# Steuerberater-Einblick: So funktioniert der kostenlose Kanzlei-Zugang zu RechnoX

Für Kanzleien: wie der kostenlose Zugang zu RechnoX funktioniert, was Sie bei Mandanten sehen, wie Sie Belege mit Frist anfordern und was in DATEV ankommt.

Stand: 30\. September 2026 · 4 Min. Lesezeit

Kurz gesagt

Der Steuerberater-Einblick ist ein kostenloser Zugang für Kanzleien zu den RechnoX-Konten ihrer Mandanten. Sie registrieren Ihre Kanzlei, laden Mandanten per Kanzlei-Link oder E-Mail ein und sehen deren Rechnungen, Belege und Transaktionen lesend. Fehlende Belege fordern Sie mit Frist an, Rückfragen stellen Sie am Beleg. Gebucht wird weiterhin in Ihrer Kanzlei-Software.

## Was ist der Steuerberater-Einblick?

Der Steuerberater-Einblick ist ein kostenloser Zugang, mit dem Ihre Kanzlei in die RechnoX-Konten Ihrer Mandanten sehen kann. RechnoX ist ein Rechnungs- und Belegprogramm für Selbstständige und kleine Unternehmen. Es arbeitet mit dem DATEV Unternehmen online des Mandanten und überträgt Belege und Rechnungen dorthin.

Der Einblick ergänzt diese Übertragung um die Kommunikation: Sie sehen, was der Mandant erfasst hat, und können gezielt anfordern, was fehlt. An Ihrer Arbeit in DATEV ändert sich nichts.

## Wie richten Sie den Zugang ein?

Die Einrichtung besteht aus vier Schritten und braucht keine Installation:

1.  **Kanzlei registrieren.** Sie legen auf der Seite [für Steuerberater](https://rechnox.de/steuerberater) ein Kanzlei-Konto an.
2.  **E-Mail-Adresse bestätigen.** Mit einer Adresse unter der Domain Ihrer Kanzlei ist das Konto in der Regel frei, sobald Sie die Adresse bestätigt haben. Anmeldungen mit einer Adresse bei einem allgemeinen Anbieter wie GMX oder T-Online prüfen wir kurz von Hand.
3.  **Mandanten einladen.** Sie geben Ihren Kanzlei-Link oder den QR-Code dazu weiter, zum Beispiel in der E-Mail-Signatur oder im Mandantenrundschreiben. Einzelne Mandanten können Sie auch per E-Mail einladen.
4.  **Mandant verbindet sich.** Folgt der Mandant dem Link, registriert er sich kostenlos oder verbindet sein bestehendes Konto. Er sieht vorher, dass Ihre Kanzlei Lesezugriff erhält, und kann den Zugang jederzeit beenden.

Damit Unterlagen auch in DATEV ankommen, verbindet der Mandant RechnoX anschließend selbst mit seinem DATEV Unternehmen online. Er meldet sich dazu mit seinem DATEV SmartLogin an.

## Was sehen Sie im Zugang?

Sie sehen die Unterlagen des Mandanten lesend und haben drei Werkzeuge für die Abstimmung:

| Bereich | Was Sie tun können |
| --- | --- |
| Rechnungen | Ausgangsrechnungen, Angebote und Stornos des Mandanten einsehen |
| Belege | Erfasste Eingangsbelege mit den ausgelesenen Daten ansehen |
| Transaktionen | Bankumsätze sehen, die RechnoX aus DATEV geladen hat, samt Zuordnung |
| Beleganforderungen | Fehlende Belege mit Frist anfordern |
| Kommentare | Rückfragen direkt an einem Dokument stellen |
| Aufgaben | Dem Mandanten Aufgaben zuweisen und den Stand verfolgen |
| Dashboard | Offene Anforderungen und Aufgaben über alle Mandanten hinweg sehen |

## Wie fordern Sie fehlende Belege an?

Sie legen eine Beleganforderung mit Frist an, der Mandant erhält in RechnoX eine Benachrichtigung und lädt den Beleg hoch. Das ersetzt die übliche Kette aus E-Mail, Erinnerung und Telefonat.

Hilfreich ist eine Anforderung vor allem, wenn sie konkret ist: Betrag, Datum und Empfänger der Zahlung. Der Mandant sieht in RechnoX ohnehin, zu welchen Bankumsätzen noch kein Beleg vorliegt. Ihre Anforderung setzt dazu den Termin, der sich aus Ihrer Planung ergibt, etwa vor der Umsatzsteuervoranmeldung.

## Wofür sind Kommentare und Aufgaben gedacht?

Kommentare klären Fragen zu einem einzelnen Dokument, Aufgaben halten fest, was der Mandant erledigen soll. Beides bleibt beim Vorgang sichtbar und geht nicht im Postfach unter.

Typische Fälle:

-   **Kommentar:** "Bewirtungsbeleg ohne Teilnehmer, bitte ergänzen."
-   **Kommentar:** "Rechnung nennt keine Steuernummer, bitte beim Lieferanten korrigieren lassen."
-   **Aufgabe:** "Leasingvertrag für das neue Fahrzeug hochladen."
-   **Aufgabe:** "Offene Posten zum Jahresende durchsehen."

