Mahnung schreiben: Verzug, Fristen, Zinsen und Mustertexte
Wann ein Kunde in Verzug ist, wie sich Zahlungserinnerung und Mahnung unterscheiden, welche Zinsen und Kosten Sie verlangen dürfen, mit Mustertexten.
Ein Kunde kommt durch eine Mahnung nach Fälligkeit in Verzug, spätestens aber 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung (§ 286 BGB). Bei Verbrauchern gilt die 30-Tage-Regel nur mit Hinweis in der Rechnung. Im Verzug stehen Ihnen Zinsen zu, von Geschäftskunden zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro (§ 288 BGB).
Ab wann ist ein Kunde im Verzug?
Ein Kunde ist im Verzug, wenn er trotz Fälligkeit nicht zahlt und eine der Voraussetzungen des § 286 BGB erfüllt ist. Erst ab dem Verzug können Sie Zinsen und Kosten verlangen.
| Auslöser | Voraussetzung | Grundlage |
|---|---|---|
| Mahnung | Sie mahnen, nachdem die Rechnung fällig geworden ist | § 286 Abs. 1 BGB |
| Kalenderdatum | Für die Zahlung ist ein Datum nach dem Kalender bestimmt, etwa "zahlbar bis 30.09.2026" im Vertrag | § 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB |
| 30 Tage | 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung, auch ohne Mahnung | § 286 Abs. 3 BGB |
Die 30-Tage-Regel gilt gegenüber Verbrauchern nur, wenn Sie in der Rechnung besonders auf diese Folge hingewiesen haben. Ein möglicher Satz für Rechnungen an Privatkunden:
Sie kommen spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung in Verzug, ohne dass es einer Mahnung bedarf (§ 286 Abs. 3 BGB).
Beim Kalenderdatum kommt es darauf an, dass es mit dem Kunden vereinbart ist, zum Beispiel im Vertrag oder im angenommenen Angebot. Steht das Datum nur auf der Rechnung, schafft eine Mahnung Klarheit. Kein Verzug tritt ein, solange der Kunde die Verzögerung nicht zu vertreten hat (§ 286 Abs. 4 BGB).
Zahlungserinnerung oder Mahnung: Wo liegt der Unterschied?
Rechtlich gibt es keinen. Das Gesetz kennt nur die Mahnung und schreibt dafür weder eine Form noch eine Überschrift vor. Auch ein Schreiben mit dem Titel "Zahlungserinnerung" ist eine Mahnung, wenn es den Kunden unmissverständlich zur Zahlung auffordert.
Der Unterschied liegt im Ton. Die Zahlungserinnerung unterstellt ein Versehen und bleibt freundlich. Die Mahnung nennt eine letzte Frist und die Folgen.
Welche Mahnstufen sind üblich?
Üblich sind zwei bis drei Stufen mit kurzen Fristen. Vorgeschrieben ist keine davon.
| Stufe | Üblicher Zeitpunkt | Inhalt |
|---|---|---|
| 1. Zahlungserinnerung | Einige Tage nach Fälligkeit | Freundlicher Hinweis, neue Frist von 7 bis 10 Tagen |
| 2. Mahnung | Nach Ablauf der neuen Frist | Deutliche Aufforderung, Frist, Hinweis auf Verzugszinsen |
| 3. Letzte Mahnung | Nach Ablauf der zweiten Frist | Letzte Frist, Ankündigung des gerichtlichen Mahnverfahrens |
Jedes Schreiben sollte Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, den offenen Betrag, ein konkretes Datum als Frist und Ihre Bankverbindung nennen.
Mustertext für die Zahlungserinnerung
Die Zahlungserinnerung ist kurz und freundlich und nennt ein Datum:
Betreff: Zahlungserinnerung zur Rechnung RE-2026-0042
Guten Tag Frau Muster,
sicher ist es Ihnen entgangen: Unsere Rechnung RE-2026-0042 vom 14.09.2026 über 1.428,00 Euro war am 28.09.2026 fällig. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 12.10.2026 auf das unten genannte Konto. Sollten Sie inzwischen gezahlt haben, betrachten Sie dieses Schreiben als erledigt.
Freundliche Grüße
Mustertext für die Mahnung
Die Mahnung der zweiten Stufe wird deutlicher und kündigt Zinsen und Kosten an:
Betreff: Mahnung zur Rechnung RE-2026-0042
Guten Tag Frau Muster,
auf unsere Zahlungserinnerung vom 05.10.2026 haben wir keinen Zahlungseingang festgestellt. Wir fordern Sie auf, den offenen Betrag von 1.428,00 Euro bis zum 26.10.2026 zu überweisen. Sie befinden sich in Verzug. Wir behalten uns vor, Verzugszinsen nach § 288 BGB und die Verzugspauschale von 40 Euro zu berechnen. Nach Ablauf der Frist werden wir die Forderung gerichtlich geltend machen.
Freundliche Grüße
Den Satz zur Pauschale streichen Sie bei Privatkunden.
