# E-Rechnung für Kleinunternehmer: empfangen ja, ausstellen freiwillig Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen seit 2025 empfangen, aber nicht ausstellen. Was Empfang praktisch heißt und was gilt, wenn ein Kunde eine verlangt. Stand: 30\. September 2026 · 5 Min. Lesezeit Kurz gesagt Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen: Ihre Rechnungen dürfen dauerhaft auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als PDF übermittelt werden (§ 34a UStDV). Empfangen können müssen sie E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach, die Datei muss aber lesbar gemacht und im Original aufbewahrt werden. ## Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen? Nein. Eine Rechnung über Umsätze, die nach § 19 UStG steuerfrei sind, kann immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. So steht es in [§ 34a Satz 4 UStDV](https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__34a.html). Sonstige Rechnung heißt: auf Papier oder, wenn der Empfänger zustimmt, in einem anderen elektronischen Format wie PDF. Die Ausnahme ist nicht befristet. Sie gilt also auch nach dem Ende der Übergangsfristen, die für alle anderen Unternehmen laufen. | | Kleinunternehmer | Andere Unternehmen | | --- | --- | --- | | E-Rechnungen empfangen | Pflicht seit 1. Januar 2025 | Pflicht seit 1. Januar 2025 | | E-Rechnungen an inländische Unternehmen ausstellen | Freiwillig, ohne Frist | Pflicht ab 2027, bei Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro ab 2028 | | Papierrechnung an inländische Unternehmen | Immer zulässig | Nur noch in der Übergangszeit | | PDF-Rechnung an inländische Unternehmen | Mit Zustimmung des Empfängers | Mit Zustimmung, nur noch in der Übergangszeit | Die Fristen für die anderen Unternehmen stehen in [§ 27 Abs. 38 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html) und im Ratgeber zur [E-Rechnung](https://rechnox.de/ratgeber/e-rechnung). ## Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen? Ja. Seit dem 1. Januar 2025 darf Ihnen jedes inländische Unternehmen eine E-Rechnung schicken, ohne Sie vorher zu fragen. Die Zustimmung des Empfängers ist nicht nötig, soweit der Aussteller zur E-Rechnung verpflichtet ist ([§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html)). Die Finanzverwaltung stellt ausdrücklich klar, dass das auch für Kleinunternehmer gilt: Inländische Unternehmer müssen die technischen Voraussetzungen für den Empfang schaffen, auch wenn sie der Regelung des § 19 UStG unterliegen (Abschnitt 14.1 Abs. 5 des [Umsatzsteuer-Anwendungserlasses](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/Umsatzsteuer-Anwendungserlass-aktuell.pdf?__blob=publicationFile), UStAE). ## Was bedeutet "empfangen können" in der Praxis? Empfangen können heißt drei Dinge: die Datei annehmen, sie lesen und sie im Original aufbewahren. 1. **Annehmen:** Ein E-Mail-Postfach genügt. Andere Wege, etwa der Download aus einem Kundenportal, sind ebenfalls zulässig. 2. **Lesen:** Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei und ohne Hilfsmittel kaum lesbar. Mit einer Anzeige-Software oder dem kostenlosen Dienst [E-Rechnung ansehen](https://www.elster.de/eportal/e-rechnung) der Steuerverwaltung bei ELSTER wird sie lesbar. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF mit eingebetteten Daten und lässt sich wie jedes PDF öffnen. 3. **Aufbewahren:** Die Rechnung ist im empfangenen Format aufzubewahren. Zumindest der strukturierte Teil muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen (Abschnitt 14b.1 Abs. 1 UStAE). Ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht. Die Frist beträgt acht Jahre ([§ 14b Abs. 1 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html), [§ 147 Abs. 3 AO](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html)). Wie Sie eine eingehende E-Rechnung prüfen, bevor Sie zahlen, beschreibt der Ratgeber [E-Rechnungen empfangen und prüfen](https://rechnox.de/ratgeber/e-rechnung-empfangen). **Originaldatei an die Kanzlei** Geben Sie Ihrem Steuerberater die Datei so weiter, wie sie angekommen ist, also die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF. Ein Foto oder ein Ausdruck enthält die strukturierten Daten nicht mehr. ## Was tun, wenn ein Kunde eine E-Rechnung verlangt? Das Umsatzsteuerrecht verpflichtet Sie nicht dazu. Ihr Kunde kann die E-Rechnung aber zur Bedingung der Zusammenarbeit machen, und größere Unternehmen tun das häufig, weil ihre Buchhaltung nur noch strukturierte Rechnungen verarbeitet. Drei Fälle lassen sich unterscheiden: - **Geschäftskunde bittet um eine E-Rechnung:** Sie dürfen sie freiwillig ausstellen. Gegenüber inländischen Unternehmen brauchen Sie dafür keine Zustimmung (Abschnitt 14.7a Abs. 3 UStAE). Oft ist das der einfachste Weg, den Kunden zu halten. - **Öffentlicher Auftraggeber:** Für Rechnungen an Stellen des Bundes gilt unabhängig vom Umsatzsteuerrecht die E-Rechnungsverordnung. Sie verlangt elektronische Rechnungen, ausgenommen unter anderem Direktaufträge bis 1.000 Euro ([§ 3 ERechV](https://www.gesetze-im-internet.de/erechv/__3.html)). Länder und Kommunen haben eigene Regeln. Fragen Sie beim Auftraggeber nach. - **Privatkunde:** Hier spielt die E-Rechnung keine Rolle. Papier oder PDF genügen. Auch in einer freiwilligen E-Rechnung weisen Sie keine Umsatzsteuer aus und nennen die Steuerbefreiung. Was sonst