung abweichende Vergütung kann vereinbart werden. Die Vereinbarung braucht die Textform und muss als Vergütungsvereinbarung bezeichnet sein (§ 4 StBVV). Ob und wofür Ihre Kanzlei Pauschalen anbietet, klären Sie im Gespräch.
Muss mein Steuerberater mit DATEV arbeiten?
Nein, Kanzleien können ihre Software frei wählen. Für die direkte Übergabe aus RechnoX ist DATEV allerdings Voraussetzung, weil RechnoX Unterlagen in DATEV Unternehmen online überträgt.
Wie oft sollte ich Belege übergeben?
Am besten laufend, spätestens einmal im Monat. Wer Umsatzsteuervoranmeldungen abgibt, muss den 10. Tag nach Ablauf des Zeitraums im Blick haben (§ 18 Abs. 1 UStG). Die Kanzlei braucht die Unterlagen einige Tage vorher.
Kostet der Steuerberater-Zugang in RechnoX etwas?
Nein. Für die Kanzlei ist der Zugang kostenlos. Sie selbst wählen einen Tarif, auch der kostenlose Tarif enthält die Übergabe an DATEV.
Rechnungen und Belege direkt in DATEV
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