# Belege aufbewahren: Fristen, Beginn und digitale Aufbewahrung für Selbstständige Wie lange Selbstständige Belege aufbewahren müssen: 10, 8 oder 6 Jahre, wann die Frist beginnt, was für E-Rechnungen und Thermobelege gilt und was weg darf. Stand: 30\. September 2026 · 5 Min. Lesezeit Kurz gesagt Selbstständige müssen Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse zehn Jahre aufbewahren, Buchungsbelege wie Rechnungen und Quittungen acht Jahre und sonstige Unterlagen wie Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Digitale Aufbewahrung ist erlaubt. E-Rechnungen bleiben im Originalformat, Papier darf nach dem Scannen meist vernichtet werden. ## Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden? Je nach Art der Unterlage zehn, acht oder sechs Jahre. So regelt es [§ 147 Abs. 3 AO](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html): | Frist | Unterlagen | Beispiele | | --- | --- | --- | | 10 Jahre | Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz samt Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen | Einnahmen-Überschuss-Rechnung mit Aufzeichnungen, Anlageverzeichnis, Bilanz, Verfahrensdokumentation | | 8 Jahre | Buchungsbelege | Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Gutschriften | | 6 Jahre | Empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen | Angebote, Auftragsbestätigungen, geschäftliche Briefe und E-Mails | Für Rechnungen steht die Frist von acht Jahren zusätzlich im Umsatzsteuergesetz: Aufzubewahren sind ein Doppel jeder ausgestellten Rechnung und alle erhaltenen Rechnungen ([§ 14b Abs. 1 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html)). Kaufleute finden dieselben Fristen im Handelsrecht ([§ 257 HGB](https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html)). Die Frist für Buchungsbelege betrug früher zehn Jahre. Seit dem 1. Januar 2025 sind es acht. ## Wann beginnt die Frist? Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden, der Brief empfangen oder abgesandt oder die letzte Eintragung gemacht wurde (§ 147 Abs. 4 AO). Bei Rechnungen zählt das Jahr, in dem sie ausgestellt wurden (§ 14b Abs. 1 UStG). Ein Beispiel: Eine Rechnung vom 12. März 2026 ist ein Buchungsbeleg. Die Frist beginnt mit Ablauf des 31. Dezember 2026 und endet mit Ablauf des 31. Dezember 2034. **Die Frist kann länger laufen** Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Ob das bei Ihnen zutrifft, kann Ihr Steuerberater beurteilen. Fragen Sie ihn, bevor Sie einen Jahrgang vernichten. ## Dürfen Belege digital aufbewahrt werden? Ja. Mit wenigen Ausnahmen, vor allem Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz, dürfen alle Unterlagen als Bild oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 2 AO). Zwei Bedingungen nennt das Gesetz: 1. Die Wiedergabe stimmt bei empfangenen Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen bildlich, bei den übrigen Unterlagen inhaltlich mit dem Original überein. 2. Die Daten sind während der gesamten Frist jederzeit verfügbar, können unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden. Für die Praxis ergänzen die [GoBD](https://rechnox.de/ratgeber/gobd) der Finanzverwaltung: - **Originalformat.** Was elektronisch eingeht, wird in diesem Format aufbewahrt, zum Beispiel als PDF (Rz. 131). Ein Ausdruck allein genügt nicht (Rz. 119). - **Unveränderbarkeit.** Ein einfacher Ordner auf der Festplatte reicht regelmäßig nicht, wenn keine zusätzlichen Schutzmaßnahmen bestehen (Rz. 110). - **Lesbarkeit auf Ihre Kosten.