# GoBD einfach erklärt: Was Selbstständige bei Belegen und Rechnungen beachten müssen Was die GoBD verlangen: Grundsätze, Aufbewahrungsfristen, digitale Belegablage, ersetzendes Scannen und Verfahrensdokumentation - mit kurzer Checkliste. Stand: 30\. September 2026 · 5 Min. Lesezeit Kurz gesagt Die GoBD sind die Regeln der Finanzverwaltung für Bücher, Aufzeichnungen und Belege in elektronischer Form. Sie verlangen, dass jeder Geschäftsvorfall nachvollziehbar, vollständig, zeitnah und unveränderbar festgehalten wird. Belege dürfen digital aufbewahrt werden, Papier darf nach dem Scannen meist vernichtet werden. Ein amtliches GoBD-Zertifikat für Software gibt es nicht. ## Was sind die GoBD? Die GoBD sind die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Es handelt sich um ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28. November 2019, zuletzt geändert am 14. Juli 2025. Es legt aus, was die Finanzämter unter den Ordnungsvorschriften der [§§ 145](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__145.html), [146](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146.html) und [147 AO](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html) verstehen. Die GoBD sind kein Gesetz, aber der Maßstab, an dem ein Betriebsprüfer Ihre Unterlagen misst. Sie betreffen nicht nur die Buchhaltungssoftware der Kanzlei, sondern auch alles, was davor liegt: Ihr Rechnungsprogramm, Ihre Belegablage, Ihr E-Mail-Postfach. ## Welche Grundsätze gelten? Im Kern verlangen die GoBD fünf Dinge. Die Gesetzesgrundlage steht jeweils in der Abgabenordnung: | Grundsatz | Was er bedeutet | Grundlage | | --- | --- | --- | | Nachvollziehbarkeit | Ein sachverständiger Dritter findet sich in angemessener Zeit zurecht, jeder Vorgang lässt sich vom Beleg bis zur Buchung verfolgen | § 145 Abs. 1 AO | | Vollständigkeit und Richtigkeit | Jeder Geschäftsvorfall wird einzeln, vollständig und richtig festgehalten | § 146 Abs. 1 AO | | Zeitgerechte Erfassung | Belege werden zeitnah gesichert. Bei unbaren Vorgängen gilt eine Erfassung innerhalb von zehn Tagen als unbedenklich | § 146 Abs. 1 AO, GoBD Rz. 47 | | Ordnung | Unterlagen sind geordnet abgelegt und auffindbar | § 146 Abs. 1 AO | | Unveränderbarkeit | Eine Änderung darf den ursprünglichen Inhalt nicht unkenntlich machen | § 146 Abs. 4 AO | Für Rechnungen heißt Unveränderbarkeit: Eine verschickte Rechnung wird nicht überschrieben, sondern mit einer [Stornorechnung](https://rechnox.de/ratgeber/stornorechnung) korrigiert. ## Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden? Je nach Art der Unterlage zehn, acht oder sechs Jahre ([§ 147 Abs. 3 AO](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html)): - **10 Jahre:** Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse - **8 Jahre:** Buchungsbelege, also Rechnungen, Quittungen und andere Belege - **6 Jahre:** Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Die Einzelheiten stehen im Ratgeber [Belege aufbewahren](https://rechnox.de/ratgeber/belege-aufbewahren). ## Wie legt man Belege digital richtig ab? Digital abgelegte Belege müssen im Originalformat, unverändert und auffindbar vorliegen. Das Gesetz erlaubt die Aufbewahrung auf Datenträgern ausdrücklich, wenn die Unterlagen jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können (§ 147 Abs. 2 AO). Die GoBD machen daraus konkrete Regeln: - **Originalformat:** Was elektronisch eingeht, wird so