Verfahrensdokumentation

Was bedeutet Verfahrensdokumentation?

Eine Verfahrensdokumentation ist eine schriftliche Beschreibung der Abläufe, mit denen ein Betrieb seine steuerlich relevanten Unterlagen führt. Sie hält fest, wie ein Beleg in den Betrieb kommt, wer ihn prüft, mit welchem Programm er erfasst wird und wo er aufbewahrt wird. Ein Betriebsprüfer soll daran erkennen können, dass die Aufzeichnungen vollständig und unverändert sind.

Wo ist das geregelt?

Die Pflicht ergibt sich aus mehreren Vorschriften:

• § 145 Abs. 1 AO: Die Buchführung muss einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einen Überblick vermitteln.
• § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO: Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, die zum Verständnis der Bücher nötig sind, sind aufzubewahren, und zwar zehn Jahre.
• Die GoBD verlangen in Randziffer 151 und den folgenden, dass die angewandten Verfahren in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden.

Was heißt das in der Praxis?

Wie umfangreich die Dokumentation sein muss, hängt von Größe und Abläufen des Betriebs ab. Für Selbstständige genügt oft eine knappe Beschreibung:

• Wie gehen Rechnungen und Belege ein, auf Papier, per E-Mail, als E-Rechnung?
• Wie werden Papierbelege digitalisiert, und was geschieht danach mit dem Original?
• Welche Programme werden eingesetzt, und wer hat Zugriff?
• Wie gelangen die Unterlagen zum Steuerberater, und wo werden sie archiviert?

Halten Sie Änderungen mit Datum fest, damit nachvollziehbar bleibt, welches Verfahren wann galt.

Quelle: § 145 AO, § 147 AO