# Belege ohne ZIP-Datei: So arbeiten Sie mit DATEV Sync und Ihrem Steuerberater

Schluss mit ZIP-Dateien und Rückfragen zu fehlenden Belegen: So nutzen Sie DATEV Sync in RechnoX und klären offene Punkte direkt mit Ihrer Kanzlei.

Stand: 3\. November 2026 · 5 Min. Lesezeit

Kurz gesagt

Statt Belege gesammelt als ZIP-Datei zu verschicken, hängen Sie jeden Beleg in RechnoX direkt an die passende Zahlung. DATEV Sync holt dafür die Bankumsätze aus DATEV Unternehmen online und überträgt Ihre Belege dorthin. Ein Filter zeigt, wo noch etwas fehlt, und Rückfragen klären Sie mit Ihrem Steuerberater direkt am Umsatz. Für die Kanzlei ist das kostenlos.

## Warum kosten ZIP-Dateien so viel Zeit?

Eine ZIP-Datei enthält Belege, verrät der Kanzlei aber nicht, welcher Beleg zu welcher Zahlung gehört. In der Kanzlei wird jeder Beleg von Hand einem Bankumsatz zugeordnet. Was dabei nicht aufgeht, landet als Rückfrage wieder bei Ihnen: Hier fehlt eine Tankquittung, dort eine Rechnung vom Mobilfunkanbieter, und eine Datei ist doppelt.

So beginnt das Hin und Her. Jede Rückfrage kostet beide Seiten Zeit, und am Ende liegen die Unterlagen verteilt in E-Mails, Ordnern und Chats.

Mit DATEV Sync drehen Sie die Reihenfolge um: Sie sehen zuerst Ihre Bankumsätze und hängen den Beleg direkt an die passende Zahlung. Was noch fehlt, erkennen Sie selbst, bevor die Kanzlei nachfragen muss.

## Sie nutzen schon DATEV Unternehmen online?

Dann sind Sie in wenigen Minuten startklar. Alles, was Sie brauchen, ist die App DATEV SmartLogin. So geht es:

1.  **DATEV Sync öffnen.** Melden Sie sich bei RechnoX an und wählen Sie im Menü "DATEV Sync".
2.  **Verbinden.** Klicken Sie auf "Mit DATEV verbinden" und scannen Sie den QR-Code mit der App DATEV SmartLogin.
3.  **Synchronisieren.** Ein Klick auf "Mit DATEV synchronisieren" lädt die Bankumsätze, die in DATEV vorliegen. Belege, die Sie anhängen, überträgt RechnoX nach DATEV Unternehmen online.

**Keine Bankzugangsdaten**

RechnoX verbindet sich nicht mit Ihrer Bank und speichert keine Bankzugangsdaten. Es zeigt die Umsätze, die Ihre Kanzlei bereits in DATEV abruft.

## Noch kein Zugang? Fragen Sie Ihre Kanzlei

DATEV Unternehmen online erhalten Sie über Ihren Steuerberater. Die meisten Steuerkanzleien in Deutschland arbeiten mit DATEV und können Ihnen den Zugang einrichten. Fragen Sie dabei nach drei Dingen:

1.  **Einem Zugang zu DATEV Unternehmen online** für Ihre Firma.
2.  **DATEV SmartLogin**, der App, mit der Sie sich bei DATEV anmelden.
3.  **Den Rechten für Belege und Bank**, damit Sie Bankumsätze sehen und Belege übergeben können.

Eine kurze Nachricht genügt, zum Beispiel:

> Guten Tag, ich möchte meine Belege künftig digital über DATEV Unternehmen online übergeben. Können Sie mir bitte einen Zugang mit DATEV SmartLogin einrichten und dabei die Bereiche Belege und Bank freischalten? Vielen Dank!

Das lohnt sich für beide Seiten: Sie sparen sich das Sammeln und Verschicken, und die Kanzlei erhält Belege, die schon der richtigen Zahlung zugeordnet sind. Ob für DATEV Unternehmen online Kosten anfallen, klärt die Kanzlei mit Ihnen.

