invoiz-Daten sichern: Was Sie vor dem Wechsel exportieren und wie lange Sie es aufbewahren
Welche Daten Sie aus invoiz sichern sollten, bevor Sie wechseln: Rechnungen als PDF, Kunden, Artikel und Angebote, und wie lange Sie sie aufbewahren müssen.
invoiz wird laut invoiz.de zum 30.11.2026 eingestellt; danach sind die Daten nicht mehr abrufbar. Sichern Sie vor dem Wechsel alle Ausgangsrechnungen als PDF, denn das sind Ihre Buchungsbelege, und die müssen acht Jahre aufbewahrt werden. Kunden, Artikel, Rechnungen und Angebote übernimmt RechnoX direkt aus dem invoiz-Konto. Ausgaben und Belege, die nur in invoiz liegen, laden Sie herunter und legen sie bei Ihrer Kanzlei oder in DATEV ab.
Was Sie aus invoiz sichern sollten
Sichern Sie zuerst das, was Sie gesetzlich aufbewahren müssen, dann das, was Sie zum Weiterarbeiten brauchen.
| Daten | Warum | Wie |
|---|---|---|
| Ausgangsrechnungen als PDF | Buchungsbelege, acht Jahre Aufbewahrung (§ 147 Abs. 3 AO) | aus invoiz herunterladen, nach Jahr und Nummer ablegen |
| Stornos und Gutschriften | gehören zu den Rechnungen | wie Rechnungen |
| Ausgaben und Eingangsbelege | Buchungsbelege, acht Jahre | herunterladen; prüfen, ob die Kanzlei sie schon hat |
| Kunden, Artikel, Angebote | zum Weiterarbeiten | übernimmt der Import in RechnoX direkt aus dem Konto |
| Mahnungen | Geschäftsbriefe, sechs Jahre (§ 147 Abs. 3 AO) | herunterladen |
| Briefpapier, Textbausteine | nicht aufbewahrungspflichtig | abschreiben oder als Datei sichern |
Die Rechnung, die Ihr Kunde erhalten hat, ist das Original. Sie muss über die gesamte Frist so vorliegen, wie sie verschickt wurde: lesbar und unverändert (GoBD). Darum reicht es nicht, nur die Daten mitzunehmen.
Was der Import in RechnoX übernimmt
RechnoX liest Kunden, Artikel, Rechnungen und Angebote direkt aus Ihrem invoiz-Konto, ohne Export-Datei. Rechnungen kommen mit Positionen, Status, Zahlungsstand und ihrer Rechnungsnummer aus invoiz. So finden Sie jede alte Rechnung in RechnoX unter derselben Nummer wie auf dem gesicherten PDF. Wie der Import abläuft, steht auf der Seite invoiz Alternative.
Nicht übernommen werden Ausgaben, Lieferscheine, Abo-Rechnungen, Mahnungen und Briefpapier. Ausgaben, die Ihre Kanzlei noch nicht hat, laden Sie herunter und reichen sie über RechnoX in Ihr DATEV Unternehmen online ein, siehe Belege an den Steuerberater.
Wo Sie die gesicherten Dateien ablegen
Ein Ordner pro Jahr, darin die Rechnungen nach Nummer, genügt. Bewahren Sie die Dateien an einem Ort auf, der acht Jahre besteht und gesichert wird. Eine Ablage in der Cloud ist zulässig, auch in einem anderen EU-Mitgliedstaat, wenn die Finanzbehörde bei einer Prüfung in vollem Umfang darauf zugreifen kann (§ 146 Abs. 2a AO). Mehr dazu im Ratgeber Belege aufbewahren.
Was RechnoX nicht tut
RechnoX archiviert Ihre alten invoiz-PDFs nicht und ersetzt die Sicherung nicht. Es übernimmt die Daten zum Weiterarbeiten und überträgt neue Rechnungen und Belege an Ihre Kanzlei in DATEV. Die Buchführung macht weiterhin Ihr Steuerberater.
Quellen
- § 147 AO, Aufbewahrungsfristen
- § 146 AO, Ordnungsvorschriften für die Buchführung
- Buhl: invoiz.de, Hinweis zur Einstellung zum 30.11.2026, abgerufen am 14.10.2026
- Buhl: invoiz ist jetzt Teil von WISO MeinBüro
Häufige Fragen
Wie dringend ist das Sichern, jetzt, wo ein Abschaltdatum feststeht?
Rechnen Sie mit wenigen Wochen: Laut invoiz.de wird invoiz zum 30.11.2026 eingestellt (Stand: 14.10.2026). Wer noch nichts gesichert hat, plant dafür am besten gleich eine Stunde ein: Rechnungen als PDF herunterladen, einen Ordner pro Jahr anlegen, Kunden, Artikel, Rechnungen und Angebote in das neue Programm importieren. Der Import in RechnoX funktioniert nur, solange invoiz online ist.
Reicht es, wenn die Rechnungen nach dem Import in RechnoX stehen?
Für die Arbeit ja, für die Aufbewahrung nicht allein. Das Original ist die Rechnung, die Ihr Kunde erhalten hat. Sichern Sie deshalb die PDFs aus invoiz. Der Import in RechnoX übernimmt die Daten und die Rechnungsnummer, erzeugt das Dokument aber neu.
Wie lange muss ich die Rechnungen aus invoiz aufbewahren?
Acht Jahre als Buchungsbelege (§ 147 Abs. 3 AO). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Darf ich die gesicherten PDFs in einer Cloud ablegen?
Ja, auch in einem anderen EU-Mitgliedstaat, wenn der Datenzugriff der Finanzbehörde in vollem Umfang möglich ist (§ 146 Abs. 2a AO). Die Dateien müssen über die gesamte Frist lesbar und unverändert bleiben.
Rechnungen und Belege direkt in DATEV
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