# Rechnungsprogramm wechseln: Nummernkreis, Aufbewahrung und Steuerberater im Übergang Wie Sie mitten im Jahr das Rechnungsprogramm wechseln, ohne Lücken im Nummernkreis, mit vollständiger Aufbewahrung und ohne Überraschung für den Steuerberater. Stand: 7\. Oktober 2026 · 2 Min. Lesezeit Kurz gesagt Ein Wechsel des Rechnungsprogramms ist jederzeit erlaubt, auch mitten im Jahr. Entscheidend sind drei Dinge: Rechnungsnummern bleiben einmalig und nachvollziehbar, alte Rechnungen bleiben acht Jahre lesbar und unverändert, und die Kanzlei weiß, ab welchem Datum die Belege aus dem neuen Programm kommen. Übernehmen Sie die Daten, bevor das alte Konto endet. ## Wann ist ein Wechsel erlaubt? Jederzeit. Das Umsatzsteuergesetz schreibt kein Programm und keinen Zeitpunkt vor. Es verlangt für jede Rechnung eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird ([§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html)). Mehrere Zahlenreihen sind also ausdrücklich erlaubt, auch eine alte aus dem bisherigen und eine neue aus dem neuen Programm. Ein Wechsel zum Jahreswechsel ist bequemer, weil der Nummernkreis dann ohnehin neu beginnt. Nötig ist er nicht, siehe [Ratgeber zur Rechnungsnummer](https://rechnox.de/ratgeber/rechnungsnummer). ## Die drei Dinge, die stimmen müssen 1. **Nummern bleiben einmalig.** Entweder das neue Programm führt den alten Nummernkreis fort, oder es beginnt einen neuen. Was nicht passieren darf: dieselbe Nummer zweimal. Wenn Sie alte Rechnungen in das neue Programm übernehmen, sollten sie ihre bisherige Nummer behalten, damit Datensatz und aufbewahrtes PDF zusammenpassen. 2. **Alte Rechnungen bleiben lesbar und unverändert.** Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren ([§ 147 Abs. 3 AO](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html)). Das Original ist die Rechnung, die der Kunde erhalten hat. Sichern Sie die PDFs aus dem alten Programm, bevor das Konto endet, siehe [Belege aufbewahren](https://rechnox.de/ratgeber/belege-aufbewahren). 3. **Die Kanzlei kennt den Stichtag.** Ihr Steuerberater sollte wissen, ab welchem Datum Rechnungen und Belege aus dem neuen Programm kommen und wie sie bei ihm ankommen. ## Der Ablauf in der Praxis - **Stichtag festlegen.** Zum Beispiel der Erste des nächsten Monats. Bis dahin schreiben Sie im alten Programm, ab dann im neuen. - **Daten übernehmen.** Kunden, Artikel und offene Angebote brauchen Sie sofort; alte Rechnungen übernehmen Sie, damit Sie Zahlungen und Mahnungen weiter im Blick haben. RechnoX holt diese Daten aus invoiz direkt aus dem Konto ([invoiz Alternative](https://rechnox.de/vergleich/invoiz-alternative)). - **Offene Posten prüfen.** Welche Rechnungen sind noch nicht bezahlt? Diese müssen im neuen Programm mit demselben Betrag und derselben Nummer stehen. - **Wiederkehrende Rechnungen und Mahnläufe** im alten Programm beenden und im neuen anlegen, sonst entstehen Schreiben doppelt. - **Stammdaten und Layout** im neuen Programm einrichten: Logo, Bankverbindung, Steuernummer, Zahlungsbedingungen, Textbausteine. - **Erste Rechnung** im neuen Programm an sich selbst oder einen Testkunden erzeugen und mit den Pflichtangaben abgleichen, siehe [Pflichtangaben auf der Rechnung](https://rechnox.de/ratgeber/pflichtangaben-rechnung). - **Wechsel dokumentieren.