Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer mit DATEV-Anbindung
RechnoX für Kleinunternehmer: Rechnungen ohne Umsatzsteuer schreiben und Belege über DATEV an den Steuerberater geben. Kostenlos bis 5 Rechnungen im Monat.
Kleinunternehmer stellen in RechnoX die Besteuerungsart Kleinunternehmer ein und schreiben Rechnungen ohne Umsatzsteuer. Belege fotografieren sie und geben sie über DATEV Unternehmen online an den Steuerberater. Der kostenlose Tarif reicht für bis zu fünf Rechnungen im Monat. Die Umsatzgrenzen überwacht RechnoX nicht, und die Gewinnermittlung bleibt beim Steuerberater.
Wie sieht die Situation von Kleinunternehmern aus?
Kleinunternehmer schreiben wenige Rechnungen, weisen darauf keine Umsatzsteuer aus und wollen für die Verwaltung wenig Geld und Zeit aufwenden. Kleinunternehmer ist nach § 19 Abs. 1 UStG, wessen Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betragen hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Oft läuft das Geschäft neben einer Anstellung.
Belege fallen trotzdem an, und wer einen Steuerberater hat, muss sie ihm übergeben. Arbeitet die Kanzlei mit DATEV, erledigt RechnoX diese Übergabe zusammen mit den Rechnungen. Mehr zur Regelung selbst steht im Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung.
Welche Funktionen sind für Kleinunternehmer wichtig?
Entscheidend ist die Einstellung der Besteuerungsart, der Rest ergibt sich daraus:
| Funktion | Was sie für Kleinunternehmer bedeutet |
|---|---|
| Besteuerungsart "Kleinunternehmer" | In den Einstellungen gewählt, erhalten neue Positionen in Rechnungen und Angeboten 0 Prozent Umsatzsteuer |
| Rechnungen | Fortlaufende Nummer beim Abschließen, Versand als PDF per E-Mail, Zahlungen erfassen |
| Angebote | In jedem Tarif ohne Mengengrenze |
| Belege und DATEV-Sync | Belege fotografieren und dem Bankumsatz aus DATEV zuordnen |
| Steuerberater-Zugang | Einblick und Rückfragen für die Kanzlei, ohne Zusatzkosten |
Zur E-Rechnung gilt für Kleinunternehmer eine Erleichterung: Ihre Rechnungen dürfen nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers als PDF. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025, denn eine E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen braucht keine Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 UStG). In RechnoX laden Sie eine eingehende Rechnung als PDF hoch. Die eingebetteten XML-Daten wertet RechnoX nicht aus, und eine reine XML-Datei lässt sich nicht als Beleg hochladen.
Wie sieht ein Monat in der Praxis aus?
Bei wenigen Vorgängen im Monat genügt eine kurze Routine:
- Rechnung schreiben. Sie legen die Rechnung an, schließen sie ab und versenden sie per E-Mail. Der Hinweis auf die Steuerbefreiung steht automatisch darauf.
- Belege fotografieren. Einkäufe für das Geschäft fotografieren Sie mit dem Smartphone oder laden die Rechnung als PDF hoch.
- DATEV Sync starten. Einmal im Monat laden Sie die Bankumsätze aus DATEV, ordnen Geldeingänge den Rechnungen zu und ergänzen fehlende Belege.
- Offene Rechnungen prüfen. Bleibt eine Zahlung aus, erstellen Sie eine Zahlungserinnerung.
Welcher Tarif passt für Kleinunternehmer?
Für die meisten Kleinunternehmer passt der kostenlose Tarif: fünf Rechnungen im Monat, Angebote ohne Grenze, DATEV-Sync, E-Rechnung, Mahnwesen und Steuerberater-Zugang. Wer mehr Rechnungen schreibt oder wiederkehrende Rechnungen braucht, wechselt in den Tarif Basis für 5 Euro im Monat mit 50 Rechnungen. Die Registrierung funktioniert ohne Kreditkarte, siehe Preisübersicht.
Was RechnoX für Kleinunternehmer nicht abdeckt
RechnoX überwacht die Umsatzgrenzen der Kleinunternehmerregelung nicht. Es gibt keine Warnung, wenn Sie sich einer Grenze nähern. Behalten Sie Ihren Umsatz selbst im Blick und sprechen Sie rechtzeitig mit Ihrem Steuerberater.
Außerdem gilt:
- Keine Gewinnermittlung. RechnoX bucht nicht, erstellt keine Einnahmen-Überschuss-Rechnung und reicht nichts beim Finanzamt ein.
- Keine Bankanbindung. Sichtbar sind die Bankumsätze, die in DATEV Unternehmen online vorliegen. Ohne DATEV bleibt dieser Teil leer.
- Wechsel der Besteuerung. Verlassen Sie die Kleinunternehmerregelung, stellen Sie die Besteuerungsart um. Neue Positionen erhalten dann wieder den regulären Steuersatz, bestehende Entwürfe prüfen Sie selbst.
Worauf es bei der Rechnung ankommt, erklärt der Ratgeber zur Kleinunternehmer-Rechnung.
Häufige Fragen
Weist RechnoX auf meinen Rechnungen Umsatzsteuer aus?
Nicht, wenn Sie in den Einstellungen die Besteuerungsart Kleinunternehmer gewählt haben. Neue Positionen erhalten dann 0 Prozent Umsatzsteuer, und RechnoX druckt den Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG auf die Rechnung.
Reicht der kostenlose Tarif für Kleinunternehmer?
Wenn Sie bis zu fünf Rechnungen im Monat schreiben, ja. Angebote, E-Rechnung, Mahnwesen, DATEV-Sync und der Zugang für den Steuerberater sind enthalten. Der Tarif Basis für 5 Euro im Monat erlaubt 50 Rechnungen.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers als PDF. Empfangen können müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen.
Lohnt sich RechnoX ohne Steuerberater?
Nur eingeschränkt. Rechnungen, Angebote und Mahnungen funktionieren ohne Steuerberater. Die Belegübergabe setzt DATEV Unternehmen online voraus, und eine Gewinnermittlung erstellt RechnoX nicht. Wer seine Buchhaltung selbst macht, ist mit einem Programm mit eigener Buchhaltung besser bedient.
Rechnungen und Belege direkt in DATEV
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