Rechnungsprogramm für Berater und Agenturen mit DATEV-Anbindung
RechnoX für Berater und Agenturen: Angebote, Projekt- und Retainer-Rechnungen, E-Rechnung, Team mit Rollen und Belegübergabe an den Steuerberater über DATEV.
Berater und Agenturen schreiben mit RechnoX Angebote und Projektrechnungen, lassen Retainer als wiederkehrende Rechnungen erzeugen und exportieren E-Rechnungen für Konzernkunden. Im Tarif Pro arbeitet ein Team mit Rollen, und Rechnungen aus Amazon und Uber werden abgerufen. Belege landen über DATEV beim Steuerberater. Zeiterfassung und Projektverwaltung gehören nicht dazu.
Wie sieht die Situation von Beratern und Agenturen aus?
Beratungen und Agenturen rechnen Projekte nach Aufwand oder Festpreis ab und haben daneben Kunden mit monatlichem Retainer. Mehrere Personen erstellen Angebote und Rechnungen, größere Kunden verlangen Bestellnummern oder E-Rechnungen, und es fallen viele kleine Belege an: Software-Abos, Bestellungen, Fahrten, Bewirtung. Die Buchhaltung liegt beim Steuerberater, meist in DATEV.
RechnoX deckt den Teil zwischen Auftrag und Kanzlei ab: Angebot, Rechnung, Zahlungseingang, Beleg. Gebucht wird weiterhin in DATEV.
Welche Funktionen sind für Berater und Agenturen wichtig?
Im Agenturalltag zählen diese Funktionen:
| Funktion | Warum sie für Berater und Agenturen zählt | Tarif |
|---|---|---|
| Angebote | Angebot mit Gültigkeitsdatum, Status offen, angenommen oder abgelehnt | Alle |
| Rechnungen | Einheiten wie Stunden, Tage oder Pauschal, englisches PDF für internationale Kunden | Alle |
| Wiederkehrende Rechnungen | Retainer und Wartung im festen Rhythmus, als Entwurf oder mit automatischem Versand | Basis, Pro |
| E-Rechnung | XRechnung oder ZUGFeRD mit der beim Kunden hinterlegten Bestellreferenz oder Leitweg-ID | Alle |
| Belege und DATEV-Sync | Belege am Bankumsatz, Labels und Tags zum Beispiel je Projekt | Alle |
| Portal-Abruf | Rechnungen aus Amazon und Uber abrufen statt einzeln herunterladen | Pro |
| Team | Bis zu fünf Teammitglieder als Bearbeiter oder Betrachter | Pro |
| Steuerberater-Zugang | Rückfragen der Kanzlei direkt an Rechnung oder Umsatz | Alle |
Die Rollen im Team trennen Schreiben und Lesen: Bearbeiter erstellen und ändern Rechnungen, Angebote, Kunden und Artikel, Betrachter sehen sie nur. Einstellungen und Teamverwaltung bleiben beim Inhaber.
Wie sieht ein Monat in der Praxis aus?
Der Monat verteilt sich auf feste Zeitpunkte:
- Monatsanfang. Die Retainer-Rechnungen entstehen aus den Vorlagen. Entwürfe prüfen Sie kurz und schließen sie ab, Vorlagen mit automatischem Versand gehen direkt an den Kunden.
- Laufend. Angebote gehen als PDF an Interessenten. Belege fotografiert jedes Teammitglied selbst oder lädt sie als PDF hoch.
- Nach Projektabschluss. Sie schreiben die Projektrechnung und exportieren bei Bedarf die E-Rechnung. Die beim Kunden hinterlegte Bestellreferenz wird dabei übernommen.
- Wöchentlich. Sie starten den DATEV Sync, ordnen Geldeingänge den vorgeschlagenen Rechnungen zu und ergänzen Belege bei Ausgaben. Im Tarif Pro rufen Sie die Rechnungen aus Amazon und Uber ab und bestätigen die vorgeschlagenen Umsätze.
- Monatsende. Die Mahnübersicht zeigt überfällige Rechnungen. Rückfragen der Kanzlei beantworten Sie als Kommentar am Beleg.
Welcher Tarif passt für Berater und Agenturen?
Einzelberater kommen oft mit dem Tarif Basis für 5 Euro im Monat aus: 50 Rechnungen und wiederkehrende Rechnungen. Sobald mehrere Personen arbeiten, passt der Tarif Pro für 15 Euro im Monat mit unbegrenzt vielen Rechnungen, Teamfunktion, Portal-Abruf und Lohnabrechnung. Zum Ausprobieren genügt der kostenlose Tarif mit fünf Rechnungen im Monat. Die Registrierung funktioniert ohne Kreditkarte, siehe Preisübersicht.
Was RechnoX für Berater und Agenturen nicht abdeckt
RechnoX ist kein Agenturwerkzeug mit Projektsteuerung. Nicht enthalten sind:
- Zeiterfassung und Projektverwaltung. Es gibt keine Stundenerfassung, keine Budgets und keine Auswertung je Projekt.
- Abschlags- und Teilrechnungen. Eine Verrechnung von Anzahlungen in einer Schlussrechnung gibt es nicht.
- Fremdwährungen. Rechnungen lauten auf Euro.
- Umsatzsteuer-Regelung in Vorlagen. Wiederkehrende Rechnungen lassen sich nicht mit Reverse Charge hinterlegen.
- Buchhaltung und Bank. RechnoX bucht nicht, hat keine Bankanbindung und reicht nichts beim Finanzamt ein.
Wenn Sie Projekte, Zeiten und Rechnungen in einem Programm führen wollen, ist eine Agentursoftware die bessere Wahl. RechnoX passt, wenn Rechnungen und Belege ohne Umweg beim Steuerberater in DATEV ankommen sollen.
Häufige Fragen
Können mehrere Personen mit RechnoX arbeiten?
Ja, im Tarif Pro. Neben dem Inhaber lassen sich bis zu fünf Teammitglieder einladen, als Bearbeiter oder als Betrachter. Der Steuerberater zählt nicht als Teammitglied.
Wie rechne ich einen monatlichen Retainer ab?
Mit einer wiederkehrenden Rechnung. Sie legen Kunde, Positionen und Rhythmus fest, RechnoX erzeugt die Rechnung zum Termin als Entwurf oder verschickt sie auf Wunsch direkt per E-Mail. Die Funktion gehört zu den Tarifen Basis und Pro.
Kann ich Rechnungen an Kunden im Ausland schreiben?
Ja. In der Rechnung wählen Sie eine Umsatzsteuer-Regelung für EU-Ausland oder Drittland, und für Kunden mit der Sprache Englisch entsteht das PDF auf Englisch. Rechnungen lauten auf Euro. Welche Regelung gilt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Gibt es eine Zeiterfassung oder Projektverwaltung?
Nein. Stunden und Projektstände führen Sie in Ihrem eigenen Werkzeug und übernehmen die abzurechnenden Mengen in die Rechnung.
Rechnungen und Belege direkt in DATEV
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