** Ein kurzer Vermerk mit Datum, Nummernkreisen und Ablageort der alten Rechnungen genügt. Das ist Teil der Verfahrensdokumentation nach den [GoBD](https://rechnox.de/ratgeber/gobd). - **Altes Konto kündigen**, erst wenn alles übernommen und gesichert ist. **E-Rechnung mitdenken** Wenn Sie ohnehin wechseln, prüfen Sie, ob das neue Programm E-Rechnungen nach EN 16931 erstellt. Zwischen inländischen Unternehmen ist die E-Rechnung seit 2025 der Regelfall, mit Übergangsfristen für die Ausstellung ([Ratgeber E-Rechnung](https://rechnox.de/ratgeber/e-rechnung)). ## Was RechnoX beim Wechsel tut und was nicht RechnoX übernimmt aus invoiz Kunden, Artikel, Rechnungen und Angebote, behält die Rechnungsnummern bei und nummeriert neue Rechnungen fortlaufend nach dem Muster Jahr-Nummer. Es überträgt neue Rechnungen und Belege an Ihr DATEV Unternehmen online und gibt Ihrer Kanzlei Zugang. Es führt keine Buchhaltung und archiviert Ihre alten PDFs nicht; die Sicherung bleibt Ihre Aufgabe. ## Quellen - [§ 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html) - [§ 147 AO, Aufbewahrungsfristen](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html) ## Häufige Fragen ### Darf ich mitten im Jahr das Rechnungsprogramm wechseln? Ja. Es gibt keine Vorschrift, die den Wechsel an ein Jahresende bindet. Die Rechnungsnummern müssen weiterhin einmalig vergeben werden (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG), und die Nachvollziehbarkeit muss erhalten bleiben. ### Darf das neue Programm mit einem neuen Nummernkreis beginnen? Ja. Das Gesetz verlangt eine fortlaufende Nummer aus einer oder mehreren Zahlenreihen, die einmalig vergeben wird. Mehrere Nummernkreise sind zulässig. Wichtig ist, dass keine Nummer doppelt vorkommt und der Wechsel dokumentiert ist. ### Muss ich dem Finanzamt den Wechsel melden? Nein. Dokumentieren Sie den Wechsel für sich: ab welchem Datum, mit welchem Nummernkreis, wo die alten Rechnungen liegen. Das gehört zur Verfahrensdokumentation nach den GoBD. ## Weiterlesen [ Rechnungsnummer richtig vergeben: fortlaufend und einmalig Was das Gesetz von einer Rechnungsnummer verlangt, welche Schemata erlaubt sind, ob Lücken schaden und was Sie bei einer falschen Nummer tun. ](https://rechnox.de/ratgeber/rechnungsnummer)[ Belege aufbewahren: Fristen, Beginn und digitale Aufbewahrung für Selbstständige Wie lange Selbstständige Belege aufbewahren müssen: 10, 8 oder 6 Jahre, wann die Frist beginnt, was für E-Rechnungen und Thermobelege gilt und was weg darf. ](https://rechnox.de/ratgeber/belege-aufbewahren)[ GoBD einfach erklärt: Was Selbstständige bei Belegen und Rechnungen beachten müssen Was die GoBD verlangen: Grundsätze, Aufbewahrungsfristen, digitale Belegablage, ersetzendes Scannen und Verfahrensdokumentation - mit kurzer Checkliste. ](https://rechnox.de/ratgeber/gobd)[ invoiz Alternative: Was der Wechsel zu WISO MeinBüro für Sie bedeutet invoiz wird zum 30.11.2026 eingestellt. Kunden, Artikel, Rechnungen und Angebote in 5 Minuten zu RechnoX übernehmen, ohne Jahresvertrag, mit DATEV-Anbindung für Ihren Steuerberater. ](https://rechnox.de/vergleich/invoiz-alternative) --- Quelle: https://rechnox.de/ratgeber/rechnungsprogramm-wechseln · Stand: 2026-10-07