Pendelordner
Pendelordner heißt der Aktenordner, in dem Mandanten ihre Papierbelege sammeln und regelmäßig zur Steuerkanzlei bringen, die ihn nach dem Buchen zurückgibt.
Ein Pendelordner ist ein Aktenordner, in dem ein Unternehmen die Papierbelege eines Monats oder Quartals sammelt und an die Steuerkanzlei gibt. Nach dem Buchen kommt er zurück. Eine gesetzliche Regelung gibt es dafür nicht. Das digitale Gegenstück ist der Upload der Belege, etwa in DATEV Unternehmen online.
Was bedeutet Pendelordner?
Der Pendelordner ist die klassische Form der Belegübergabe. Der Mandant heftet Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge und Kassenbelege ab und bringt oder schickt den Ordner zur Kanzlei. Dort werden die Belege gebucht, danach geht der Ordner zurück. Meist sind zwei Ordner im Wechsel unterwegs, daher der Name.
Was sind die Nachteile?
- Solange der Ordner in der Kanzlei liegt, fehlen dem Unternehmen die Originale.
- Die Kanzlei sieht die Belege erst, wenn der Ordner ankommt. Rückfragen zu fehlenden Belegen kommen entsprechend spät.
- E-Rechnungen passen nicht in einen Papierordner: Sie müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden, ein Ausdruck genügt nicht.
Was heißt das in der Praxis?
Belege sind Buchungsbelege und acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO). Verantwortlich dafür bleibt das Unternehmen, auch wenn der Ordner gerade beim Steuerberater liegt. § 147 Abs. 2 AO erlaubt, Belege als digitale Wiedergabe aufzubewahren, wenn sie bildlich mit dem Original übereinstimmt und während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und lesbar ist.
Wer Belege fotografiert oder als PDF hochlädt, zum Beispiel in DATEV Unternehmen online, braucht deshalb keinen Pendelordner mehr. Die Kanzlei kann laufend buchen, und fehlende Belege fallen früher auf.
Quelle: § 147 AO
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