Aufbewahrungsfrist
Aufbewahrungsfrist heißt der Zeitraum, in dem Geschäftsunterlagen aufzuheben sind: je nach Art zehn, acht oder sechs Jahre (§ 147 AO).
Die Aufbewahrungsfrist ist der Zeitraum, in dem Unternehmen ihre Geschäftsunterlagen aufheben müssen. Nach § 147 AO sind es zehn Jahre für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege wie Rechnungen und sechs Jahre für sonstige Unterlagen. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres.
Was bedeutet Aufbewahrungsfrist?
Die Aufbewahrungsfrist legt fest, wie lange steuerlich und handelsrechtlich relevante Unterlagen verfügbar sein müssen. In dieser Zeit muss das Finanzamt sie bei einer Prüfung einsehen können. Vorher dürfen sie weder vernichtet noch gelöscht werden.
Wo ist das geregelt?
Die steuerlichen Fristen stehen in § 147 Abs. 3 AO:
| Unterlagen | Frist |
|---|---|
| Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz, Organisationsunterlagen | 10 Jahre |
| Buchungsbelege, zum Beispiel Rechnungen und Quittungen | 8 Jahre |
| Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen | 6 Jahre |
Für Rechnungen nennt auch § 14b UStG acht Jahre. Für Kaufleute gelten nach § 257 HGB dieselben Fristen.
Was heißt das in der Praxis?
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden oder die letzte Eintragung gemacht worden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Eine Rechnung aus dem März 2026 ist also bis Ende 2034 aufzubewahren. Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern bedeutsam sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
Elektronische Belege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden, und während der gesamten Frist lesbar bleiben. Näheres regeln die GoBD.
Quelle: § 147 AO
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