aufbewahrt, wie es eingegangen ist, zum Beispiel als PDF oder XML (Rz. 131). - **E-Rechnungen:** Bei einer [E-Rechnung](https://rechnox.de/ratgeber/e-rechnung) genügt der strukturierte Teil, also die XML-Daten. Das PDF-Bild einer ZUGFeRD-Rechnung müssen Sie nur zusätzlich aufbewahren, wenn es abweichende oder weitere steuerlich relevante Angaben enthält (Rz. 131 in der Fassung vom 14. Juli 2025). - **Schutz vor Änderung:** Ein gewöhnlicher Ordner im Dateisystem erfüllt die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, wenn keine zusätzlichen Maßnahmen getroffen werden (Rz. 110). - **Auffindbarkeit:** Jedes Dokument braucht einen eindeutigen Index, etwa Belegnummer, Datum und Geschäftspartner (Rz. 122). ## Darf man Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen? Ja, in den meisten Fällen. Nach der bildlichen Erfassung dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach anderen Vorschriften im Original aufzubewahren sind (GoBD Rz. 140). Dieses Vorgehen heißt ersetzendes Scannen. Voraussetzungen: 1. Das Bild stimmt mit dem Original überein und ist lesbar (§ 147 Abs. 2 AO). 2. Farbe wird erfasst, wenn sie etwas beweist, etwa rote Minusbeträge (Rz. 137). 3. Das Verfahren ist beschrieben: wer scannt, wann, was und wie geprüft wird (Rz. 136). 4. Bearbeitet wird danach nur noch das digitale Dokument (Rz. 139). Im Original bleiben müssen Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz (§ 147 Abs. 2 AO). **Vor dem Schreddern fragen** Stimmen Sie mit Ihrem Steuerberater ab, ab wann Sie Papierbelege vernichten. Manche Kanzleien empfehlen eine Übergangszeit, in der Sie die Originale noch behalten. ## Was ist eine Verfahrensdokumentation? Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Belege und Daten in Ihrem Betrieb entstehen, verarbeitet und aufbewahrt werden. Die GoBD verlangen sie für jedes eingesetzte DV-System (Rz. 151). Ihr Umfang richtet sich nach der Komplexität des Betriebs. Bei Einzelunternehmern genügen oft wenige Seiten: - welche Programme Sie einsetzen und wofür, - wie Belege eingehen und wer sie erfasst, - wo sie gespeichert und wie sie gesichert werden, - wer Zugriff hat. Ändern sich die Abläufe, wird die Beschreibung mit Datum fortgeschrieben (Rz. 154). ## Welche Fehler kommen häufig vor? Die häufigsten Verstöße sind alltäglich: - Rechnungen werden nachträglich geändert statt storniert. - E-Mail-Rechnungen werden ausgedruckt und die Datei gelöscht. - Belege werden gesammelt und am Jahresende sortiert. - Kassenbons auf Thermopapier verblassen, bevor jemand sie erfasst. - Man verlässt sich auf ein "GoBD-Testat" der Software. Die Finanzverwaltung erteilt keine Positivtestate, und Zertifikate Dritter binden sie nicht (Rz. 180, 181). ## Checkliste - Jede Einnahme und Ausgabe hat einen Beleg. - Belege werden innerhalb weniger Tage erfasst. - Digitale Belege liegen im Originalformat vor. - Rechnungen sind fortlaufend nummeriert und nach dem Versand gesperrt. - Korrekturen laufen über Storno und neue Rechnung. - Es gibt eine kurze Beschreibung der Abläufe. - Mit der Kanzlei ist geklärt, wer was aufbewahrt. ## Wie hilft RechnoX - und wobei nicht? RechnoX unterstützt die Punkte, die im Alltag am leichtesten schiefgehen. Eine abgeschlossene Rechnung ist gesperrt: Sie kann weder geändert noch gelöscht, sondern nur storniert werden. Ein Änderungsprotokoll hält fest, wer wann was an einer Rechnung getan hat. Belege und zugeordnete