** Verlangt das Finanzamt Einsicht, müssen Sie die Mittel bereitstellen, um die Unterlagen lesbar zu machen (§ 147 Abs. 5 AO). Denken Sie an den Zeitraum: Acht oder zehn Jahre überdauern selten ein Gerät oder ein Abonnement. Klären Sie, wie Sie an Ihre Belege kommen, wenn Sie Software oder Kanzlei wechseln. ## Was gilt für E-Rechnungen? E-Rechnungen werden in dem Format aufbewahrt, in dem sie empfangen wurden. Nach den GoBD genügt es, den strukturierten Teil aufzubewahren, also die XML-Datei. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung darf der strukturierte Datenteil nicht durch eine Umwandlung verloren gehen (Rz. 125 und 131 in der Fassung vom 14. Juli 2025). Das PDF-Bild einer hybriden Rechnung müssen Sie nur zusätzlich aufbewahren, wenn es abweichende oder weitere steuerlich bedeutsame Angaben enthält, etwa Buchungsvermerke. Ein Ausdruck der E-Rechnung ersetzt die Datei nicht. Wie Sie E-Rechnungen annehmen und lesen, steht im Ratgeber [E-Rechnungen empfangen](https://rechnox.de/ratgeber/e-rechnung-empfangen). ## Was ist mit Thermobelegen? Thermobelege müssen Sie so sichern, dass sie über die ganze Frist lesbar bleiben. Kassenbons, Tankquittungen und Parkscheine auf Thermopapier verblassen oft schon nach Monaten. Das Gesetz verlangt aber, dass Rechnungen während des gesamten Zeitraums lesbar sind (§ 14b Abs. 1 Satz 2 in Verbindung mit [§ 14 Abs. 3 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html)). Fotografieren oder scannen Sie solche Belege deshalb am Tag, an dem Sie sie erhalten. Die GoBD lassen die bildliche Erfassung mit dem Smartphone ausdrücklich zu (Rz. 130). Ein Bild, das aufgenommen wurde, solange der Bon noch lesbar war, bleibt lesbar. ## Was darf nach dem Scannen vernichtet werden? Papierbelege dürfen nach der bildlichen Erfassung vernichtet werden, soweit sie nicht nach anderen Vorschriften im Original aufzubewahren sind (GoBD Rz. 140). Das setzt voraus: - Das Bild stimmt mit dem Original überein und ist vollständig. - Farbe ist erfasst, wenn sie etwas beweist (Rz. 137). - Das Verfahren ist beschrieben (Rz. 136). - Das digitale Dokument bleibt unverändert gespeichert. Im Original behalten müssen Sie: - Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz (§ 147 Abs. 2 AO), - bestimmte Zollunterlagen, wenn es sich um amtliche Urkunden handelt (§ 147 Abs. 2 AO), - Dokumente, deren Beweiskraft am Papier hängt. Ob Sie diese zusätzlich im Original aufheben, entscheiden Sie selbst (Rz. 140). Im Zweifel gilt: erst fragen, dann schreddern. ## Was passiert nach Ablauf der Frist? Nach Ablauf der Frist dürfen Sie die Unterlagen vernichten, wenn keine Steuerfestsetzung mehr offen ist. Prüfen Sie vorher drei Dinge: ob die Frist wirklich abgelaufen ist, ob ein Verfahren läuft, und ob andere Gründe für das Aufheben sprechen, etwa Gewährleistung oder ein Rechtsstreit. Belege mit personenbezogenen Daten sollten Sie so vernichten oder löschen, dass sie nicht wiederhergestellt werden können. ## Wie hilft RechnoX - und wobei nicht? RechnoX hilft beim Anfang der Kette: Sie fotografieren einen Beleg, solange er lesbar ist, und RechnoX überträgt ihn in Ihr DATEV Unternehmen online. Rechnungen, die Sie in RechnoX schreiben, sind nach dem Abschließen gesperrt und werden nur über eine Stornorechnung korrigiert. Ein Änderungsprotokoll hält fest, was an einer Rechnung geschehen ist. Was RechnoX nicht macht: Es liest die XML-Daten eingehender E-Rechnungen nicht aus. Klären Sie mit Ihrer Kanzlei, auf welchem Weg die Originaldatei in Ihr Belegarchiv gelangt. RechnoX