Umsatzsteuervoranmeldung: Wer sie abgeben muss, wann sie fällig ist und was häufig schiefgeht

Was ist die Umsatzsteuervoranmeldung?

Die Umsatzsteuervoranmeldung ist eine Steueranmeldung, in der Sie die Umsatzsteuer für einen Monat oder ein Quartal selbst berechnen und an das Finanzamt übermitteln. Die berechnete Steuer ist zugleich als Vorauszahlung zu entrichten (§ 18 Abs. 1 UStG).

Berechnet wird so: Umsatzsteuer aus Ihren Ausgangsrechnungen minus Vorsteuer aus Ihren Eingangsrechnungen. Ist die Vorsteuer höher, erhalten Sie eine Erstattung.

Wer muss sie abgeben?

Grundsätzlich muss jeder Unternehmer Voranmeldungen abgeben (§ 18 Abs. 1 UStG). Ausnahmen:

• Kleinunternehmer. Für sie gelten die Erklärungspflichten des § 18 Abs. 1 bis 4 UStG nicht (§ 19 Abs. 1 UStG).
• Unternehmer mit geringer Steuer. Betrug die Steuer im Vorjahr höchstens 2.000 Euro, kann das Finanzamt von Voranmeldungen befreien. Dann genügt die Jahreserklärung (§ 18 Abs. 2 UStG).

Monatlich oder vierteljährlich?

Der Regelfall ist das Kalendervierteljahr. Maßgeblich ist die Umsatzsteuer des Vorjahres (§ 18 Abs. 2 UStG):

Für Gründer sieht das Gesetz im Jahr der Gründung und im Folgejahr grundsätzlich die monatliche Abgabe vor. Für die Jahre 2021 bis 2026 ist diese Regel ausgesetzt: Maßgeblich ist die voraussichtliche Steuer des laufenden Jahres beziehungsweise die auf ein Jahr hochgerechnete Steuer des Vorjahres (§ 18 Abs. 2 Satz 6 UStG). Welcher Rhythmus für Sie gilt, teilt Ihnen das Finanzamt mit.

Bis wann ist sie fällig?

Die Voranmeldung muss bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums übermittelt sein. Am selben Tag ist die Zahlung fällig (§ 18 Abs. 1 UStG).

Was ist die Dauerfristverlängerung?

Die Dauerfristverlängerung verschiebt Abgabe und Zahlung dauerhaft um einen Monat. Das Finanzamt gewährt sie auf Antrag (§ 46 UStDV). Was Sie wissen müssen:

• Antrag: elektronisch, bis zu dem Tag, an dem die Voranmeldung fällig wäre, für die die Verlängerung erstmals gelten soll (§ 48 UStDV).
• Sondervorauszahlung: Wer monatlich abgibt, zahlt dafür jedes Jahr ein Elftel der Vorauszahlungen des Vorjahres im Voraus (§ 47 UStDV). Sie wird bei der Voranmeldung für den letzten Zeitraum des Jahres angerechnet.
• Quartalszahler: Für sie sieht § 47 UStDV keine Sondervorauszahlung vor.

Die Verlängerung verschafft Ihnen und Ihrer Kanzlei einen Monat mehr Zeit, um Belege zusammenzutragen. Das Finanzamt kann sie ablehnen oder widerrufen, wenn der Steueranspruch gefährdet erscheint.

Was gilt für Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus und geben keine Voranmeldung ab. Kleinunternehmer ist, wer im Vorjahr höchstens 25.000 Euro Umsatz hatte und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG). Ihre Umsätze sind steuerfrei, deshalb ist auch der Vorsteuerabzug ausgeschlossen (§ 15 Abs. 2 UStG).

Wer sich den Grenzen nähert, sollte frühzeitig mit dem Steuerberater sprechen. Mehr dazu im Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung.

Zählt das Rechnungsdatum oder der Zahlungseingang?

Im Regelfall zählt die Leistung, nicht die Zahlung. Das Gesetz geht von der Besteuerung nach vereinbarten Entgelten aus, der Soll-Versteuerung (§ 16 Abs. 1 UStG). Die Steuer entsteht mit Ablauf des Zeitraums, in dem Sie die Leistung ausgeführt haben, auch wenn der Kunde noch nicht gezahlt hat (§ 13 Abs. 1 UStG).

Auf Antrag kann das Finanzamt die Ist-Versteuerung erlauben, bei der die Steuer mit dem Zahlungseingang entsteht. Das ist möglich bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro und für Freiberufler (§ 20 UStG). Welche Methode bei Ihnen gilt, weiß Ihre Kanzlei.

Welche Fehler kommen häufig vor?

Die meisten Probleme entstehen durch fehlende oder verspätete Unterlagen:

• Zu spät abgegeben. Das Finanzamt kann einen Verspätungszuschlag festsetzen (§ 152 AO).
• Zu spät gezahlt. Für jeden angefangenen Monat fällt ein Säumniszuschlag von 1 Prozent des rückständigen Betrags an (§ 240 AO).
• Vorsteuer ohne Rechnung. Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass Sie eine ordnungsgemäße Rechnung besitzen (§ 15 Abs. 1 UStG). Fehlt der Beleg, fehlt der Abzug.
• Falscher Zeitraum. Bei Soll-Versteuerung gehört die Rechnung in den Monat der Leistung, nicht in den Monat der Zahlung.
• Leistungen aus dem Ausland vergessen. Bei Reverse Charge schulden Sie als Empfänger die Steuer und müssen sie anmelden.
• Sondervorauszahlung übersehen. Sie ist jedes Jahr neu zu berechnen und zu zahlen.

Was braucht der Steuerberater - und bis wann?

Ihre Kanzlei braucht für jeden Voranmeldungszeitraum alle Ausgangs- und Eingangsrechnungen, bevor sie die Voranmeldung erstellt. Praktisch heißt das:

• Ausgangsrechnungen des Zeitraums, vollständig und fortlaufend nummeriert,
• Eingangsrechnungen und Quittungen,
• Rechnungen ausländischer Dienstleister,
• Hinweise auf Besonderheiten, etwa Anzahlungen oder Gutschriften.

Liefern Sie laufend statt gesammelt. Als Faustregel sollten die Unterlagen wenige Tage nach Monatsende vollständig sein. Den genauen Stichtag legt Ihre Kanzlei fest.

Wie hilft RechnoX - und wobei nicht?

RechnoX erstellt und übermittelt keine Umsatzsteuervoranmeldung. Es hilft bei der Zulieferung: Eingangsbelege erfassen Sie per Foto oder PDF, RechnoX schlägt den passenden Bankumsatz aus Ihrem DATEV Unternehmen online vor und überträgt den Beleg dorthin. Sie sehen, zu welchen Umsätzen noch ein Beleg fehlt, und können ihn nachreichen, bevor die Frist drängt.

Ausgangsrechnungen kommen in DATEV an, sobald Sie den Zahlungseingang zugeordnet haben. Bei Soll-Versteuerung braucht die Kanzlei offene Rechnungen aber schon vorher. Über den kostenlosen Steuerberater-Zugang sieht sie alle Rechnungen unabhängig von der Zahlung.

Quellen

• § 18 UStG: Voranmeldung, Zeitraum, Fälligkeit
• § 19 UStG: Kleinunternehmer
• §§ 46, 47 und 48 UStDV: Dauerfristverlängerung
• § 13, § 16 und § 20 UStG: Entstehung der Steuer, Soll- und Ist-Versteuerung
• § 152 und § 240 AO: Verspätungs- und Säumniszuschlag