Welche Zinsen und Kosten darf ich verlangen?
Im Verzug stehen Ihnen Verzugszinsen zu, und von Geschäftskunden zusätzlich eine Pauschale. Geregelt ist das in § 288 BGB:
| Kunde | Zinssatz pro Jahr | Pauschale |
|---|---|---|
| Verbraucher | 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz | Keine |
| Unternehmen | 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz | 40 Euro |
Der Basiszinssatz ändert sich jeweils zum 1. Januar und zum 1. Juli (§ 247 BGB). Seit dem 1. Juli 2026 beträgt er laut Deutscher Bundesbank 1,52 Prozent. Der Verzugszins liegt damit bei 6,52 Prozent für Verbraucher und 10,52 Prozent zwischen Unternehmen.
Ein Rechenbeispiel: Ein Geschäftskunde zahlt 1.428,00 Euro 30 Tage zu spät. Die Zinsen betragen 1.428,00 Euro x 10,52 Prozent x 30 / 365 = 12,35 Euro.
Die Pauschale von 40 Euro wird auf einen Schadensersatz für Kosten der Rechtsverfolgung angerechnet (§ 288 Abs. 5 BGB). Weitere Mahnkosten können Sie nur als Verzugsschaden verlangen, also erst ab Verzug und nur in der Höhe, in der sie entstanden sind (§ 280 Abs. 1 und 2 BGB). Die Kosten der Mahnung, die den Verzug erst auslöst, gehören deshalb nicht dazu.
Was kommt nach der letzten Mahnung?
Zahlt der Kunde weiterhin nicht, können Sie beim zuständigen Amtsgericht einen Mahnbescheid beantragen (§ 688 und § 689 ZPO). Der Antrag lässt sich über das Portal online-mahnantrag.de der Mahngerichte stellen. Das Gericht prüft nicht, ob die Forderung besteht, und der Kunde hat nach der Zustellung zwei Wochen Zeit, zu zahlen oder zu widersprechen (§ 692 ZPO). Widerspricht er nicht, erlässt das Gericht auf Ihren Antrag einen Vollstreckungsbescheid (§ 699 ZPO), aus dem Sie vollstrecken können. Widerspricht er, geht die Sache in ein normales Gerichtsverfahren über. Ob sich dieser Weg lohnt, besprechen Sie bei größeren Beträgen mit einem Anwalt.
Wie hilft RechnoX?
RechnoX erstellt Zahlungserinnerungen und Mahnungen zu Ihren Rechnungen. Ob eine Rechnung bezahlt ist, erkennen Sie an den Bankumsätzen, die in DATEV vorliegen und denen Sie Ihre Rechnungen zuordnen. Eine eigene Bankanbindung hat RechnoX nicht.
Ein gerichtliches Mahnverfahren oder Inkasso führt RechnoX nicht durch.
Quellen
- § 286 BGB: Verzug des Schuldners
- § 288 BGB: Verzugszinsen und Pauschale
- § 247 BGB: Basiszinssatz
- § 271 und § 280 BGB: Fälligkeit und Verzugsschaden
- § 195, § 199 und § 204 BGB: Verjährung
- §§ 688 ff. ZPO: Mahnverfahren
- Deutsche Bundesbank: Basiszinssatz nach § 247 BGB
Häufige Fragen
Muss ich dreimal mahnen, bevor ich weitere Schritte einleite?
Nein. Das Gesetz verlangt für den Verzug eine Mahnung nach Fälligkeit, in manchen Fällen gar keine (§ 286 BGB). Drei Mahnstufen sind eine verbreitete Gewohnheit, keine Vorschrift. Sie können schon nach einer erfolglosen Mahnung einen Mahnbescheid beantragen.
Muss eine Mahnung schriftlich oder per Einschreiben verschickt werden?
Eine Form schreibt § 286 BGB nicht vor. Eine Mahnung per E-Mail oder Brief ist trotzdem ratsam, weil Sie im Streitfall nachweisen müssen, dass und wann Sie gemahnt haben.
Ab wann ist eine Rechnung überhaupt fällig?
Ist keine Zeit für die Zahlung vereinbart, können Sie die Zahlung sofort verlangen (§ 271 Abs. 1 BGB). Ein vereinbartes Zahlungsziel, zum Beispiel 14 Tage, verschiebt die Fälligkeit entsprechend.
Darf ich die Pauschale von 40 Euro auch von Privatkunden verlangen?
Nein. Die Pauschale steht Ihnen nur zu, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist (§ 288 Abs. 5 BGB). Von Privatkunden können Sie Verzugszinsen und den Ersatz tatsächlich entstandener Kosten verlangen.
Wann verjährt eine offene Rechnung?
Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre (§ 195 BGB). Sie beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§ 199 Abs. 1 BGB). Eine Forderung aus dem März 2026 verjährt also mit Ablauf des 31. Dezember 2029. Eine Mahnung hält die Verjährung nicht auf, die Zustellung eines Mahnbescheids hemmt sie (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB).
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