# Mahnungen erstellen und versenden Mahnwesen in RechnoX: überfällige Rechnungen im Blick, Mahnstufen mit Gebühr und Verzugszinsen, Mahnung als PDF und per E-Mail. So läuft es ab. Stand: 30\. September 2026 · 3 Min. Lesezeit Kurz gesagt RechnoX listet überfällige Rechnungen auf, schlägt die nächste Mahnstufe vor und berechnet Mahngebühr und Verzugszinsen. Die Mahnung entsteht als PDF und geht per E-Mail an den Kunden oder per Post, wenn Sie sie ausdrucken. Stufen, Fristen, Gebühren und Texte legen Sie selbst fest. Das Mahnwesen ist in allen Tarifen enthalten. ## Was kann das Mahnwesen? RechnoX zeigt, welche Rechnungen überfällig sind, schlägt die nächste Mahnstufe vor, berechnet Mahngebühr und Verzugszinsen und erzeugt die Mahnung als PDF. Per E-Mail geht sie mit dem PDF im Anhang an den Kunden. Jede Mahnung erhält eine eigene Nummer und wird im Verlauf der Rechnung vermerkt. ## Welche Mahnstufen gibt es? Voreingestellt sind drei Stufen, die Sie ändern und ergänzen können: | Stufe | Bezeichnung | Tage nach Fälligkeit | Mahngebühr | | --- | --- | --- | --- | | 1 | Zahlungserinnerung | 7 | 0 Euro | | 2 | 1\. Mahnung | 14 | 5 Euro | | 3 | 2\. Mahnung | 28 | 10 Euro | Zu jeder Stufe gehören außerdem ein Text, eine neue Zahlungsfrist (voreingestellt sieben Tage), die Versandart und die Zinsaufschläge für Firmen- und Privatkunden. Alle Werte sind Vorschläge des Programms, keine rechtliche Vorgabe. ## Wie erstelle ich eine Mahnung? Sie öffnen die Übersicht der überfälligen Rechnungen und erstellen die Mahnung von dort: 1. **Übersicht öffnen.** Im Bereich Rechnungen zeigt das Mahnwesen jede überfällige Rechnung mit Tagen seit Fälligkeit, offenem Betrag, letzter Mahnstufe und vorgeschlagener nächster Stufe. 2. **Vorschau prüfen.** Mit "Mahnung erstellen" sehen Sie Stufe, Rechnungsbetrag, offenen Betrag, Mahngebühr, Verzugszinsen, Gesamtbetrag, neue Zahlungsfrist und den Mahntext. 3. **Versandart wählen.** Zur Wahl stehen E-Mail und Post. 4. **Versenden.** Bei E-Mail verschickt RechnoX die Mahnung mit PDF-Anhang an die Adresse des Kunden. Bei Post laden Sie das PDF herunter und verschicken den Ausdruck selbst. Nach dem Versand merkt sich RechnoX die Mahnstufe an der Rechnung und setzt eine versendete Rechnung auf "Überfällig". Die nächste Stufe wird vorgeschlagen, sobald deren Frist erreicht ist. Hinweise zu Ton und Inhalt gibt der [Ratgeber zur Mahnung](https://rechnox.de/ratgeber/mahnung-schreiben). ## Wie berechnet RechnoX Verzugszinsen? RechnoX rechnet: offener Betrag mal Zinssatz mal Tage seit Fälligkeit, geteilt durch 365. Der Zinssatz setzt sich aus dem Basiszinssatz und dem Aufschlag der Mahnstufe zusammen. Voreingestellt sind die Aufschläge aus [§ 288 BGB](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__288.html): neun Prozentpunkte bei Firmenkunden, fünf bei Privatkunden. Maßgeblich ist, ob der Kunde in RechnoX als Firma angelegt ist. **Welcher Basiszinssatz gilt?** RechnoX verwendet den Basiszinssatz, den die Deutsche Bundesbank bekannt gibt. Er kann sich zum 1. Januar und zum 1. Juli ändern; die Einstellungen zeigen den Wert und das Datum, ab dem er gilt. Einen eigenen Wert können Sie dort eintragen, er hat dann Vorrang. Die Pauschale von 40 Euro, die § 288 BGB zwischen Unternehmen vorsieht, setzt RechnoX nicht von selbst an. Die Mahngebühr je Stufe legen Sie fest. ## Was läuft automatisch, was machen Sie selbst? Automatisch erkennt RechnoX überfällige Rechnungen, ermittelt die passende