GoBD

Was bedeutet GoBD?

GoBD ist die Abkürzung für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Es handelt sich um ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, also um eine Verwaltungsanweisung und kein Gesetz. Es erläutert, was die Finanzverwaltung von elektronischer Buchführung und digital aufbewahrten Belegen erwartet.

Wo ist das geregelt?

Die GoBD wurden mit BMF-Schreiben vom 28. November 2019 veröffentlicht und zuletzt am 11. März 2024 und am 14. Juli 2025 geändert. Sie stützen sich auf die §§ 145 bis 147 der Abgabenordnung. Daraus ergeben sich die Kernanforderungen:

• Nachvollziehbarkeit: Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen können.
• Aufzeichnungen müssen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein.
• Unveränderbarkeit: Der ursprüngliche Inhalt muss feststellbar bleiben.
• Aufbewahrung und Datenzugriff der Finanzbehörde während der Aufbewahrungsfrist.

Was heißt das in der Praxis?

Elektronisch empfangene Belege sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie eingegangen sind. Bei einer E-Rechnung genügt der strukturierte Teil, also die XML-Datei. Die eingesetzten Abläufe gehören in eine Verfahrensdokumentation. Die Ordnungsvorschriften gelten auch für alle, die Aufzeichnungen führen, ohne dazu verpflichtet zu sein (§ 146 Abs. 6 AO).

Quelle: BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 zur Änderung der GoBD