## So sieht Ihre Monatsroutine aus

Einmal im Monat, oder so oft Sie möchten, gehen Sie diese Schritte durch:

1.  **Synchronisieren.** Klicken Sie auf "Mit DATEV synchronisieren". Neue Bankumsätze erscheinen in der Liste.
2.  **Lücken finden.** Stellen Sie den Filter "Belege" auf "Ohne Beleg". Übrig bleiben die Zahlungen, zu denen noch etwas fehlt.
3.  **Beleg anhängen.** Klicken Sie beim Umsatz auf "Beleg hochladen" und wählen Sie Datei und Belegart. Möglich sind PDF, JPG, PNG, GIF und TIFF bis 10 MB. RechnoX liest den Betrag aus und zeigt, ob er zur Zahlung passt.
4.  **Zahlungseingänge bestätigen.** Zu eingehenden Zahlungen schlägt RechnoX die passende Rechnung vor. Bestätigen Sie den Vorschlag, gilt die Rechnung als bezahlt. Auf Wunsch überträgt RechnoX sie als Beleg nach DATEV.
5.  **Übertragen.** Neue Belege werden beim nächsten Synchronisieren nach DATEV Unternehmen online übertragen. In der Ansicht "Live" lädt RechnoX sie sofort hoch.

Belege, die unterwegs anfallen, fotografieren Sie mit der RechnoX-App für Android. Die Texterkennung liest die wichtigsten Angaben aus und schlägt passende Umsätze vor.

## Ordnung mit Labels und Tags

Labels und Tags sind Ihr eigenes Ordnungssystem in RechnoX. Beide helfen beim Wiederfinden und bei der Abstimmung mit der Kanzlei. Nach DATEV werden sie nicht übertragen.

-   **Labels** haben eine Farbe und fallen in der Liste sofort auf. Damit kennzeichnen Sie zum Beispiel den Bearbeitungsstand eines Umsatzes.
-   **Tags** fassen Umsätze zu Gruppen zusammen, etwa nach Projekt, Fahrzeug oder Kostenart. Zu einem Tag laden Sie auf Wunsch alle Belege gesammelt herunter, zum Beispiel für eine Projektabrechnung.

Ein mögliches Schema für einen kleinen Handwerksbetrieb:

| Art | Name | Wofür |
| --- | --- | --- |
| Label | Wiederkehrend | Miete, Telefon, Versicherungen und andere regelmäßige Zahlungen |
| Label | Rückfrage | Umsätze, bei denen noch etwas zu klären ist |
| Label | Privatanteil | Ausgaben mit privatem Anteil |
| Label | Geprüft | Umsätze, die vollständig belegt sind |
| Tag | Fahrzeug | Tanken, Werkstatt, Leasing |
| Tag | Baustelle Müller | Material und Fremdleistungen für ein Projekt |

Mit "Auswählen" markieren Sie mehrere Umsätze und vergeben ein Label oder einen Tag in einem Schritt. Danach filtern Sie die Liste nach Label oder Tag. Verwalten lassen sich beide in den Einstellungen unter "Labels & Tags".

## Steuerberater einladen: Rückfragen direkt am Umsatz

Laden Sie Ihren Steuerberater in RechnoX ein, dann klären Sie offene Punkte genau dort, wo sie entstehen. Der Zugang ist in jedem Tarif enthalten und für die Kanzlei kostenlos.

So geht es: Öffnen Sie in den Einstellungen den Bereich "Steuerberater", tragen Sie die E-Mail-Adresse der Kanzlei ein und senden Sie die Einladung ab. Die Einladung gilt 30 Tage. Hat die Kanzlei noch kein Konto bei RechnoX, registriert sie sich kostenlos.

Sobald die Kanzlei verbunden ist, stehen Ihnen drei Wege offen:

-   **Kommentare am Umsatz.** Die Kanzlei notiert direkt an der Zahlung, was fehlt. Sie antworten dort oder hängen den Beleg an, ohne lange in E-Mails zu suchen.
-   **Dokumentanfragen mit Frist.** Die Kanzlei fordert Unterlagen an, etwa einen Vertrag oder einen Kontoauszug, und setzt dafür eine Frist. Offene Anfragen sehen Sie auf einen Blick.
-   **Nachrichten.** Allgemeine Fragen besprechen Sie unter dem Menüpunkt "Steuerberater", geordnet nach Thema.