Rechnungen überträgt RechnoX in Ihr DATEV Unternehmen online, wo Ihre Kanzlei sie vorfindet. Was RechnoX nicht macht: Es erstellt keine Verfahrensdokumentation für Ihren Betrieb, und es trägt kein amtliches Prüfsiegel, weil es ein solches nicht gibt. Ob Ihre Abläufe insgesamt den GoBD entsprechen, hängt auch davon ab, wie Sie arbeiten. Im Zweifel beurteilt das Ihr Steuerberater. ## Quellen - [§ 145](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__145.html), [§ 146](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146.html) und [§ 147 AO](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html): Ordnungsvorschriften und Aufbewahrung - BMF: [GoBD vom 28. November 2019 im Amtlichen AO-Handbuch](https://esth.bundesfinanzministerium.de/ao/2025/Anhaenge/BMF-Schreiben-und-gleichlautende-Laendererlasse/Anhang-33/inhalt.html) - BMF: [Änderung der GoBD vom 14. Juli 2025](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2025-07-14-GoBD-2-aenderung.pdf?__blob=publicationFile&v=3) ## Häufige Fragen ### Gelten die GoBD auch für Kleinunternehmer und Freiberufler? Ja. Die GoBD gelten für alle, die steuerliche Aufzeichnungen führen, auch bei Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Bei Kleinunternehmern wird die Erfüllung der Anforderungen laut GoBD aber auch mit Blick auf die Unternehmensgröße bewertet (Rz. 15). ### Reicht es, Rechnungen aus dem E-Mail-Postfach auszudrucken? Nein. Elektronisch eingegangene Belege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie angekommen sind (GoBD Rz. 131). Der Ausdruck allein genügt nicht. Die E-Mail selbst müssen Sie nicht aufheben, wenn sie nur die Rechnung transportiert und sonst nichts Aufbewahrungspflichtiges enthält (Rz. 121). ### Darf ich Belege mit dem Smartphone fotografieren? Ja. Die GoBD nennen Smartphones ausdrücklich als zulässiges Gerät für die bildliche Erfassung (Rz. 130). Das Foto muss lesbar und vollständig sein und danach unverändert aufbewahrt werden. ### Ist mein Steuerberater für die Einhaltung der GoBD verantwortlich? Nein. Verantwortlich bleibt allein der Steuerpflichtige, auch wenn er Buchführung und Aufzeichnungen ganz oder teilweise an einen Steuerberater auslagert (GoBD Rz. 21). ### Was passiert, wenn die Verfahrensdokumentation fehlt? Das allein führt nicht dazu, dass die Buchführung verworfen wird, solange Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht leiden (GoBD Rz. 155). Bei einer Prüfung erspart eine kurze Beschreibung Ihrer Abläufe aber viele Rückfragen. ## Weiterlesen [ Belege aufbewahren: Fristen, Beginn und digitale Aufbewahrung für Selbstständige Wie lange Selbstständige Belege aufbewahren müssen: 10, 8 oder 6 Jahre, wann die Frist beginnt, was für E-Rechnungen und Thermobelege gilt und was weg darf. ](https://rechnox.de/ratgeber/belege-aufbewahren)[ Belege digital an den Steuerberater übermitteln: Wege, Anforderungen und Rhythmus Pendelordner, E-Mail, Upload oder App: wie Belege zum Steuerberater kommen, was einen Beleg brauchbar macht, wie oft Sie liefern und was Sie aufbewahren. ](https://rechnox.de/ratgeber/belege-an-steuerberater)[ E-Rechnung: Pflicht, Fristen und Formate für Selbstständige E-Rechnungspflicht im Überblick: Empfang seit 2025, Ausstellung ab 2027 bzw. 2028, die Formate XRechnung und ZUGFeRD und was für Kleinunternehmer gilt. ](https://rechnox.de/ratgeber/e-rechnung) --- Quelle: https://rechnox.de/ratgeber/gobd · Stand: 2026-09-30