## Was kommt in DATEV an - und wann?

In DATEV Unternehmen online des Mandanten erscheinen die Belege und Rechnungen, die er in RechnoX Bankumsätzen zugeordnet hat. Wichtig für Ihre Abläufe:

-   **Eingangsbelege** erfasst der Mandant per Foto oder PDF. RechnoX schlägt den passenden Bankumsatz vor, der Mandant bestätigt die Zuordnung. Danach wird der Beleg nach DATEV übertragen.
-   **Ausgangsrechnungen** kommen in DATEV an, wenn der Mandant sie dem Zahlungseingang zuordnet, nicht schon beim Ausstellen. Offene Rechnungen sehen Sie vorher im Einblick.
-   **Bankumsätze** ruft RechnoX nicht bei der Bank ab. Es zeigt die Umsätze, die in DATEV bereits vorliegen. Die Synchronisation stößt der Mandant an.

Bei Mandanten mit Soll-Versteuerung sollten Sie deshalb für die Voranmeldung auch die noch unbezahlten Rechnungen im Einblick prüfen.

## Was ist der Zugang nicht?

Der Einblick ist kein Buchungssystem und keine Schnittstelle zu Ihrer Kanzlei-Software. Im Einzelnen:

-   RechnoX erstellt keine Buchungssätze, keine Umsatzsteuervoranmeldung, keine Einnahmen-Überschuss-Rechnung und keinen Abschluss.
-   Es übermittelt nichts an das Finanzamt.
-   Es führt kein Kassenbuch und hat keine Bankanbindung.
-   Eingehende E-Rechnungen werden nicht aus der XML-Datei ausgelesen, sondern wie andere Belege per Texterkennung erfasst.
-   Arbeitet Ihre Kanzlei nicht mit DATEV, entfällt die direkte Übergabe. Der Mandant kann Rechnungen und Belege dann nur exportieren.

RechnoX ist ein unabhängiges Produkt der Zyberum GmbH und wird in der EU gehostet.

## Für welche Mandanten eignet sich das?

Am meisten bringt RechnoX bei Mandanten, die ihre Buchhaltung bewusst bei Ihnen lassen, aber Rechnungen selbst schreiben und Belege bisher gesammelt abgeben. Gute Kandidaten sind:

-   Freiberufler und Dienstleister mit überschaubarer Zahl von Belegen,
-   Mandanten, die heute einen Pendelordner bringen oder Belege per E-Mail schicken,
-   Mandanten, die bereits DATEV Unternehmen online haben, es aber kaum nutzen.

Weniger geeignet ist es für Mandanten, die selbst buchen wollen, und für Betriebe mit Kasse. Wie der Wechsel vom Papier gelingt, beschreibt der Ratgeber [Den Pendelordner ablösen](https://rechnox.de/ratgeber/pendelordner-digital).

## Was kostet der Zugang?

Für Ihre Kanzlei ist der Zugang kostenlos. Ihre Mandanten wählen selbst einen Tarif: Kostenlos mit 5 Rechnungen im Monat, Basis für 5 Euro mit 50 Rechnungen im Monat oder Pro für 15 Euro ohne Begrenzung, mit Lohnabrechnung, Rechnungsabruf aus Lieferantenportalen und Team-Funktionen. Die Übersicht steht unter [Preise](https://rechnox.de/#pricing).

Registrieren können Sie Ihre Kanzlei auf der Seite [für Steuerberater](https://rechnox.de/steuerberater).

## Häufige Fragen

### Können wir Rechnungen oder Belege des Mandanten ändern?

Nein. Der Zugang ist lesend. Sie können Belege anfordern, Kommentare schreiben und Aufgaben vergeben, aber keine Rechnungen oder Belege des Mandanten bearbeiten.

### Ersetzt RechnoX das DATEV Unternehmen online des Mandanten?

Nein. RechnoX setzt einen Zugang des Mandanten zu DATEV Unternehmen online voraus und überträgt Unterlagen dorthin. Bestellung und Rechteverwaltung laufen wie bisher über Ihre Kanzlei.

### Entstehen dem Mandanten durch die Einladung Kosten?

Nein. Der Mandant kann im kostenlosen Tarif starten, der 5 Rechnungen im Monat umfasst, und braucht für die Registrierung keine Kreditkarte. Die Tarife Basis und Pro kosten 5 und 15 Euro im Monat.

### Eignet sich RechnoX für Mandanten mit viel Bargeschäft?

Nur eingeschränkt. RechnoX führt kein Kassenbuch. Für Bareinnahmen braucht der Mandant weiterhin eine eigene Lösung, zum Beispiel das Kassenbuch in DATEV Unternehmen online.

### Ist RechnoX ein Produkt der DATEV?

Nein. RechnoX ist ein unabhängiges Produkt der Zyberum GmbH aus Hannover. DATEV ist eine eingetragene Marke der DATEV eG.

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Quelle: https://rechnox.de/ratgeber/steuerberater-einblick · Stand: 2026-09-30