Angebote schreiben und per E-Mail versenden

Was kann das Angebotsmodul?

Mit RechnoX erstellen Sie Angebote, verschicken sie als PDF per E-Mail und sehen in einer Liste, welche Angebote offen, angenommen oder abgelehnt sind. Angebote greifen auf dieselben Kunden und Artikel zu wie Ihre Rechnungen und verwenden dasselbe Layout mit Ihrem Logo. Für Kunden mit der Sprache Englisch erzeugt RechnoX das PDF mit englischen Bezeichnungen.

Jedes Angebot erhält beim Speichern eine Angebotsnummer aus dem Kürzel AN, dem Jahr und einer laufenden Nummer, zum Beispiel AN-2026-00001.

Wie läuft ein Angebot ab?

Ein Angebot durchläuft drei Schritte, vom Entwurf bis zur Entscheidung des Kunden:

1. Angebot anlegen. Sie wählen den Kunden, das Datum und das Datum "Gültig bis". Vorbelegt sind 30 Tage. Positionen übernehmen Sie aus dem Artikelstamm oder schreiben sie frei, jeweils mit Menge, Einheit, Einzelpreis, Steuersatz und auf Wunsch einem Rabatt.
2. Versenden. RechnoX verschickt das Angebot als PDF-Anhang per E-Mail. Betreff und Text kommen aus Ihrer Vorlage und lassen sich vor dem Senden anpassen, auf Wunsch geht eine Blindkopie an Sie. Das Angebot steht danach auf "Versendet". Sie können das PDF auch herunterladen und selbst übergeben.
3. Status festhalten. Sagt der Kunde zu oder ab, setzen Sie das Angebot auf "Angenommen" oder "Abgelehnt". Ist das Datum "Gültig bis" überschritten, zeigt RechnoX das Angebot als abgelaufen an.

Ändern lässt sich ein Angebot, solange es den Status "Entwurf" hat. Worauf es beim Inhalt ankommt, steht im Ratgeber zum Angebot.

Wie wird aus einem Angebot eine Rechnung?

Mit "In Rechnung umwandeln" legt RechnoX einen Rechnungsentwurf mit dem Kunden, den Positionen, Rabatten und Beträgen des Angebots an. Der Einleitungstext nennt Nummer und Datum des Angebots. Das Angebot wird als angenommen geführt und ist mit der Rechnung verknüpft. Jedes Angebot lässt sich einmal umwandeln; die Umwandlung zählt wie jede neue Rechnung auf das Monatskontingent.

Den Entwurf können Sie vor dem Abschluss noch ändern, etwa wenn weniger geleistet wurde als angeboten.

Die Rechnung selbst folgt dem üblichen Ablauf: Entwurf, Abschluss mit fortlaufender Nummer, Versand, Zahlung. Wie das funktioniert, beschreibt die Seite Rechnungen schreiben.

Was läuft automatisch, was machen Sie selbst?

Automatisch vergibt RechnoX die Angebotsnummer, berechnet Summen und Umsatzsteuer, erzeugt das PDF und setzt den Status nach dem E-Mail-Versand auf "Versendet". Ist in den Einstellungen die Besteuerungsart "Kleinunternehmer" gewählt, erhalten neue Positionen 0 Prozent Umsatzsteuer.

Selbst tragen Sie ein, ob der Kunde angenommen oder abgelehnt hat, und Sie stoßen die Umwandlung in eine Rechnung an. Eine Erinnerung an offene Angebote verschickt RechnoX nicht.

In welchem Tarif sind Angebote enthalten?

Angebote sind in allen Tarifen enthalten, auch im kostenlosen. Eine Mengengrenze gibt es nicht, das Monatskontingent gilt nur für Rechnungen:

Die Registrierung funktioniert ohne Kreditkarte, die Tarife im Detail zeigt die Preisübersicht.

Was das Angebotsmodul nicht macht

RechnoX bietet keine Online-Annahme: Es gibt keinen Link, über den Ihr Kunde ein Angebot bestätigt oder unterschreibt. Den Status pflegen Sie selbst.

Ebenfalls nicht enthalten sind Auftragsbestätigungen, Abschlags- und Teilrechnungen sowie eine Kalkulation mit Einkaufspreisen. Angebote werden nicht an DATEV übertragen, denn dort zählen Rechnungen und Belege. Haben Sie Ihren Steuerberater in RechnoX eingeladen, kann er Ihre Angebote ansehen, mehr dazu unter Zugang für den Steuerberater.