Stufe, berechnet Gebühr und Zinsen, erzeugt das PDF und führt die Mahnhistorie an der Rechnung. Teilzahlungen sind berücksichtigt, gemahnt wird der offene Betrag. Selbst prüfen Sie vor der Mahnung, ob die Zahlung inzwischen eingegangen ist, zum Beispiel im Bereich "DATEV Sync", und erfassen sie an der Rechnung. Sie lösen die Mahnung aus und wählen den Versandweg. Ob und wann Sie mahnen, bleibt Ihre Entscheidung. Auf Wunsch übernimmt RechnoX den Versand: Ist der automatische Versand eingeschaltet, gehen Mahnstufen mit der Versandart E-Mail morgens von selbst hinaus, bis zu der Stufe, die Sie festlegen. Eine Mahnung gilt erst als versendet, wenn die E-Mail tatsächlich verschickt wurde. Stufen mit der Versandart Post bleiben bei Ihnen. ## In welchem Tarif ist das Mahnwesen enthalten? Das Mahnwesen ist in allen Tarifen enthalten: im kostenlosen Tarif, im Tarif Basis für 5 Euro im Monat und im Tarif Pro für 15 Euro im Monat. Mahnungen zählen nicht auf das Rechnungskontingent. Die Tarife zeigt die [Preisübersicht](https://rechnox.de/#pricing). ## Was das Mahnwesen nicht macht RechnoX erkennt Zahlungseingänge nicht von selbst, denn es gibt keine Bankanbindung. Eine Rechnung gilt als offen, bis Sie die Zahlung erfasst oder den Bankumsatz aus DATEV zugeordnet haben. Nicht enthalten sind Inkasso, das gerichtliche Mahnverfahren und der Briefversand durch einen Dienstleister. RechnoX beurteilt auch nicht, ob rechtlich Verzug eingetreten ist oder welche Gebühr angemessen ist. Im Zweifel fragen Sie Ihren Steuerberater oder einen Anwalt. Wie Rechnungen entstehen und bezahlt werden, beschreibt die Seite [Rechnungen schreiben](https://rechnox.de/funktionen/rechnungen). ## Häufige Fragen ### Kann ich Texte, Fristen und Gebühren der Mahnstufen ändern? Ja. In den Einstellungen zum Mahnwesen bearbeiten Sie jede Stufe: Name, Tage nach Fälligkeit, Mahngebühr, Zinsaufschlag, neue Zahlungsfrist, Versandart und Text. Sie können auch weitere Stufen anlegen. ### Welche Rechnungen erscheinen in der Mahnübersicht? Rechnungen, die als versendet markiert sind, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist und bei denen noch ein Betrag offen ist. Entwürfe, bezahlte und stornierte Rechnungen sowie Rechnungen ohne Fälligkeitsdatum erscheinen nicht. ### Werden Teilzahlungen berücksichtigt? Ja. Die Mahnung bezieht sich auf den noch offenen Betrag. Auch die Verzugszinsen rechnet RechnoX auf diesen Betrag. ### Kann ich per Post mahnen? Ja. Sie wählen beim Erstellen die Versandart Post, laden das PDF herunter und verschicken den Ausdruck selbst. RechnoX vermerkt die Mahnung als versendet. ## Weiterlesen [ Rechnungen schreiben mit DATEV-Anbindung Rechnungen in RechnoX: Entwurf, Abschluss mit fortlaufender Nummer, Versand per E-Mail, Zahlungen, Storno und Rechnungskorrektur. Mit Übergabe an DATEV. ](https://rechnox.de/funktionen/rechnungen)[ Mahnung schreiben: Verzug, Fristen, Zinsen und Mustertexte Wann ein Kunde in Verzug ist, wie sich Zahlungserinnerung und Mahnung unterscheiden, welche Zinsen und Kosten Sie verlangen dürfen, mit Mustertexten. ](https://rechnox.de/ratgeber/mahnung-schreiben)[ Wiederkehrende Rechnungen automatisch erstellen Abo-Rechnungen in RechnoX: Vorlage mit Intervall anlegen, Rechnungen zum Termin erzeugen lassen, auf Wunsch per E-Mail versenden, pausieren und fortsetzen. ](https://rechnox.de/funktionen/wiederkehrende-rechnungen) --- Quelle: https://rechnox.de/funktionen/mahnungen · Stand: 2026-09-30