überwacht keine Aufbewahrungsfristen für Ihre Papierablage, erstellt keine Verfahrensdokumentation und entscheidet nicht, was vernichtet werden darf. ## Quellen - [§ 147 AO](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html): Aufbewahrungspflichten und Fristen - [§ 146 AO](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146.html): Ort der Aufbewahrung - [§ 14b UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html): Aufbewahrung von Rechnungen - [Art. 97 § 19a EGAO](https://www.gesetze-im-internet.de/aoeg_1977/art_97__19a.html): Anwendung der Frist von acht Jahren - [§ 257 HGB](https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html): Aufbewahrung nach Handelsrecht - BMF: [GoBD im Amtlichen AO-Handbuch](https://esth.bundesfinanzministerium.de/ao/2025/Anhaenge/BMF-Schreiben-und-gleichlautende-Laendererlasse/Anhang-33/inhalt.html) - BMF: [Änderung der GoBD vom 14. Juli 2025](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2025-07-14-GoBD-2-aenderung.pdf?__blob=publicationFile&v=3) ## Häufige Fragen ### Gilt die Frist von acht Jahren auch für ältere Belege? Ja, soweit deren bisherige Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Die seit 1. Januar 2025 geltende Fassung des § 147 Abs. 3 AO ist auf alle diese Unterlagen anzuwenden (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO). Für Banken und Versicherungen gilt eine Ausnahme. ### Müssen Privatpersonen Rechnungen aufbewahren? In einem Fall ja: Rechnungen über Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, etwa Handwerkerrechnungen, müssen auch Privatpersonen zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). ### Darf ich Belege in einer Cloud im Ausland speichern? Elektronische Bücher und Aufzeichnungen dürfen auch in einem anderen EU-Mitgliedstaat geführt und aufbewahrt werden, wenn der Datenzugriff der Finanzbehörde in vollem Umfang möglich ist (§ 146 Abs. 2a AO). Für einen Drittstaat ist eine Bewilligung des Finanzamts nötig (§ 146 Abs. 2b AO). Liegen Rechnungen elektronisch im übrigen EU-Gebiet, ist dem Finanzamt der Aufbewahrungsort mitzuteilen (§ 14b Abs. 2 UStG). ### Muss ich Lieferscheine aufbewahren? Nur kurz. Bei empfangenen Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege sind, endet die Frist mit dem Erhalt der Rechnung, bei abgesandten mit dem Versand der Rechnung (§ 147 Abs. 3 AO). ### Muss ich die E-Mail aufheben, mit der eine Rechnung kam? Nicht, wenn sie nur als Transportmittel dient und selbst keine aufbewahrungspflichtigen Angaben enthält. Die angehängte Rechnung ist aufzubewahren, die E-Mail dann nicht (GoBD Rz. 121). ## Weiterlesen [ GoBD einfach erklärt: Was Selbstständige bei Belegen und Rechnungen beachten müssen Was die GoBD verlangen: Grundsätze, Aufbewahrungsfristen, digitale Belegablage, ersetzendes Scannen und Verfahrensdokumentation - mit kurzer Checkliste. ](https://rechnox.de/ratgeber/gobd)[ Belege digital an den Steuerberater übermitteln: Wege, Anforderungen und Rhythmus Pendelordner, E-Mail, Upload oder App: wie Belege zum Steuerberater kommen, was einen Beleg brauchbar macht, wie oft Sie liefern und was Sie aufbewahren. ](https://rechnox.de/ratgeber/belege-an-steuerberater)[ E-Rechnungen empfangen und prüfen: So gehen Sie vor Was bei einer E-Rechnung ankommt, wie Sie eine XML-Datei lesbar machen, was Sie vor der Zahlung prüfen und wie Sie das Original acht Jahre aufbewahren. ](https://rechnox.de/ratgeber/e-rechnung-empfangen) --- Quelle: https://rechnox.de/ratgeber/belege-aufbewahren · Stand: 2026-09-30