hineingehört, steht im Ratgeber [Rechnung als Kleinunternehmer schreiben](https://rechnox.de/ratgeber/kleinunternehmer-rechnung). ## Lohnt es sich, freiwillig E-Rechnungen auszustellen? Das hängt von Ihren Kunden ab. Als Faustregel: | Ihre Situation | Empfehlung | | --- | --- | | Fast nur Privatkunden | Bleiben Sie bei Papier oder PDF | | Einige Geschäftskunden | Bieten Sie E-Rechnungen auf Wunsch an, am besten als ZUGFeRD, weil das PDF für jeden lesbar bleibt | | Überwiegend Geschäftskunden oder Behörden | Stellen Sie auf E-Rechnungen um, es erspart Rückfragen | | Umsatz nähert sich der Grenze von 25.000 Euro | Bereiten Sie die Umstellung vor, denn ohne Kleinunternehmerstatus gilt die allgemeine Pflicht | Den Unterschied zwischen den Formaten erklärt der Ratgeber [XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich](https://rechnox.de/ratgeber/xrechnung-zugferd-unterschied). ## Checkliste für Kleinunternehmer Mit diesen Punkten sind Sie auf der sicheren Seite: - Sie haben eine E-Mail-Adresse, die Sie Lieferanten für Rechnungen nennen. - Sie wissen, womit Sie eine XML-Rechnung lesbar machen. - Sie speichern eingehende E-Rechnungen als Datei und nicht nur als Ausdruck. - Ihr Steuerberater bekommt die Originaldateien. - Ihre eigenen Rechnungen tragen den Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. - Sie wissen, was Sie antworten, wenn ein Kunde eine E-Rechnung wünscht. ## Wie hilft RechnoX? RechnoX erstellt Rechnungen auf Wunsch als XRechnung oder ZUGFeRD nach der Norm EN 16931, auch mit der Einstellung für Kleinunternehmer. Die Rechnung enthält dann keine Umsatzsteuer und den Hinweis auf die Steuerbefreiung. Im kostenlosen Tarif sind fünf Rechnungen im Monat enthalten. Beim Empfang ist RechnoX derzeit eingeschränkt: Eingehende Rechnungen laden Sie als Foto oder PDF hoch, und die Angaben werden per Texterkennung gelesen. Eine eingebettete XML-Datei wertet RechnoX nicht aus. Bewahren Sie die Originaldatei einer E-Rechnung deshalb zusätzlich selbst auf. ## Quellen - [§ 34a UStDV](https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__34a.html): Rechnungen von Kleinunternehmern - [§ 14 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html): E-Rechnung und Zustimmung des Empfängers - [§ 27 Abs. 38 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html): Übergangsfristen - [§ 14b UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html) und [§ 147 AO](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html): Aufbewahrung - [§ 3 ERechV](https://www.gesetze-im-internet.de/erechv/__3.html): E-Rechnungen an den Bund - BMF: [Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE)](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/Umsatzsteuer-Anwendungserlass-aktuell.pdf?__blob=publicationFile), Abschnitte 14.1, 14.7a und 14b.1 - ELSTER: [E-Rechnung ansehen](https://www.elster.de/eportal/e-rechnung) ## Häufige Fragen ### Darf ich eine E-Rechnung ablehnen und eine Papierrechnung verlangen? Nein. Wer eine E-Rechnung technisch nicht empfangen kann oder die Annahme verweigert, hat kein Anrecht auf eine andere Rechnungsform. Der Aussteller hat seine Pflicht erfüllt, wenn er die E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um die Übermittlung bemüht hat (Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE). ### Brauche ich für den Empfang ein eigenes E-Mail-Postfach? Nein. Ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht erforderlich (Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE). Eine eigene Adresse wie rechnung@ihre-domain.de kann trotzdem helfen, damit keine Rechnung zwischen anderen Nachrichten untergeht. ### Muss ich E-Rechnungen aufbewahren, obwohl ich keine Vorsteuer abziehe? Ja. Jeder Unternehmer muss die Rechnungen, die er erhält, acht Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Das gilt unabhängig vom Vorsteuerabzug. ### Gilt die Ausnahme weiter, wenn ich auf die Kleinunternehmerregelung verzichte? Nein. § 34a UStDV gilt nur für Rechnungen über Umsätze, die nach § 19 UStG steuerfrei sind. Wer verzichtet oder die Umsatzgrenzen überschreitet, fällt unter die allgemeine Pflicht, mit den Übergangsfristen bis Ende 2026 beziehungsweise Ende 2027. ### Ist eine E-Rechnung von mir als Kleinunternehmer anders aufgebaut? Im Format nicht, im Inhalt schon: Sie enthält keine Umsatzsteuer und den Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer. Beides steht dann in den strukturierten Daten der Rechnung. ## Weiterlesen [ E-Rechnung: Pflicht, Fristen und Formate für Selbstständige E-Rechnungspflicht im Überblick: Empfang seit 2025, Ausstellung ab 2027 bzw. 2028, die Formate XRechnung und ZUGFeRD und was für Kleinunternehmer gilt. ](https://rechnox.de/ratgeber/e-rechnung)[ Rechnung als Kleinunternehmer schreiben: Pflichtangaben und Muster Was auf einer Kleinunternehmer-Rechnung stehen muss, wie der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG lautet und wie ein vollständiges Muster aussieht. ](https://rechnox.de/ratgeber/kleinunternehmer-rechnung)[ E-Rechnungen empfangen und prüfen: So gehen Sie vor Was bei einer E-Rechnung ankommt, wie Sie eine XML-Datei lesbar machen, was Sie vor der Zahlung prüfen und wie Sie das Original acht Jahre aufbewahren. ](https://rechnox.de/ratgeber/e-rechnung-empfangen) --- Quelle: https://rechnox.de/ratgeber/e-rechnung-kleinunternehmer · Stand: 2026-09-30