In der Grundeinstellung hat die Kanzlei nur Leserechte. Sie sieht Ihre Rechnungen, Belege und die Umsätze aus DATEV Sync, ändern kann sie nichts. Den Zugang können Sie jederzeit wieder entziehen. Alle Einzelheiten stehen unter [Zugang für den Steuerberater einrichten](https://rechnox.de/funktionen/steuerberater-zugang).

## Was RechnoX nicht macht

RechnoX ist kein Buchhaltungsprogramm. Es erstellt keine Buchungen, verbindet sich nicht mit Ihrer Bank und ersetzt DATEV Unternehmen online nicht, sondern arbeitet damit zusammen. Gebucht wird weiterhin in der Kanzlei.

RechnoX ist ein unabhängiges Produkt der Zyberum GmbH, kein Produkt der DATEV eG. Wie die Anbindung technisch funktioniert, beschreibt der Ratgeber [DATEV-Anbindung für Selbstständige](https://rechnox.de/ratgeber/datev).

## Quellen

-   DATEV eG: [DATEV Unternehmen online für Unternehmen](https://www.datev.de/web/de/loesungen/unternehmer/rechnungswesen/datev-unternehmen-online/)
-   DATEV eG: [Anmelden mit DATEV SmartLogin](https://www.datev.de/web/de/berufsgruppenuebergreifend/mydatev/cloud-sicherheit/anmeldeverfahren-bei-datev/datev-smartlogin/anmelden-mit-datev-smartlogin)

## Häufige Fragen

### Was mache ich, wenn ich noch keinen Zugang zu DATEV Unternehmen online habe?

Fragen Sie Ihre Steuerkanzlei danach. DATEV Unternehmen online wird über die Kanzlei bereitgestellt, sie richtet den Zugang und DATEV SmartLogin für Sie ein. Ob dafür Kosten anfallen, klärt die Kanzlei mit Ihnen.

### Kostet DATEV Sync oder der Steuerberater-Zugang extra?

Nein. Beides ist in allen Tarifen von RechnoX enthalten, auch im kostenlosen Tarif "Start". Ihre Kanzlei zahlt für ihren Zugang zu RechnoX ebenfalls nichts.

### Läuft die Synchronisation automatisch?

Nein. Die Synchronisation starten Sie selbst mit einem Klick auf "Mit DATEV synchronisieren". So bestimmen Sie, wann RechnoX neue Umsätze abruft und Ihre Belege überträgt. In der Ansicht "Live" werden neue Belege allerdings sofort hochgeladen.

### Werden Labels und Tags nach DATEV übertragen?

Nein. Labels und Tags sind Ihre eigene Ordnung in RechnoX. In DATEV kommen nur die Belege an, jeweils dem passenden Bankumsatz zugeordnet.

### Kann mein Steuerberater in RechnoX etwas ändern?

In der Grundeinstellung nicht. Die Kanzlei hat nur Leserechte. Sie kann aber Kommentare schreiben, Nachrichten senden und Unterlagen bei Ihnen anfordern.

## Weiterlesen

[

DATEV-Anbindung für Selbstständige: So kommen Rechnungen und Belege zum Steuerberater

Wie Rechnungen und Belege ohne Export-Dateien in DATEV Unternehmen online ankommen: Voraussetzungen, Einrichtung und was Ihr Steuerberater davon hat.

](https://rechnox.de/ratgeber/datev)[

Belege scannen und an DATEV übergeben

Belege fotografieren oder hochladen, per Texterkennung auslesen, dem Bankumsatz aus DATEV zuordnen und an DATEV Unternehmen online übertragen.

](https://rechnox.de/funktionen/belege-datev)[

Zugang für den Steuerberater einrichten

Laden Sie Ihren Steuerberater in RechnoX ein: Er sieht Rechnungen und Belege, stellt Rückfragen am Beleg und fordert Unterlagen an. Für die Kanzlei kostenlos.

](https://rechnox.de/funktionen/steuerberater-zugang)[

DATEV Unternehmen online: Was es ist, wofür man es braucht und wie man Zugang bekommt

Was DATEV Unternehmen online ist, wie Mandanten über ihren Steuerberater Zugang bekommen, wie SmartLogin funktioniert und was Belege und Bank dort bedeuten.

](https://rechnox.de/ratgeber/datev-unternehmen-online)

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Quelle: https://rechnox.de/ratgeber/belege-ohne-zip-datev-sync · Stand: 2026-11-03